Son yıllarda, dijital dönüşümle ilgili tartışmalar neredeyse tüm sektörlerde öne çıktı, küçük aile işletmelerinden büyük çok uluslu şirketlere kadar. Otomasyondan bahsediliyor, yapay zeka alanında, bulut platformalarının benimsenmesi ve veri kullanımını önceliklendiren yıkıcı iş modellerinde
Ancak, yakından baktığımızda, bu birçok bu tür girişimlerin farkındayız, önemli olsalar da, bölümlü bir şekilde uygulanıyorlar, yani, her departman kendi taleplerini izole bir şekilde çözmeye çalışıyor. Bu, temel bir soruyu gündeme getiriyor: Acaba tüm kurumsal süreçlerin gerçekten dijitalleştirildiği bir çağa ulaştığımızı mı düşünebiliriz
Mevcut durumu daha iyi anlamak için, dijital dönüşümün kendisini uçtan uca süreçlerin dijitalleşmesinden ayırmak gerekir. İlk, teknolojilerin benimsenmesiyle ilgilidir, bir şekilde, modernizasyon organizasyonu ve önemli iyileştirmeler getirir, pazarlama otomasyonu veya veri analizi için araçların kullanımı. İkincisi, sırasıyla, sistemik bir bakış açısı gerektirir, farklı sektörler arasındaki iş akışlarını birleştirebilen ve %100 dijital bir süreç zinciri oluşturabilen
Buradaki büyük soru şudur ki, çoğu zaman, dijital dönüşüm kendisi büyük bir şemsiye olarak görülmektedir, ama, bu çözümleri entegre etmek için çaba gösterilmezse, sonuç sadece bir "dijital silo" koleksiyonu olabilir, her bir departmanın izole araçlarla çalıştığı yerde, şirketin geri kalanıyla sürekli bir iletişim olmadan. Bu şekilde, süreçlerin dijitalleştirilmesi – manuel akışların yerini alma yeteneği olarak anlaşılmaktadır, kağıtlar, güvenli ve güvenilir dijital rutinler için yeniden çalışmalar ve bilgi boşlukları – hala birçok organizasyon için hala bir gerçek olmaktan uzak
Silo içinde dijital dönüşüm
Dijital dönüşümün silo içinde olmasının sadece bir başlangıç aşaması olduğu savunuluyor. Yani, satış gibi departmanların normal olmasıdır, pazarlama veya BT, gelişmiş çözümleri benimsemekte öncü olsun, bu sektörlerde teknolojiye olan talep genellikle daha acildir. Ancak, sorun, bu girişimlerin iletişim kurmadığı ve bir büyüme stratejisi izlemediği zaman ortaya çıkar. Son last model bir motoru olan bir arabanın lastikleri aşınmışsa: en modern kısım, aracın tamamının iyi çalışacağını garanti etmez, çünkü gerekli dikkati almayan kritik bileşenler var
Çok yaygındır, örneğin, ağır bir şekilde CRM platformalarına yatırım yapan şirketler göreceğiz, müşteri ilişkilerini geliştirmek için ve, aynı zamanda, ödeme süreçlerini sürdürmek, faturalama veya insan kaynakları manuel ve dağınık bir şekilde. Bu eşitsizlikler darboğazlar yaratıyor ki, günün sonunda, o CRM aracını etkisiz hale getirebilirler, çünkü veriler finansal alanla veya operasyonel alanla senkronize olmuyor. Böylece, örgüt, müşteri veya süreçler hakkında tek bir görüşe sahip olamıyor, ve ve verilerin karar alma sürecinde kullanımı olumsuz etkilenir
Süreçlerin dijitalleştirilmesi ve entegrasyonu: bu neden önemlidir
Hayal edin ki hâlâ kağıt belgelerle dolu bir şirket var, her birinin çeşitli makamlarca manuel olarak imzalanmasını talep etmek, dijitalleştirildikten ve farklı sistemlerde arşivlendikten sonra. Şimdi, bu gerçekliği başka bir gerçeklikle karşılaştır, belgelerinde dijital olarak doğduğu ve otomatik onay akışından geçtiği bir sistemde, her aşamada sorumluları otomatik olarak bilgilendirme, önceki sürümleri depolamak ve yasal geçerliliği olan elektronik imzaları mümkün kılmak. Bu ikinci senaryoda, işlem süresi yalnızca önemli ölçüde azalmakla kalmaz, ama da güvenlik de kazanılır, izlenebilirlik ve düzenleyici uyum
