ในสถานการณ์ปัจจุบัน, การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลกำหนดพลศาสตร์ขององค์กรใหม่และแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) มีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงบริษัท. ในส่วนนี้, การจัดการเอกสาร, ก่อนหน้านี้ถูกกำหนดโดยกองเอกสารและกระบวนการที่ทำด้วยมือ, ตอนนี้ต้องการความรวดเร็ว, ความปลอดภัยและประสิทธิภาพ. เพื่อสิ่งนี้, การพึ่งพาเครื่องมือทางเทคโนโลยีเป็นสิ่งจำเป็น.
การจัดการเอกสารในฝ่ายทรัพยากรบุคคลคืออะไร?
แผนกทรัพยากรบุคคลต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก – สัญญา, ใบแจ้งเงินเดือน, การประเมินผลการปฏิบัติงาน, นโยบายภายในและอื่นๆ อีกมากมาย. การจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ, นั่นคือ, การควบคุมการส่ง, การกลับมา, ลายเซ็น, การตรวจสอบ, นอกจากอื่น ๆ แล้วไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดระเบียบ แต่เป็นปัจจัยที่สำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ.
ตามที่ซีอีโอดิจิทัลเฮลเปอร์ + ลงชื่ออย่างถูกต้อง, คาร์ลอส เฮนริเก้ เมนคาซี, เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสถานการณ์นี้. “ผู้ดูแลคน, คุณมีข้อมูลที่มีความสำคัญอย่างยิ่งอยู่ในมือ. การจัดการทางกายภาพของข้อมูลเหล่านี้, คุณอยู่นอกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม, มีแนวโน้มที่จะทำให้พื้นที่ไม่เกิดผลผลิต, ไม่มีกลยุทธ์และความปลอดภัย, เพราะส่วนใหญ่ของแรงงานจะไปที่การจัดระเบียบเอกสาร, อธิบาย.
เทคโนโลยีใดบ้างที่ทำให้การจัดการเอกสารมีความชาญฉลาด? รู้จักห้าสิ่งที่มุ่งเน้นไปที่ทรัพยากรบุคคล!
การวิจัยที่จัดทำโดย Think Work Lab เปิดเผยว่าแผนกทรัพยากรบุคคลยังคงประสบปัญหากับความยุ่งยากทางเอกสารและการขาดการทำงานอัตโนมัติ. ตามข้อมูล, ชาวบราซิลใช้จ่าย, โดยเฉลี่ย, 16,9 ชั่วโมงต่อสัปดาห์, คุณ 38% ของการทำงานของคุณ, กับงานเอกสาร. ประมาณ 22% ของผู้เชี่ยวชาญที่ถูกสอบถาม, กิจกรรมเป็นแบบซ้ำซากและน่าเบื่อ, ปัจจัยที่ถูกพิจารณาว่าเป็นการลดแรงจูงใจ. ยัง, คนส่วนใหญ่ (40%) ไม่ได้ทำการเคลื่อนไหวใด ๆ เพื่อทำให้การจัดการบุคคลมีเทคโนโลยีมากขึ้นและมีความเป็นมืออำนวยน้อยลง. ในแง่นี้, ระบุห้าสิ่งที่เป็นประโยชน์ในการเริ่มการอัปเดตในระบบ
1. ระบบการจัดการเอกสาร (DMS – ระบบการจัดการเอกสาร
DMS ช่วยให้สามารถสร้าง, จัดเก็บ, จัดระเบียบและแชร์ไฟล์อย่างเป็นศูนย์กลางและปลอดภัยผ่านทางอินเทอร์เน็ต. ด้วยฟีเจอร์เช่นการจัดทำดัชนีและการค้นหาอย่างรวดเร็ว, ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลใด ๆ ได้ในไม่กี่วินาที, การกำจัดการเสียเวลาในการค้นหาด้วยมือ. แพลตฟอร์มเช่น Digital Helper + Assine Bem มอบบรรยากาศนี้, ด้วยการรวมเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ, การอำนวยความสะดวกในการทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ, พูดว่าซีอีโอ.
2. ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
การลงนามในเอกสารเป็นขั้นตอนที่สำคัญในฝ่ายทรัพยากรบุคคล, เป็นสัญญา, การเข้าศึกษา, การเลิกจ้างหรือข้อตกลง. เครื่องมือการลงนามอิเล็กทรอนิกส์, รับประกันความถูกต้องตามกฎหมาย, ความคล่องตัวและการป้องกัน. กับพวกเขา, สามารถส่งได้, ตรวจสอบและเก็บเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์หรือเคลื่อนย้าย
3. การจัดเก็บข้อมูลในคลาวด์
การจัดเก็บข้อมูลในคลาวด์เป็นสิ่งสำคัญเพื่อรับประกันการเข้าถึงและความปลอดภัยของเอกสารในสภาพแวดล้อมออนไลน์. กลไกนี้ช่วยให้เปิดข้อมูลจากที่ใดก็ได้, ตลอดเวลา. นอกจากนี้, การเข้ารหัสข้อมูลและสำรองข้อมูลอัตโนมัติรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล
4. แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและการแบ่งปัน
เครื่องมือสำหรับการจัดประชุมทางไกล, การวางแผนงานและติดตามความก้าวหน้าของงานช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างทีมและการแบ่งปันวัสดุอย่างปลอดภัย. กับพวกเขา, ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถสร้างการทำงานมีประสิทธิภาพ, อนุมัติเอกสารในเวลาจริงและรักษาทุกคนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเรียงกัน
5. ปัญญาประดิษฐ์ที่บูรณาการ
ระบบที่มีปัญญาประดิษฐ์ (AI) แบบเนทีฟ, นั่นคือ, จัดทำขึ้นสำหรับตัวเองไซต์, เป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริการที่ทำที่นั่น. “ที่ Digital Helper + สมัครดี, ปัญญาประดิษฐ์เชื่อมโยงกับกระบวนการลงนามดิจิทัล. กับพวกเขา, ผู้คนสามารถตั้งคำถามเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาที่พวกเขาจะลงนาม. สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นในการเรียกผู้เชี่ยวชาญเพื่อสอบถามข้อสงสัยหรือความเข้าใจผิดในอนาคต, อธิบายเกี่ยวกับซีอีโอ.
สุดท้าย, เพื่อ Mencaci, การจัดการที่ชาญฉลาดไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยี, มากกว่าการอยู่รอดในตลาดปัจจุบัน. บริษัทที่นำการตั้งค่าเหล่านี้ไปใช้จะได้รับประโยชน์จากผลผลิต, ความปลอดภัยและความสามารถในการแข่งขัน, ในขณะที่ลดต้นทุนและความเสี่ยง, จบลง
