การเก็บเอกสารทางกายภาพไว้ในสำนักงานยังคงมีความคุ้มค่า

ค่าเช่าพาณิชย์ในบราซิลมีการเพิ่มขึ้นสูงสุดในรอบทศวรรษในปี 2024 – ด้วยการกลับมาของบริษัทสู่รูปแบบการทำงานแบบประจำ, ภาคอสังหาริมทรัพย์กำลังฟื้นตัวจากปีแห่งการแพร่ระบาด. ถ้ามันดีในด้านหนึ่ง, อีกด้านหนึ่ง, ผู้เช่าทางธุรกิจต้องเผชิญกับการเพิ่มขึ้นของค่าเช่า 8%, สิ่งที่เกินอัตราเงินเฟ้ออย่างเป็นทางการของปีที่แล้ว, อะไรคือ 4,83%, ตามข้อมูลจากดัชนี FipeZAP, ที่ติดตามต้นทุนของสำนักงานขนาดไม่เกิน 200 ตารางเมตรใน 11 เมืองใหญ่

ความต้องการที่เพิ่มขึ้นอย่างกะทันหันสำหรับพื้นที่เชิงพาณิชย์ที่ใหญ่ขึ้นหรือมีทำเลที่ดีกว่าได้กดดันราคาของอสังหาริมทรัพย์, สร้างวงจรขาขึ้นที่ไม่น่าจะมีเสถียรภาพในเร็วๆ นี้. นอกจากนี้, การค้นหาสถานที่ที่ตอบสนองความต้องการใหม่ด้านความปลอดภัยและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน, พื้นที่การเคลื่อนไหวที่กว้างขึ้น, ระบบระบายอากาศที่พัฒนาขึ้นและความสะดวกในการเข้าถึง, มีส่วนทำให้เกิดการขาดแคลนข้อเสนอและ, ดังนั้น, เพื่อการเพิ่มขึ้นของราคา

ประเด็นคือ, ในปีถัดไปหลังจากการแพร่ระบาด, หลายบริษัทได้ลดพื้นที่ทางกายภาพของตนลงอย่างมาก. กลับไปยังการดําเนินการแบบหน้าตาหมายถึงว่า บริษัทต่างๆ จะต้อง reloc ผู้คนโดยไม่รีสไซส์พื้นที่ในทางที่สําคัญ, เนื่องจากการเจรจาใหม่เกี่ยวกับราคาเช่าในขณะนี้อาจนำไปสู่การเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ. ทางออกสำหรับสถานการณ์นี้อยู่ที่การเพิ่มประสิทธิภาพของพื้นที่ที่มีอยู่, ซึ่งอาจมีความหมายตั้งแต่การเปลี่ยนแปลงของ layout ภายในจนถึงการ relocation ของเอกสารทางกายภาพ

วิธีแก้ปัญหาสำหรับการขาดพื้นที่

ตามที่ AIIM – Association for Information and Image Management (สมาคมสําหรับการจัดการข้อมูลและภาพ), ระหว่าง 10% และ 30% ของพื้นที่ของออฟฟิศอาจถูกครอบครองโดยการเก็บเอกสารทางกายภาพ

ในบริบทนี้, ได้เห็นว่าบริษัทหลายยึดเป็นทางเลือกการจัดจ้างการเก็บเอกสาร. ประวัติศาสตร์, หลายบริษัทรักษาไว้เอกสารทางกายภาพขนาดใหญ่ในสํานักงานของพวกเขา – e, แม้ว่าส่วนหนึ่งของเอกสารเหล่านี้ได้ถูกดิจิตอลหรือ outsource หลังการระบาด, หลายองค์กรยังคงรักษาไฟล์ทางกายภาพนี้. การค้นหาสําหรับบริการเหล่านี้ยังคงสูง