Uçtan uca süreçleri dijitalleştirmenin büyük farkı sadece operasyonel maliyetlerin düşürülmesinde değildir – bu önemli bir faktör olsa da –, ancak güvenilir verilere dayalı daha hızlı bir karar alma sürecini mümkün kılan entegre bir ekosistem yaratımında. Her departman ayrı araçlar kullanıyorsa, işletmenin genel performansı hakkında içgörüler oluşturmak için bilgileri derlemek çok daha zor hale geliyor. Birleşik süreçler söz konusu olduğunda, veriler toplanabilir, gerçek zamanlı olarak işlenmiş ve analiz edilmiştir, öngörücü analizler için alan açarak sorunları önceden tahmin etmeye ve fırsatları tanımlamaya yardımcı olur
Diğer büyük avantaj, risklerin azaltılmasıdır, özellikle bilgi güvenliği ve veri gizliliğinin Brezilya'daki LGPD ve Avrupa'daki GDPR gibi yasalarla giderek daha fazla düzenlendiği bir senaryoda. Bir süreç dijitalleştirildiğinde, şifreleme politikalarını uygulamak daha kolay hale geliyor, otomatik yedekleme ve erişim kontrolü. Bu, sızıntı olasılığını önemli ölçüde azaltır, belge kaybı ve dolandırıcılıklar. Ayrıca, hukuki uyum, denetim organları önünde gösterilmesi daha basit hale gelir, tüm etkileşimlerin kaydedildiği ve denetlenebilir olduğu için
Müşteri deneyimi üzerindeki etkiyi unutmamalıyız, hem içsel hem de dışsal. Son kullanıcılar hızlı ve etkili etkileşimler sunan şirketlere değer verme eğilimindedir, kağıt formları doldurmalarını veya sorunları çözmek için sonsuz telefon görüşmeleri yapmalarını talep etmeden. Diğer yandan, çalışanlar da daha hafif iş akışlarından faydalanır, fizik belgelerin yeniden işlenmesini ve elleçlenmesini ortadan kaldıran. Bu, iç memnuniyeti artırır, verimlilik ve hatta yeteneklerin tutulması, çünkü güncel teknolojilerle çalışan profesyoneller yenilikçi bir organizasyonun parçası olma hissine sahiptir
Etkili dijitalleşme yolları ve gelecekteki perspektifler
Bu duruma yaklaşmanın bir yolu, süreçlerin dijitalleştirilmesinin kapsamlı bir kurumsal proje olması gerektiğini anlamaktır, tüm liderlikleri kapsayan ve, ideal olarak, C-seviyesinden (CEO'lar gibi) doğrudan destek alın, CFO'lar ve CIO'lar
Bu, geçişin yalnızca bir veya diğer departmanın isteğiyle değil, aynı zamanda diğer faktörlerle de yönlendirileceğini garanti eder, ancak tüm organizasyonu kapsayan stratejik bir değer olarak. Aynı şekilde, bu üstten destek, olası direnişleri aşmaya ve yatırımları daha tutarlı bir şekilde önceliklendirmeye yardımcı olur, yeni platformların ve metodolojilerin benimsenmesini çok kolaylaştıran şey
Dijitalleşme süreci iş stratejisinin bir parçası olduğunda, planı uygulama zamanı geldi. Etkili bir dijitalleşme yolundaki ilk adım, tüm süreç zincirini haritalamaktır, darbozları tanımlama, gereksizlikler ve otomasyon fırsatları. Bu, işin her aşamasını derinlemesine bilen danışmanlık veya iç ekipler gerektirir. Bu tanı olmadan, örgütün gerçek ihtiyaçlarıyla diyalog kurmayan araçlara yatırım yapma riski vardır. Sonra, müşteri memnuniyetinde daha fazla değer yaratan veya daha büyük etki yaratan süreçlere öncelik vermek esastır. Bu önceliklendirme, daha hızlı sonuçlar göstermeye yardımcı olur, dijitalleşme etrafında güven ve katılım kültürü oluşturma
