เมื่อการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลก้าวหน้า, การบูรณาการของปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการทำงานอัตโนมัติกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการเอกสาร. เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่เพียงแต่สัญญาว่าจะปฏิวัติวิธีที่องค์กรจัดการกับข้อมูลและกระบวนการ, แต่ยังมีข้อดีมากมายที่เริ่มตั้งแต่การปรับปรุงความแม่นยำและประสิทธิภาพไปจนถึงการได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเพื่อการตัดสินใจ. อัลกอริธึมขั้นสูงของปัญญาประดิษฐ์, ตัวอย่างเช่น, สามารถระบุรูปแบบและความผิดปกติในเอกสารได้, การปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ด้วยการคาดการณ์ที่มองโลกในแง่ดีจากนักวิเคราะห์ตลาด, คาดว่าจะ, ถึงปี 2027, 75% ของบริษัทใหญ่ทั่วโลก, รวมถึงบราซิล, นำ AI มาใช้เพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารและข้อมูล. ในสถานการณ์ของการพัฒนาเทคโนโลยีที่รวดเร็ว, ความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็ได้รับความสนใจเช่นกัน, ด้วยการลงทุนที่เพิ่มขึ้นในโซลูชันที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องทรัพย์สินเอกสารจากภัยคุกคามทางไซเบอร์และรับประกันความเป็นส่วนตัวของข้อมูล. ดูแนวโน้มหลักที่คาดว่าจะมีอิทธิพลต่อการจัดการเอกสารในปี 2025
ปัญญาประดิษฐ์: การปฏิวัติในการจัดการเอกสาร
ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องกำลังถูกบูรณาการเข้ากับระบบการจัดการเอกสารมากขึ้นเรื่อยๆ. เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่และดึงข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าออกมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ. ตัวอย่างเช่น, อัลกอริธึมของปัญญาประดิษฐ์สามารถระบุรูปแบบและความผิดปกติในเอกสารได้, ปรับปรุงความแม่นยำและประสิทธิภาพของกระบวนการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติยังควรอนุญาตให้มีฟังก์ชันการค้นหาที่มีความเข้าใจมากขึ้น, ช่วยผู้ใช้ค้นหาเอกสารที่ถูกต้องหรือข้อมูลที่พวกเขาต้องการ – การให้การเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญที่สุดได้ทันที
การศึกษาโดย Gartner คาดการณ์ว่า, ถึงปี 2027, 75% ของบริษัทขนาดใหญ่ทั่วโลก, รวมถึงบราซิล, จะใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารและข้อมูล
ระบบ RPA จะยังคงขยายตัวต่อไป
ในขนาน, การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการด้วยหุ่นยนต์ (RPA) ก็ได้รับความสนใจเช่นกัน. เครื่องมือ RPA ถูกใช้เพื่อทำให้การทำงานซ้ำซากที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารเป็นอัตโนมัติ, การจัดอันดับเป็นอย่างไร, การจัดเก็บและการเรียกคืนข้อมูล
นี่ช่วยปล่อยทรัพยากรมนุษย์ไปทำกิจกรรมที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์และมีมูลค่าเพิ่มสูงกว่า. การวิจัยล่าสุดจาก McKinsey & Company ชี้ให้เห็นว่าการทำงานอัตโนมัติสามารถเพิ่มผลผลิตได้ถึง 40% ในบริษัทบราซิล, ส่งผลให้ประหยัดเวลาและทรัพยากรอย่างมีนัยสำคัญ
มุ่งเน้นที่ความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านข้อมูล
ความปลอดภัยของข้อมูลยังคงเป็นความสำคัญสูงสุด. ด้วยการเพิ่มขึ้นของการดิจิทัล化, เกิดความท้าทายใหม่เกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล. องค์กรต่างๆ ต้องมั่นใจว่าข้อมูลของพวกเขาปลอดภัยจากภัยคุกคามทางไซเบอร์และการรั่วไหล