บริษัทที่เชี่ยวชาญในการจัดการเอกสารให้บริการบริการการสแกนที่แข็งแกร่ง, การเก็บรักษาและจัดการเอกสาร, การรับประกันความปลอดภัย, ความสามารถในการเข้าถึงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบท้องถิ่นและนานาชาติ. นอกจากการปล่อยพื้นที่ทางกายภาพในสํานักงาน, การจ้างเหมาการเก็บเอกสารให้บริการจํานวนหนึ่งผลประโยชน์เพิ่มเติม, เช่นการลดค่าใช้จ่ายกับการรักษาเอกสาร, การเพิ่มความมีประสิทธิภาพในการเข้าถึงและการแบ่งปันข้อมูล, และการบรรเทาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับความสูญเสียหรือความเสียของเอกสารทางกายภาพ

ในความเป็นจริง, การเปลี่ยนแปลงดิจิตอลได้เป็นหนึ่งในพันธมิตรที่ยิ่งใหญ่ในการปรับประสิทธิภาพของพื้นที่และในการลดค่าใช้จ่ายการดําเนินงาน. ด้วยเทคโนโลยีเรื่อยๆก้าวหน้า, การสแกนเอกสารไม่เพียงทําให้ง่ายการเข้าถึงและการแบ่งปันข้อมูล, อย่างไรยังเพิ่มความมั่นคงของข้อมูล, minimizing the risk of losses by natural disasters การลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติธรรมชาติ, ไฟไหม้หรือการขโมย. การดําเนินการของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (GED) ทําให้บริษัทสามารถรวมข้อมูลของพวกเขาในแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ทางไกล, การส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทํางานที่คล่องตัวและร่วมมือกันมากขึ้น

ตัวเลขเหล่านี้มีความสําคัญโดยเฉพาะเมื่อเราพิจารณาผลกระทบทางการเงินของการเพิ่มขึ้นของค่าเช่า. โดยปลดพื้นที่ก่อนหน้านี้ المخصصةสําหรับบันทึกทางกายภาพ, บริษัทต่างๆ สามารถลดความต้องการของพื้นที่ใหญ่, การเลือกสําหรับออฟฟิศขนาดเล็กกว่า และ, ดังนั้น, มากขึ้นเชิงเศรษฐกิจ

ข้อดีของการจัดสรรภายนอก

นอกจากผลประโยชน์ทางการเงินโดยตรง, การจ้างเหมาการเก็บเอกสารช่วยในการปรับปรุงกระบวนการภายใน. บริการรักษาความปลอดภัยอาจรวมถึงการสแกนของ acervo, โดยอนุญาตให้เอกสารทั้งหมดถูกจัดเรียงและสามารถเข้าถึงผ่านระบบในคลาวด์, ด้วยความปลอดภัยที่จําเป็น

จุดสําคัญอีกอย่างที่ต้องพิจารณาคือความสอดคล้องกฎ. บริษัทหลายคนเผชิญความท้าทายในการรักษาตัวให้สอดคล้องกับกฎระเบียบการเก็บรักษาและคุ้มครองข้อมูล, โดยเฉพาะกับการเข้าสู่การบังคับใช้ของกฎหมายทั่วไปการคุ้มครองข้อมูล (LGPD) ในบราซิล. ซัพพลายเออร์เตรียมพร้อมเพื่อรับประกันว่าทุกความต้องการทางกฎหมายถูกปฏิบัติตาม, โดยลดความเสี่ยงของค่าปรับและความเสียหายต่อชื่อเสียง. การจ้างเหมาการเก็บเอกสารมีผลประโยชน์ทางค่าใช้จ่ายที่ดีกว่า และนําข้อดีทางการดําเนินงานมากกว่าการเพิ่มพื้นที่ทางกายภาพ

โดยสรุป, การ outsourcing ของการเก็บเอกสารผนวกกับการดิจิตอล يمثل حل استراتيجي للشركات التي تسعى إلى تحقيق الأمثل مساحة, ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพการดําเนินงาน. นอกจากการส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทํางานที่จัดและร่วมมือกันมากขึ้น, การปฏิบัติเหล่านี้มีส่วนร่วมอย่างสําคัญต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความมั่นคงของข้อมูล, การเตรียมองค์กรสําหรับความท้าทายของตลาดที่แข่งขันและดิจิตอลมากขึ้นเรื่อยๆ