I det nuvarande scenariot, den digitala transformationen omdefinierar företagsdynamiken och HR-avdelningen har en avgörande roll i företagens modernisering. I det här segmentet, dokumenthantering, tidigare präglad av högar av papper och manuella processer, nu kräver snabbhet, säkerhet och effektivitet. För detta, att använda teknologiska verktyg är en nödvändighet.
Vad är dokumenthantering inom HR?
HR-avdelningen måste hantera en enorm mängd dokument – kontrakt, lönebesked, prestanda bedömningar, interna policy och mycket mer. Den effektiva hanteringen av dessa filer, det vill säga, sändningskontrollen, återkomst, signatur, verifiering, bland annat är det inte bara en fråga om organisation utan en kritisk faktor för affärens framgång.
EnligtVDDigital Helper + Prenumerera Bra, Carlos Henrique Mencaci, teknologin är oumbärlig i detta scenario. "Den som tar hand om människor", du har i dina händer data av stor betydelse. Den fysiska hanteringen av denna information, eller utanför idealiska plattformar, tenderar att göra området improduktivt, utan strategi och säkerhet, för en stor del av kraften går till organiseringen av pappersarbetet, förklara.
Vilka teknologier gör dokumenthantering intelligent? Lär känna fem verktyg inriktade på HR!
Forskningen som genomfördes av Think Work Lab avslöjade hur HR fortfarande lider av byråkrati och brist på automatisering. Enligt uppgifterna, brasilianerna spenderar, i genomsnitt, 16,9 timmar per vecka, eller 38% av din arbetstid, med byråkratiska uppgifter. För cirka 22% av de tillfrågade yrkesverksamma, aktiviteterna var monotona och repetitiva, aspekter som anses vara demotiverande. Ännu, den stora majoriteten (40%) har inte gjort några praktiska åtgärder för att göra personalhanteringen mer teknologisk och mindre manuell. I den meningen, Nämn fem användbara verktyg för att påbörja denna uppdatering i systemen
1. Dokhanteringssystem (DMS – Dokumenthanteringssystem
Ett DMS möjliggör att skapa, lagra, organisera och dela filer på ett centralt och säkert sätt via Internet. Med resurser som indexering och snabb sökning, HR kan få tillgång till vilken data som helst på sekunder, eliminera tidsförlusten med manuella sökningar. Plattformar som Digital Helper + Assine Bem erbjuder denna atmosfär, med integration till andra verktyg, underlättar automatiseringen av aktivitetsflöden, säger detVD.
2. Elektronisk signatur
Dokumentunderskriften är ett kritiskt steg inom HR, vara för kontrakt, antagningar, uppsägningar eller avtal. Verktyg för elektronisk signatur, garanterar rättslig giltighet, smidighet och skydd. Med dem, är det möjligt att skicka, validera och spara dokumenten utan behov av utskrift eller förflyttning
3. Molnlagring
Molnlagring är avgörande för att säkerställa tillgänglighet och säkerhet för skrifter i miljönonline. Denna mekanism möjliggör att öppna information från vilken plats som helst, när som helst. Dessutom, datakryptering och desäkerhetskopiorautomatiska garanterar säkerhet för informationen
4. Samarbets- och delningsplattformar
Verktyg för att hålla distansmöten, att planera uppgifter och följa deras utveckling underlättar samarbetet mellan team och säker delning av material. Med dem, HR kan skapaarbetsflödeneffektiva, godkänna dokumentationer i realtid och hålla allaintressenterinriktade
5. Integrerad artificiell intelligens
System med inbyggd artificiell intelligens (AI), det vill säga, utformade för den egnaplats, är grundläggande för att optimera tjänsten som utförs där. "På Digital Helper + Prenumerera Bra", AI är kopplad till processen för digital signatur. Med dem, personer kan ställa specifika frågor om det innehåll de kommer att skriva under. Detta minskar behovet av att kontakta en specialist för att få svar på frågor eller framtida missförstånd, förklara detVD.
Till slut, för Mencaci, intelligent management är inte bara en fråga om teknik, mer om överlevnad på den nuvarande marknaden. Företag som antar dessa konfigurationer vinner i produktivitet, säkerhet och konkurrenskraft, samtidigt som de minskar kostnader och risker, avsluta
