คุณรู้จักหรืออย่างน้อยเคยได้ยินเกี่ยวกับแมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ไหม? ยังเป็นที่รู้จักในชื่อ แมทริกซ์เร่งด่วน-สำคัญ, เป็นเครื่องมือการจัดการเวลา ที่สร้างขึ้นโดยประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา, ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ (1890-1969), ผู้บัญชาการสูงสุดของกองกำลังพันธมิตรในยุโรป, ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง
เขาใช้มันในการตัดสินใจและจัดลำดับความสำคัญของงานตามเกณฑ์หลักสองประการ: ความเร่งด่วนและความสำคัญ. ตารางแบ่งงานออกเป็นสี่สี่เหลี่ยม, สิ่งที่ช่วยให้มองเห็นได้ชัดเจนว่าควรให้ความสำคัญกับอะไรและจัดระเบียบเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
รู้ไหมว่ามีเรื่องหนึ่ง? ฉันมั่นใจว่าคุณต้องการเครื่องมือประเภทนี้เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบและทำเช่นเดียวกันกับทีมของคุณ. อิงจากเมทริกซ์ต้นฉบับ, ฉันได้ทำการปรับเปลี่ยนที่สามารถนำไปใช้ในชีวิตจริงของคนส่วนใหญ่. ฉันเรียกมันว่า "สี่เหลี่ยมของลำดับความสำคัญ", เนื่องจากความสะดวกในการยึดชื่อ
ก่อนอื่น, เข้าใจ: เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลาและเพิ่มผลผลิต, ให้ใส่ใจในสิ่งที่สำคัญจริงๆ ท่ามกลางงานมากมายในชีวิตประจำวัน. เมื่อรู้สึกว่ากำลังสูญเสียการควบคุมเวลา, หายใจเข้าลึก ๆ และประเมินกิจกรรมของคุณอย่างชัดเจน. ถามตัวเอง: งานปัจจุบันมีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของคุณหรือไม่? มีสิ่งใดที่สามารถมอบหมายหรือเลื่อนออกไปได้
ในอีกช่วงเวลา, ระบุรายการงานและกิจกรรมทั้งหมดที่คุณต้องทำ. จัดอันดับแต่ละรายการตามความเร่งด่วนและความสำคัญ. และวางพวกมันในสี่เหลี่ยมที่เหมาะสมของเมทริกซ์
ตารางช่วยแยกแยะสิ่งที่สมควรได้รับความสนใจทันทีออกจากสิ่งที่สามารถวางแผนสำหรับอนาคตหรือกำจัดออกไป. ใช้เวลาน้อยลงในกิจกรรมที่ไม่สำคัญและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญจริงๆ จะทำให้เครียดน้อยลง
“สี่เหลี่ยมแห่งลำดับความสำคัญ”, ที่ยังแบ่งงานออกเป็นสี่สี่เหลี่ยม, เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาการจัดการเวลา, การตัดสินใจอย่างมีสติและสมดุลมากขึ้นเกี่ยวกับการใช้เวลาและพลังงานของคุณ
เมื่อใช้มัน, คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในความสัมพันธ์ระหว่างเวลาและการทำงานของคุณ
สำคัญและเร่งด่วนคุณต้องทำกิจกรรมนี้วันนี้, เพราะมันมีระยะเวลาและเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนา (ของคุณและของบริษัท). กรณีที่ไม่ได้ดำเนินการ, นี่จะทำให้คุณเสียหายประเภทใดประเภทหนึ่ง, ใครบางคนหรือองค์กร. ตัวอย่าง: ชำระบิลหรือส่งข้อเสนอภายในกำหนดเวลา
สำคัญ (แต่ไม่เร่งด่วน)งานที่ต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุด. พวกเขาไม่มีเส้นตายที่เข้มงวดนัก (เหมือนกับวันหมดอายุของใบแจ้งหนี้หรือการอุทธรณ์ทางกฎหมาย). เมื่อเธอถูกดำเนินการ, จะสร้างโอกาสหรือประโยชน์บางอย่างให้กับคุณ, ใครสักคนหรือบริษัท. ตัวอย่าง: นัดหมายการประชุมกับลูกค้าที่มีศักยภาพ; สร้างวิดีโอเพื่อโปรโมทผลิตภัณฑ์ของคุณ; จัดการประชุมทางวิดีโอกับผู้จัดจำหน่ายของรายการใหม่
เร่งด่วน (แต่ไม่ค่อยสำคัญ)งานที่มีกำหนดเส้นตายสำหรับวันนี้ (ถ้าไม่ทำตอนนี้, โอกาสจะหายไป, แต่ไม่ใช่เรื่องที่มีความสำคัญมากนัก. โดยทั่วไป, ไม่ก่อให้เกิดความเสียหายใหญ่หลวงหากไม่เสร็จสิ้น, แต่สามารถนำมาซึ่งประโยชน์หากดำเนินการ. ตัวอย่าง: เข้าร่วมกิจกรรมการฝึกอบรมหรือการประชุมคณะกรรมการทางเทคนิค
ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญนี่คืองานที่อยู่ในรายการของคุณ, แต่สามารถรอหรือ, ใครจะรู้, แม้กระทั่งถูกมอบหมายหรือถูกกำจัด. ตัวอย่าง: ตอบข้อความในโซเชียลมีเดีย, เลือกแบบของเครื่องปรับอากาศใหม่ในสำนักงานหรือเลือกเสื้อผ้าสำหรับงานเลี้ยงในสุดสัปดาห์
แม้หลังจากการชี้แจงเหล่านี้, ความท้าทายยังคงเป็นการต้านทานต่อแรงดึงดูดในการให้ความสำคัญกับงานในสี่เหลี่ยม "D", ว่า, ถึงแม้ว่าจะเป็นเรื่องง่ายหรือเป็นที่น่าพอใจ, เบี่ยงเบนความสนใจจากงานที่สำคัญที่สุด
ในฐานะกลยุทธ์, ใช้สี่เหลี่ยม “D” เป็นรางวัล: หลังจากเสร็จสิ้นกลุ่มงานที่สำคัญ, ให้เวลาตัวเองพักผ่อนด้วยกิจกรรมที่เบากว่า. ด้วยวิธีนี้, คุณรักษาผลผลิตในขณะที่เพลิดเพลินกับช่วงเวลาของการพักผ่อนอย่างแท้จริง
มากกว่าทักษะทางเทคนิค, การจัดการเวลา也ต้องการวินัย, การวางแผนและแนวคิดที่มุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพและความเป็นผู้นำ. คุณเชื่อได้