Diğer önemli bir nokta, ölçeklenebilir teknolojilerin seçilmesidir. API'ler aracılığıyla entegrasyon sunan çözümleri tercih etmek, örneğin, şirketlerin talep arttıkça yeni modüller ve işlevler eklemesine olanak tanır. Bu şekilde, yeni "dijital adalar" yaratma sorunundan kaçınılır ki, bir kez daha, birbirleriyle konuşmuyorlar. Ayrıca, veri mimar verileri mimarisine dikkatle bakmak gerekir, bilgilerin depolanması ve yönetimi için standartların mevcut olmasını sağlamak. Bu önlemler olmadan, şirket, işe herhangi bir zeka katmayan devasa bir veri hacmiyle sona erebilir
Kültürel değişim de göz ardı edilemez. Etkili dijitalleşme, yöneticilerin ve çalışanların bu dönüşümün faydalarını anlamasını gerektirir, "her zaman böyle yaptık" zihniyetini bırakın ve sürekli öğrenmeye istekli olun. Eğitim programlarına yatırım yapmak, atölyeler ve iç iletişim, engelleri aşmak ve katılımı teşvik etmek için esastır. Ayrıca, değişikliklerin değerini gösteren metriklerin sürekli olarak izlenmesi önerilmektedir, belirli süreçlerde zamanın azaltılması gibi, kaynakların verimliliği ve müşteri memnuniyetinin artışı. Bu göstergeler benimsenen yolun mantıklı olduğunu gösteren somut kanıtlar sunmaktadır
Gelecek perspektifleri açısından, dijitalleşmenin süreçleri sadece daha dönüştürücü yenilikler için bir temel olduğunu dikkate almak gerekir. Şirket tamamen dijital akışlara sahiptir, yapay zeka çözümlerini keşfedebilirsiniz, robotik süreç otomasyonu (RPA) ve öngörücü analiz. Yapay ile, örneğin, karmaşık görevleri otomatikleştirmek ve hatta makine öğrenimi algoritmalarına dayalı kararlar alabilen sistemler oluşturmak mümkündür. Bir RPA, sırasıyla, büyük hacimli tekrarlayan görevlerle başa çıkabilir, çalışanları daha stratejik görevlere serbest bırakmak. Öngörücü analiz, eğilimleri ve davranışları önceden tahmin etmeyi sağlar, şirketin reaktif yerine proaktif olmasını sağlamak
Süreçlerin tam dijitalleşmesi, yeni iş modellerine de kapı açar. Müşterilerle ve tedarikçilerle etkileşim kurmak için daha önce manuel süreçlere bağımlı olan şirketler artık, dijitalleştirildiğinde, tamamen yeni ürünler ve hizmetler oluşturmak, dijital deneyimlere odaklanmış. Bu, rekabet avantajları yaratır ve hatta küresel pazarlara giriş imkanı sağlayabilir, özellikle teknolojik altyapı farklı bölgelerin taleplerini karşılamak için ölçeklenmeye hazır olduğunda. Örneğin, e-ticaret son yıllarda tam olarak değer zincirlerinin büyük ölçüde dijitalleşmesi nedeniyle patladı, sadece satış için bir web sitesi oluşturmanın ötesine geçmek: lojistik sistemleriyle entegrasyonları içerir, ödeme, veri analizi, otomatik pazarlama ve müşteri desteği
Özetle, "Acaba mı bu süreçlerin dijitalleşme aşamasına ulaştık mı"?"hala". Bazı şirketler önemli atılımlar yaptı ve neredeyse tamamen entegre bir tedarik zincirine sahip olmaktan gurur duyabilirler. Diğerleri hala emekliyor, dağınık rutinler ve departman silolarına hapsolmuş. Ortak faktör, ancak, pazarın gecikenleri beklemeyeceği bilincidir. Rekabetçilik, bir işletmenin verimliliği ve hatta sürdürülebilirliği, süreçleri kapsamlı ve entegre bir şekilde dijitalleştirme yeteneği ile yan yana yürür. Böylece, bir eğilimden daha fazlası, dijitalleşme bir seçim olmaktan çıkıp, yenilik ve değişim hızının giderek daha fazla belirlediği bir dünyada başarılı olmak isteyenler için bir zorunluluk haline geliyor
