在过去几年中, 关于数字化转型的讨论在几乎所有行业中都占据了重要位置, 从小型家族企业到大型跨国公司. 人们谈论自动化, 在人工智能中, 在采用云平台和优先使用数据的颠覆性商业模式中
然而, 当我们更仔细地观察时, 我们意识到许多这些倡议, 虽然重要, 最终以分隔的方式被实施, 也就是说, 每个部门试图孤立地解决自己的需求. 这提出了一个基本问题：我们是否可以认为我们已经进入了所有企业流程都有效数字化的时代
为了更好地理解当前的局势, 必须区分真正的数字化转型与端到端流程的数字化. 第一项与采用技术有关, 在某种程度上, 现代化组织并带来显著改善, 如营销自动化或使用数据分析工具. 第二, 反过来, 需要系统的视角, 能够将不同部门之间的工作流程整合起来，创建一个连贯且100%数字化的流程链
这里的主要问题是, 很多时候, 数字化转型本身被视为一个大伞, 但是, 如果没有努力去整合这些解决方案, 结果可能只是一个“数字筒仓”的集合, 每个部门都使用独立的工具进行操作, 与公司其他部分没有任何持续的沟通. 这样, 流程数字化 – 被理解为替代手动流程的能力, 纸张, 通过安全可靠的数字化流程进行重工和信息空缺 – 仍然离许多组织的现实很远
数字化转型在孤岛中
有人认为数字化转型的孤岛只是一个初步阶段. 也就是说, 销售等部门是正常的, 市场营销或信息技术应率先采用先进解决方案, 由于这些行业对技术的需求通常更为紧迫. 然而, 问题出现在这些举措没有沟通并且没有遵循战略增长路线图时. 就像在一辆轮胎磨损严重的车上装上最新一代的发动机：最现代的部分并不能保证整辆车会运转良好, 因为有一些关键组件没有得到应有的关注
很常见, 例如, 我们看到企业在CRM平台上进行大量投资，以改善与客户的关系并, 同时, 保持支付流程, 手动和不连贯的财务或人力资源管理. 这些差距造成了瓶颈, 在一天结束时, 可能会影响该CRM工具的有效性, 因为数据最终未能与财务部门或运营部门同步. 这样, 组织无法对客户或流程有统一的视角, 数据的使用会影响决策的制定
流程数字化和整合：这为什么重要
想象一家仍在处理大量纸质文件的公司, 要求每个都由多个实例手动签署, 然后数字化并存档在不同的系统中. 现在, 将这种现实与另一种现实进行对比, 在这种情况下，文件一开始就是数字化的，并通过自动化的审批流程进行流转, 自动通知每个阶段的负责人, 存储先前版本并允许具有法律效力的电子签名. 在这个第二个场景中, 处理时间不仅大幅减少, 但也能提高安全性, 可追溯性和合规性
数字化端到端流程的最大优势不仅在于降低运营成本 – 尽管这是一个相关因素 –, 而是在创建一个集成生态系统，使决策更加灵活并基于可靠数据. 如果每个部门使用孤立的工具, 将信息汇总以生成关于整体业务表现的洞察变得更加困难. 当流程被统一时, 数据可以被收集, 实时处理和分析, 为预测分析开辟空间，帮助预见问题和识别机会
另一个重大优势是风险的缓解, 特别是在信息安全和数据隐私越来越受到巴西的LGPD和欧洲的GDPR等立法监管的情况下. 当一个过程被数字化时, 实施加密政策变得更容易, 自动备份和访问控制. 这大大降低了泄漏的可能性, 文件丢失和欺诈. 此外, 法律合规在监管机构面前变得更容易证明, 既然所有的互动都被记录和审计
我们不能忘记对客户体验的影响, 内部和外部. 最终客户倾向于重视提供快速高效互动的公司, 无需要求他们填写纸质表格或进行无休止的电话联系来解决未决事项. 另一方面, 员工也受益于更轻松的工作流程, 消除返工和处理纸质文件. 这提高了内部满意度, 生产力甚至人才留存, 因为从事最新技术的专业人士有一种成为创新组织一部分的感觉
有效数字化的路径和未来展望
一种看待这一情景的方法是理解流程数字化应成为一个全面的企业项目, 涉及所有领导层和, 理想情况下, 获得C级高管（如首席执行官）的直接支持, 首席财务官和首席信息官
这确保了从模拟到数字的迁移不仅仅是由某个部门的意愿推动的, 而是作为一个贯穿整个组织的战略价值. 同样, 这种自上而下的支持有助于克服潜在的抵抗，并以更一致的方式优先投资, 这大大促进了新平台和方法的采用
一旦数字化过程成为商业战略, 是时候付诸实践计划了. 有效数字化的第一步是绘制整个流程链, 识别瓶颈, 冗余和自动化机会. 这需要咨询工作或对业务每个阶段有深入了解的内部团队. 没有这个诊断, 存在投资于与组织实际需求不对话的工具的风险. 接下来, 优先考虑那些产生更多价值或对客户满意度影响更大的流程是至关重要的. 这种优先级有助于更快地展示结果, 在数字化周围建立信任和参与的文化
另一个重要方面是选择可扩展的技术. 选择提供通过API集成的解决方案, 例如, 允许企业根据需求增长添加新模块和功能. 这样, 避免创建新的“数字岛屿”, 再一次, 他们之间不交谈. 此外, 必须仔细关注数据架构, 确保信息存储和治理有标准. 没有这些注意事项, 公司可能会面临大量没有任何商业智能的数据
文化变迁也不能被忽视. 有效的数字化要求管理者和员工理解这种转型的好处, 放弃“我们一直这样做”的心态，愿意不断学习. 投资培训项目, 内部沟通和研讨会对于打破障碍和促进参与至关重要. 此外, 建议持续跟踪能够展示变更价值的指标, 如何在某些流程中减少时间, 资源的节约和客户满意度的提高. 这些指标提供了具体证据，表明所采取的道路是合理的
关于未来的前景, 值得考虑的是，流程的数字化仅仅是更具变革性的创新的基础. 由于公司拥有完全数字化的流程, 可以探索人工智能解决方案, 机器人流程自动化（RPA）和预测分析. 与人工智能一起, 例如, 可以自动化复杂任务，甚至创建能够基于机器学习算法做出决策的系统. 一个RPA, 反过来, 可以处理大量重复性任务, 释放员工以承担更具战略性的职能. 预测分析可以提前预测趋势和行为, 使公司能够主动而非被动
全面数字化流程也为新的商业模式铺平了道路. 以前依赖手动流程与客户和供应商互动的公司可以, 在数字化时, 创造全新的产品和服务, 面向数字体验. 这产生了竞争优势，甚至可能允许进入全球市场, 特别是当技术基础设施准备好扩展并满足不同地区的需求时. 例如, 电子商务在过去几年中爆炸性增长，正是因为价值链在很大程度上实现了数字化, 远不止于仅仅创建一个销售网站：还涉及与物流系统的集成, 付款, 数据分析, 自动化营销和客户支持
简而言之, 我们是否已经进入了流程数字化的阶段?“还要看情况”. 有些公司已经取得了显著的进步，并为拥有几乎完全整合的供应链而感到自豪. 其他的还在爬行, 被困在碎片化的日常和部门孤岛中. 共同因素, 然而, 这是意识到市场不会等待那些落后的人. 竞争力, 企业的效率甚至可持续性与全面和集成地数字化流程的能力密切相关. 这样, 不仅仅是一种趋势, 数字化不再是一个选择，而是希望在一个日益以创新和变化速度为特征的世界中繁荣的人的一种义务