ในบราซิล, กฎหมายทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล (LGPD) กำหนดข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่เข้มงวด, และบริษัทต่างๆ กำลังลงทุนอย่างหนักในโซลูชันด้านความปลอดภัยเพื่อปกป้องทรัพย์สินเอกสารของตน. เทคโนโลยีเช่นการเข้ารหัสขั้นสูงและการตรวจสอบสิทธิ์หลายปัจจัยถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อรับประกันความสมบูรณ์และความลับของเอกสาร
การทำงานและลายเซ็นดิจิทัลที่รวมเข้าด้วยกัน
ระบบการจัดการเอกสารกำลังถูกบูรณาการเข้ากับระบบการไหลของงานและเครื่องมือการลงนามดิจิทัลมากขึ้นเรื่อยๆ, การเพิ่มประสิทธิภาพเวลา, ระบบเพิ่มเติมและค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บทางกายภาพ
เทคโนโลยีเหล่านี้ยังช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงได้, ให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่า ซึ่งสามารถชี้นำการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์. ด้วยการใช้อัลกอริธึมการเรียนรู้ของเครื่อง, บริษัทต่างๆ สามารถคาดการณ์แนวโน้มได้, ระบุรูปแบบและความผิดปกติ, และแม้กระทั่งการทำให้การสร้างรายงานรายละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารเป็นอัตโนมัติ
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน, แต่ยังช่วยให้มีแนวทางเชิงรุกในการบรรเทาความเสี่ยงและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ, การรับประกันว่าบริษัทต่างๆ จะก้าวนำหน้าเสมอในตลาดที่มีการแข่งขัน
ข้อมูลที่เข้าถึงได้, จากที่ไหนก็ได้
โซลูชันที่ใช้คลาวด์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสาร, การทำงานและกระบวนการสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ – และโซลูชันคลาวด์มอบความยืดหยุ่น, ความสามารถในการขยายตัวและความปลอดภัย, อนุญาตให้บริษัทต่างๆ เก็บและเข้าถึงเอกสารของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ. การวิจัยของ IDC ระบุว่า 80% ของบริษัทในบราซิลได้ใช้หรือวางแผนที่จะใช้โซลูชันคลาวด์สำหรับการจัดการเอกสารและข้อมูลในปีต่อๆ ไป
โซลูชันที่ไม่ซ้ำใครสำหรับแต่ละบริษัท
การปรับแต่งบริการการจัดการเอกสารก็มีความสำคัญเช่นกัน. โซลูชันต้องปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร, พิจารณาจากภาคส่วนที่ดำเนินการ, ขนาดของบริษัทและลักษณะเฉพาะของกระบวนการภายใน
เครื่องมือการจัดการเอกสารที่ปรับแต่งได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและการรวมเข้ากับระบบองค์กรอื่น ๆ ได้ดียิ่งขึ้น, การให้ประสบการณ์ผู้ใช้ที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากนี้, การรวมระบบเข้าด้วยกันคือ, จริง ๆ แล้ว, หนึ่งในความกังวลหลักของผู้ตัดสินใจ. บริษัทบราซิลกำลังลงทุนในแพลตฟอร์มที่มีการจัดการเอกสารแบบบูรณาการ, ทำให้การสื่อสารระหว่างระบบและแผนกต่างๆ เป็นไปได้. สิ่งนี้ช่วยกำจัดซิลโอของข้อมูลและปรับปรุงความร่วมมือภายใน, ส่งผลให้กระบวนการมีความรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
โดยสรุป, แนวโน้มหลักของการจัดการเอกสารในปี 2025 จะถูกกำหนดโดยการดิจิทัลที่เร่งตัวขึ้น, การทำงานอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์. โซลูชันใหม่สะท้อนถึงความจำเป็นขององค์กรในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา. มากกว่าที่เคย, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. โดยไม่มีการจัดการที่มีประสิทธิภาพ, บริษัทต่างๆ มีความเสี่ยงที่จะล้มเหลวในกระบวนการที่สับสน, แพงและทำให้การดำเนินงานล้นหลาม, การเปิดพื้นที่สำหรับการเติบโตและนวัตกรรม
