I takt med att den digitala transformationen fortskrider, integrationen av artificiell intelligens (AI) och automation blir de väsentliga för dokumenthanteringen. Dessa teknologier inte bara lovar att revolutionera sättet som organisationer hanterar med information och processer, men erbjuder också en rad fördelar som sträcker sig från förbättrad noggrannhet och effektivitet till att få värdefulla insikter för beslutsfattande. Algoritmer avancerade av AI, till exempel, är kapabla att identifiera mönster och anomalier i dokument, optimera processer för granskning och compliance
Med optimistiska prognoser från marknadsanalytiker, förväntas det att, fram till 2027, 75% av stora företag i hela världen, inklusive Brasilien, antar AI för att förbättra dokument- och informationshanteringen. I detta scenario av snabb teknologisk utveckling, informationssäkerheten och regulatorisk överensstämmelse får också tonvikt, med ökande investeringar i robusta lösningar för att skydda de dokumentära tillgångarna mot cyberhot och säkerställa datans integritet. Se vad som är de viktigaste trender som ska genomsyra dokumenthanteringen år 2025:
Inteligência Artificial: revolução na gestão documental
Artificiell intelligens och maskininlärning är alltmer och mer integrerade i dokumenthanteringssystem. Dessa teknologier gör det möjligt att analysera stora volymer data och extrahera värdefulla insikter som stöder beslutsfattandet. Till exempel, AI-algoritmer är kapabla att identifiera mönster och anomalier i dokument, förbättra noggrannheten och effektiviteten i gransknings- och complianceprocesserna
Teknologier för bearbetning av naturligt språk ska också tillåta sökfunktioner alltmer intuitiva, hjälpa användarna att hitta det exakta dokumentet eller den information de behöver – tillhandahållande omedelbar tillgång till de mest relevanta data
En studie av Gartner förutspår att, fram till 2027, 75% av stora storföretag i hela världen, inklusive Brasilien, kommer använda AI för att förbättra dokument- och informationshanteringen
Sistemas de RPA continuarão sua expansão
Parallellt, automation av robotiska processer (RPA) blir också framträdande. RPA-verktyg används för att automatisera repetitiva uppgifter relaterade till dokumenthantering, som klassificeringen, det arkivering och återhämtning av information
Detta frigör mänskliga resurser för mer strategiska och av högre mervärde. Forskning nyligen av McKinsey & Company pekar att automation kan öka produktiviteten med upp 40% i brasilianska företag, resulterande i en signifikant besparing av tid och resurser
Foco na privacidade e conformidade dos dados
Informationssäkerheten fortsätter att vara en absolut prioritering. Med ökningen av digitaliseringen, uppstår nya utmaningar relaterade till dataskydd. Organisationer måste säkerställa att deras information är säkra mot cyberhot och läckor
I Brasil, den Allmänna Dataskyddslagen (LGPD) ålägger stränga krav på överensstämmelse, och företagen är att investera tungt i säkerhetslösningar för att skydda sina dokumentära tillgångar. Teknologier som avancerad kryptering och multifaktor autentisering är allmänt antagna för att säkerställa integriteten och konfidentialiteten av dokument
Fluxos de trabalho e assinatura digital integrados
Alltmer och mer dokumenthanteringssystem är integrerade med arbetsflödessystem och verktyg för digital signatur, optimera tid, ytterligare system och kostnader för fysiskt lagring
Dessa teknologier möjliggör också den avancerade analysen av data, erbjuder värdefulla insikter som kan vägleda fattandet av strategiska beslut. Med användningen av machine learning-algoritmer, företagen kan förutse trender, identifiera mönster och anomalier, och till och med automatisera genereringen av detaljerade rapporter om prestandan och riskerna associerade med dokumenthanteringen
Det förbättrar inte bara den operativa effektiviteten, men möjliggör också ett proaktivt tillvägagångssätt i riskmitigering och i optimering av processer, säkerställer att företagen alltid är ett steg framåt i en konkurrenskraftig marknad
Uppgifter som är tillgängliga, från vilken plats som helst
Molnbaserade lösningar är väsentliga för att dokument, arbetsflöden och processer kan nås från var som helst – och molnlösningarna erbjuder flexibilitet, skalbarhet och säkerhet, möjliggör att företagen lagra och få tillgång till sina dokument på ett effektivt sätt. Undersökning av IDC indikerar att 80% av brasilianska företag redan använder eller planerar använda lösningar i moln för hanteringen av dokument och information under de kommande åren
Soluções únicas para cada empresa
Personaliseringen av dokumenthanteringstjänster blir också relevant. Lösningarna ska vara anpassbara till specifika behov av varje organisation, med beaktande av verksamhetssektorn, företagets storlek och särdragen i interna processer
Skräddarsydda dokumenthanteringsverktyg möjliggör en högre operativ effektivitet och en bättre integration med andra företagssystem, tillhandahåller en mer intuitiv och effektiv användarupplevelse
Dessutom, integrationen mellan system är, faktiskt, ett av de främsta bekymmerna hos beslutsfattare. Brasilianska företag är investerar i plattformar som erbjuder en integrerad dokumenthantering, möjliggör kommunikationen mellan olika system och avdelningar. Detta eliminerar silos av information och förbättrar det interna samarbetet, resulterande i mer smidiga och exakta processer
Sammanfattningsvis, de viktigaste trenderna för dokumenthantering 2025 är markerade av accelererad digitalisering, automatisering och artificiell intelligens. De nya lösningarna återspeglar organisationernas behov av att anpassa sig till ett ständigt förändrat affärsmiljö. Mer än någonsin, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Utan en effektiv förvaltning, företagen löper risken att sjunka i förvirrade processer, dyra och som överbelastar operationen, tar man utrymmet för tillväxt och för innovation
