Mevcut senaryoda, dijital dönüşüm kurumsal dinamikayı yeniden tanımlıyor ve İnsan Kaynakları (İK) departmanı şirketlerin modernleşmesinde kritik bir rol oynuyor. Bu segmentte, belge yönetimi, önce kağıt yığınları ve manuel süreçlerle işaretlenmişti, şimdi hız gerektiriyor, güvenlik ve verimlilik. Bunun için, teknolojik araçlara güvenmek bir gerekliliktir.
İK'da belge yönetimi nedir?
İK departmanı büyük bir belge yığınıyla başa çıkmak zorunda – sözleşmeler, maaş bordroları, performans değerlendirmeleri, iç politikalar ve çok daha fazlası. Bu dosyaların etkili yönetimi, yani, gönderim kontrolü, geri dönüş, imza, doğrulama, diğerleri arasında sadece bir organizasyon meselesi değil, işin başarısı için kritik bir faktördür.
GöreCEODijital Yardımcı + İyi Abone Ol, Carlos Henrique Mencaci, teknoloji bu senaryoda vazgeçilmezdir. "İnsanlara bakan", elinizde son derece önemli veriler var. Bu bilgilerin fiziksel işlenmesi, ya da ideal platformaların dışında, verimsiz alanı üretken hale getirmeye eğilimlidir, strateji ve güvenlik olmadan, çünkü gücün büyük bir kısmı evrakların düzenlenmesine gidiyor, açıkla.
Hangi teknolojiler belge yönetimini akıllı hale getirir? İK'ya yönelik beş aracı tanıyın!
Think Work Lab tarafından yapılan araştırma, İK'nın hala bürokrasi ve otomasyon eksikliği ile nasıl mücadele ettiğini ortaya koydu. Verilere göre, Brezilyalılar harcıyor, ortalama olarak, 16,haftada 9 saat, ya da çalışma sürenizin %38'i, bürokratik görevlerle. Yaklaşık %22'si görüşülen profesyonellerin, aktiviteler monoton ve tekrarlayıcıydı, motivasyon kaybına neden olan unsurlar. Hala, büyük çoğunluk (%40) insan yönetimini daha teknolojik ve daha az manuel hale getirmek için hiçbir pratik adım atmadı. Bu anlamda, Beş yararlı aracı sıralayın bu güncellemeyi sistemlerde başlatmak için
1. Belge Yönetim Sistemleri (DMS – Belge Yönetim Sistemleri
Bir DMS oluşturmayı sağlar, depolamak, dosyaları merkezi ve güvenli bir şekilde İnternet üzerinden organize etmek ve paylaşmak. Hızlı arama ve indeksleme gibi özelliklerle, İK, herhangi bir veriye saniyeler içinde erişebiliyor, manuel aramalarla zaman kaybını ortadan kaldırma. "Digital Helper + Assine Bem gibi platformalar bu atmosferi sunuyor", diğer araçlarla entegrasyon ile, etkinlik akışlarının otomasyonunu kolaylaştırma, değ diyorCEO.
2. Elektronik İmza
Belgelerin imzalanması İK'da kritik bir aşamadır, sözleşmeler için olsun, kabulatlar, işten çıkarmalar veya anlaşmalar. Elektronik imza araçları, hukuki geçerlilik sağlar, çabukluk ve koruma. Onlarla, göndermek mümkün mü, belgeyi yazdırma veya yer değiştirme gereksinimi olmadan doğrulamak ve saklamak
3. Bulut Depolama
Bulut depolama, yazıların ortamda erişilebilirliğini ve güvenliğini sağlamak için temeldirçevrimiçi. Bu mekanizma, bilgileri her yerden açmayı sağlar, herhangi bir zamanda. Ayrıca, veri̇fikȧsyon veri̇leri̇ veyedeklemelerotomatikler bilgilerin güvenliğini sağlar
4. İşbirliği ve Paylaşım Platformları
Uzaktan toplantılar yapmak için araçlar, görevleri planlamak ve bunların gelişimini takip etmek, ekipler arasındaki iş birliğini ve malzemelerin güvenli paylaşımını kolaylaştırır. Onlarla, İK oluşturabiliriş akışlarıverimli, belgelerin gerçek zamanlı onaylanması ve herkesin devam etmesipaydaşlarhizalanmış
5. Entegre yapay zeka
Yerel yapay zeka (YZ) ile sistemler, yani, kendi için hazırlanmışsite, orasıyla yapılan hizmeti optimize etmek için temeldir. Dijital Yardımcı + İyi Abone Ol, Yapay zeka dijital imza sürecine bağlıdır. Onlarla, insanlar imzalayacakları içerikle ilgili belirli sorular sorabilirler. Bu, bir uzmana danışma veya gelecekteki yanlış anlamalar için ihtiyaç duyma gereksinimini azaltır, açıklama yapCEO.
Sonuç olarak, Mencaci için, akıllı yönetim sadece bir teknoloji meselesi değildir, amaçlar karşısında hayatta kalma stratejileri. Bu ayarları benimseyen şirketler verimlilik kazanır, güvenlik ve rekabetçilik, maliyetleri ve riskleri azaltırken, bitir
