巴西的商业租金在2024年创下十年来的最高涨幅 – 随着企业恢复到面对面模式, 房地产行业正在从疫情年的影响中恢复. 如果从某个方面来看是好的, 另一方面, 企业租户必须应对8%的租金上涨, 超过去年官方通货膨胀的是什么, 四发生了什么,83%, 根据FipeZAP指数的信息, 监测11个大城市中面积不超过200平方米的商业房屋成本
对更大或更好位置的商业空间的突然需求推动了房地产价格, 正在形成一个不应很快稳定的上涨周期. 此外, 寻找符合员工新安全和福祉要求的房产, 更广泛的流通区域, 改进的通风系统和无障碍设施, 导致了供应短缺和, 因此, 为了价格上涨
关键是, 在疫情后的几年里, 多家公司大幅减少了其实体空间. 恢复现场运营意味着企业需要重新分配人员，而不需要显著调整空间, 由于此时租金价格的重新谈判可能会导致显著上涨. 解决这一僵局的办法在于优化现有空间, 这可能意味着从内部布局的变化到实物文件的重新分配
空间不足的解决方案
根据AIIM – 信息与图像管理协会, 办公室空间的10%到30%可能被用于存放实体文件
在这种情况下, 我们看到许多公司将文件保管外包作为一种替代方案. 历史上, 许多公司在其办公室里保留了大量的实体档案 – 和, 尽管这些文件的一部分在疫情后已被数字化或外包, 许多组织仍然保留这个纸质档案. 对这些服务的需求仍然很高
专门从事文档管理的公司提供强大的数字化服务, 文档存储和管理, 确保安全, 可及性和符合当地及国际法规. 除了释放办公室的物理空间, 文件保管的外包提供了一系列额外的好处, 如何降低文件维护成本, 提高信息访问和共享的效率, 以及与物理文件损失或损坏相关的风险缓解
事实上, 数字化转型一直是优化空间和降低运营成本的最大盟友之一. 随着技术的不断进步, 文档的数字化不仅方便了信息的访问和共享, 同时提高数据安全性, 最小化自然灾害造成的损失风险, 火灾或盗窃. 电子文档管理系统（GED）的实施使企业能够将其信息集中在安全且可远程访问的平台上, 促进一个更灵活和协作的工作环境
这些数字在我们考虑租金上涨的财务影响时特别相关. 释放之前用于物理文件的空间, 企业可以减少对更大区域的需求, 选择更紧凑的办公室和, 因此, 更经济
外包的好处
除了直接的财务利益, 文件保管的外包有助于改善内部流程. 保管服务还可以包括档案的数字化, 允许所有文件通过云系统保持组织和可访问, 以必要的安全性
另一个需要考虑的重要点是合规性. 许多公司面临着保持遵守数据存储和保护法规的挑战, 特别是随着巴西通用数据保护法（LGPD）的生效. 供应商已准备好确保所有法律要求得到满足, 降低罚款和声誉损害的风险. 文件保管的外包具有更好的成本效益，并带来比增加物理空间更多的操作优势
总之, 文件保管的外包与数字化相结合，代表了寻求优化空间的企业的一种战略解决方案, 降低成本并提高运营效率. 除了促进一个更有组织和协作的工作环境, 这些做法对合规性和信息安全有显著贡献, 为应对日益竞争激烈和数字化的市场挑战而准备组织
