Commercial rents in Brazil saw the highest increase of the decade in 2024 – with the return of companies to the in-person format, the real estate sector is recovering from the pandemic years. If it's good on one side, on the other, corporate tenants have to deal with an 8% increase in rents, what exceeds last year's official inflation, what happened to 4,83%, according to information from the FipeZAP index, that monitors the cost of commercial spaces up to 200m2 in 11 major cities
The sudden demand for larger or better-located commercial spaces has put pressure on property prices, creating a bullish cycle that should not stabilize anytime soon. Furthermore, the search for properties that meet the new safety and well-being requirements of employees, as wider circulation areas, enhanced ventilation systems and accessibility features, contributed to the scarcity of offers and, consequently, for the increase in prices
The point is that, in the years following the pandemic, several companies drastically reduced their physical space. Повернутися до операції присутньої означає, що компанії потребуватимуть перемістити людей без перерозмірювання простору в значній мірі, since a renegotiation of the rent price at this time may lead to a significant increase. The solution to this deadlock lies in optimizing the existing space, що може означати від зміни внутрішнього макету до переміщення фізичних документів
Solutions for lack of space
According to AIIM – Association for Information and Image Management (Асоціація для інформації та іміджу), між 10% і 30% простору офісу може бути зайнятий за зберігання фізичних документів
In this context, ми бачили що багато компаній приймають як альтернативу зовнішню зберігання документів. Historically, багато компаній тримали великі фізичні файли у своїх офісах – and, хоча частина цих файлів була оцифрована або сторонньою після пандемії, багато організацій досі зберігають цей фізичний архів. Пошук за цими послугами залишається високим
Компанії, спеціалізовані в управлінні документами пропонують надійні послуги оцифрування, зберігання та управління документами, забезпечуючи безпеку, доступність і відповідність з регулюваннями місцевими та міжнародними. Окрім звільняти фізичний простір у офісах, аутсорсинг зберігання документів надає ряд додаткових переваг, як зниження витрат з підтримкою архівів, збільшення ефективності в доступу та обмін інформацією, і пом'якшення ризиків пов'язаних з втратою або шкодою фізичних документів
In fact, цифрова трансформація була одним з найбільших союзників у оптимізації просторів і в зменшенні операційних витрат. З технологіями все більш передовими, оцифрування документів не тільки полегшує доступ і обмін інформацією, як також збільшує безпеку даних, мінімізуючи ризик втрат від природних катастроф, пожежі або крадіжки. Реалізація електронних систем управління документами (GED) дозволяє компаніям централізувати свою інформацію на безпечних платформах і доступних віддалено, сприяючи більш гнучкому та колективному робочому середовищу
Ці цифри є особливо актуальними коли вважаємо фінансовий вплив збільшення орендних платежів. При звільненні простору раніше призначеного для фізичних архівів, компанії можуть зменшити потребу у більших зонах, обираючи для більш компактних офісів і, consequently, більш економічні
Переваги аутсорсингу
Окрім прямих фінансових переваг, зовнішнє надання зберігання документів сприяє вдосконаленню внутрішніх процесів. Служба зберігання може також включати оцифрування активу, дозволяючи, щоб всі документи залишалися організованими і доступними через системи в хмарі, з необхідною безпекою
Іншим важливим пунктом, щоб розглянути є нормативна відповідність. Багато компаній стикаються з проблемами для збереження себе в відповідності з регулюваннями зберігання та захисту даних, особливо з набуттям чинності Генерального Закону про захист даних (LGPD) в Бразилії. Постачальник готовий для забезпечення того, що всі юридичні вимоги будуть виконані, зменшуючи ризик штрафів та шкоди репутації. Видалення зберігання документів має кращу вартість-користь і приносить більше оперативну перевагу, ніж збільшення фізичного простору
In summary, зовнішнє обслуговування зберігання документів поєднане з цифровизацією представляє стратегічне рішення для компаній, які прагнуть оптимізувати простір, зменшити витрати та збільшити операційну ефективність. Крім сприяння більш організованому та колаборативному робочому середовищу, ці практики істотно сприяють регуляторній відповідності та безпеці інформації, готуючи організації для викликів все більш конкурентоспроможного та цифрового ринку
