У міру того, як цифрова трансформація просувається, інтеграція штучного інтелекту (AI) та автоматизації стають ключовими для документообігу. Ці технології не тільки обіцяють революціонувати спосіб, як організації справляються з інформацією та процесами, але також пропонують діапазон переваг, які варіюються від поліпшення точності та ефективності до отримання цінних уявлень для прийняття рішень. Алгоритми передового AI, for example, є здатні ідентифікувати стандарти та аномалії в документах, оптимізуючи процеси аудиту та compliance
З оптимістичними прогнозами від аналітиків ринку, очікується, що, by 2027, 75% великих компаній у всьому світі, including Brazil, приймають AI для удосконалення управління документами та інформацією. У цьому сценарії швидкого технологічного розвитку, безпека інформації та регуляторна відповідність також отримують наголос, з зростаючими інвестиціями в надійні рішення для захисту документарних активів від кіберзагроз та забезпечення конфіденційності даних. Подивіться які є основні тенденції, які повинні пронизати документообіг у 2025 році:
Artificial Intelligence: revolution in document management
Штучний інтелект і машинне навчання все більше і більше інтегруються до систем управління документами. Ці технології дозволяють аналіз великих обсягів даних та вилучення цінних уявлень, які підтримують прийняття рішень. For example, алгоритми AI є здатні ідентифікувати стандарти та аномалії в документах, покращуючи точність і ефективність процесів аудиту та compliance
Технології обробки природного мови також повинні дозволити функції пошуку все більш інтуїтивні, допомагаючи користувачам знайти точний документ або інформацію, яку потрібно – надаючи миттєвий доступ до найбільш релевантних даних
Дослідження Gartner прогнозує що, by 2027, 75% великих розмірів компаній у всьому світі, including Brazil, будуть використовувати AI для поліпшення управління документами та інформацією
RPA systems will continue their expansion
In parallel, автоматизація робототехнічних процесів (RPA) також набуває уваги. Інструменти РПА використовуються для автоматизації повторяючих завдань, пов'язаних з управлінням документами, як класифікація, архівування та відновлення інформації
Це звільняє людські ресурси для більш стратегічних діяльності та більшої доданої вартості. Дослідження McKinsey & Company вказує, що автоматизація може збільшити продуктивність до 40% у бразильських компаніях, внаслідок значної економії часу та ресурсів
Focus on privacy and data compliance
Безпека інформації залишається абсолютним пріоритетом. З збільшенням цифровізації, виникають нові виклики пов'язані з захистом даних. Організації повинні забезпечити, що їх інформація є безпечною проти кіберзагроз і витоків
In Brazil, загальний Закон про захист даних (LGPD) накладає строгі вимоги до відповідності, і компанії інвестують важко в рішення безпеки для захисту своїх документарних активів. Технології як передове шифрування та мультифакторна аутентифікація широко приймаються для забезпечення цілісності та конфіденційності документів
Integrated workflows and digital signature
Все частіше системи управління документами інтегруються з системами робочого потоку та інструментами цифрового підпису, optimizing time, додаткові системи та витрати фізичного зберігання
Ці технології також дозволяють передовий аналіз даних, надаючи цінні розуміння, які можуть керувати прийняттям стратегічних рішень. З використанням алгоритмів машинного навчання, підприємства можуть передбачити тенденції, ідентифікувати закономірності та аномалії, і навіть автоматизувати генерацію детальних звітів про продуктивність і ризики, пов'язані з управління документом
Це не тільки покращує операційну ефективність, але також дозволяє проактивний підхід у пом'якшенні ризиків і в оптимізації процесів, гарантуючи, що підприємства завжди перебувають одним кроком попереду в конкурентному ринку
Дані доступні, from anywhere
Рішення, засновані на хмарі, є ключовими для того документи, робочі потоки і процеси можуть бути доступні з будь-якого місця – і хмарні рішення пропонують гнучкість, масштабільність і безпека, дозволяючи, щоб підприємства зберігати та доступвати свої документи ефективним чином. Дослідження IDC вказує що 80% бразильських компаній вже використовують або планують використовувати рішення в хмарі для управління документами та інформацією в найближчі роки
Unique solutions for each company
Персоналізація послуг документообігу також набуває актуальності. Рішення повинні бути адаптивні до конкретних потреб кожної організації, беручи до уваги галузь діяльності, розмір підприємства та особливості внутрішніх процесів
Застосовані інструменти управління документами дозволяють більшу оперативну ефективність і кращу інтеграцію з іншими корпоративними системами, забезпечуючи більш інтуїтивний та ефективний досвід користувача
Furthermore, інтеграція між системами є, in fact, одне з головних занепокоєння приймачів рішень. Бразильські компанії інвестують у платформи, які пропонують інтегрований документальний менеджмент, дозволяючи комунікацію між різними системами та департаментами. Це знімає силоси інформації і покращує внутрішню співпрацю, призводячи до більш гнучких і точних процесів
In summary, основні тенденції документообігу в 2025 є позначені прискореною цифровізацією, automation and artificial intelligence. Нові рішення відображають необхідність організацій адаптуватися до середовища бізнесу, що постійно змінюється. More than ever, document management is a fundamental part of business -and not just a complementary activity. Без ефективного менеджменту, підприємства ризикують зіткнутися в заплутаних процесах, дорогі і що перевантажують операцію, забираючи простір для зростання і для інновації
