Kommersiella hyror i Brasilien hade den största ökningen på ett decennium 2024 – med återkomsten av företagen till den fysiska modellen, fastighetssektorn återhämtar sig från pandemins år. Det är bra å ena sidan, å andra sidan, företagsuthyrare måste hantera en hyreshöjning på 8%, vad som överstiger den officiella inflationen från förra året, vad hände med 4,83%, enligt uppgifter från FipeZAP-indexet, som övervakar kostnaden för kommersiella lokaler på upp till 200m2 i 11 stora städer
Den plötsliga efterfrågan på större eller bättre belägna kommersiella utrymmen har pressat fastighetspriserna, skapar en uppåtgående cykel som inte bör stabilisera sig så snart. Dessutom, sökandet efter fastigheter som uppfyller de nya kraven på säkerhet och välbefinnande för de anställda, som områden med bredare cirkulation, förbättrade ventilationssystem och tillgänglighetsfaciliteter, bidrog till bristen på erbjudanden och, följaktligen, för prisökningen
Punkten är att, under de följande åren efter pandemin, flera företag har drastiskt minskat sin fysiska yta. Återgå till operationen i person betyder att företagen kommer behöva omplacera människorna utan att omskala utrymmet på ett signifikant sätt, eftersom en omförhandling av hyrespriset just nu kan leda till en betydande ökning. Utgången ur denna återvändsgränd ligger i optimeringen av det befintliga utrymmet, vilket kan betyda allt från en förändring av intern layout till omlokaliseringen av fysiska dokument
Lösningar för bristen på utrymme
Enligt AIIM – Association for Information and Image Management, mellan 10% och 30% av utrymmet i ett kontor kan vara upptaget av lagring av fysiska dokument
I det här sammanhanget, vi har sett att många företag antar som alternativ utbeställningen av dokumentförvaring. Historiskt, många företag upprätthöll stora fysiska arkiv i sina kontor – och, även om en del av dessa arkiv har digitaliserats eller externaliserats efter pandemin, många organisationer behåller fortfarande denna fysiska fil. Sökandet efter dessa tjänster fortsätter högt
Företag specialiserade i dokumenthantering erbjuder robusta digitaliseringstjänster, lagring och hantering av dokument, säkerställande av säkerhet, tillgänglighet och överensstämmelse med regleringar lokala och internationella. Förutom att frigöra fysisk utrymme på kontoren, utkontrakteringen av dokumentförvaring ger en rad ytterligare fördelar, som minskningen kostnader med underhåll av arkiv, ökad effektivitet i tillgång och delning av information, och mitigering av risker relaterade till förlust eller skada av fysiska dokument
Faktiskt, den digitala transformationen har varit en av de största allierade i optimering av utrymmen och i reduktion av operativa kostnader. Med alltmer avancerade teknologier, digitaliseringen av dokument inte bara underlätt tillgången och delningen av information, hur också ökar datasäkerheten, minimera risken för förluster från naturkatastrofer, bränder eller stölder. Implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem (GED) gör det möjligt för företag att centrera sin information på plattformar säkra och åtkomliga fjärrligen, främjande av en mer smidig och samarbetsmiljö
Dessa siffror är särskilt relevanta när vi överväger den finansiella effekten av ökningen av hyrespriser. Genom att frigöra plats tidigare avsedd för fysiska arkiv, företagen kan minska behovet av större områden, väljer man för mer kompakta kontor och, följaktligen, mer ekonomiska
Fördelar av utkontraktering
Förutom de direkta ekonomiska fördelarna, utkontrakteringen av dokumentförvaring bidrar till förbättringen av interna processer. Förvarstjänsten kan också inkludera digitaliseringen av tillgången, möjliggörande att alla dokument blir organiserade och tillgängliga via system i molnet, med den nödvändiga säkerheten
En annan viktig punkt att överväga är den normativa överensstämmelsen. Många företag möter utmaningar för att hålla sig i överensstämmelse med regleringarna för lagring och skydd av data, särskilt med ikraftträdandet av Generallagen om Dataskydd (LGPD) i Brasilien. En leverantör är förberedd för att säkerställa att alla juridiska krav uppfylls, minskar risken för påföljder och skador på rykte. Utbeställningen av dokumentförvaring har bättre kostnadseffektivitet och ger mer operativ fördel än ökningen av det fysiska utrymmet
Sammanfattningsvis, utkontrakteringen av dokumentförvaring kombinerat med digitaliseringen representerar en strategisk lösning för företagen som söker optimera utrymme, minska kostnader och öka den operativa effektiviteten. Förutom att främja en mer organiserad och samarbetande arbetsmiljö, dessa praktiker bidrar betydligt till den regulatoriska överensstämmelsen och informationssäkerheten, förbereda organisationerna för utmaningarna av en alltmer konkurrenskraftig och digital marknad
