Känner du till eller har du åtminstone hört talas om Eisenhower-matrisen? Även känd som den Viktig-Urgent Matrisen, det är ett tidsförvaltningsverktyg skapat av den 34:e presidenten i USA, Dwight Eisenhower (1890-1969), överbefälhavare för de allierade styrkorna i Europa, under andra världskriget
Han använde den för att fatta beslut och prioritera uppgifter baserat på två huvudkriterier: brådska och viktighet. Matrisen delar upp uppgifterna i fyra kvadranter, vad som möjliggör en tydlig översikt över var man ska fokusera sina insatser och hur man kan organisera sin tid på ett mer effektivt sätt
Vet du en sak? Jag är säker på att du behöver ett verktyg av den här typen för att hjälpa dig att organisera dig och göra detsamma för ditt team. Baserat på den ursprungliga matrisen, jag gjorde en anpassning som kan överföras till verkligheten för de flesta människor. Jag kallade det "Prioritetskvadranten", med tanke på den större lättheten att fästa namnet
Först och främst, förstå: för att optimera tidsförvaltningen och öka produktiviteten, oroa dig om vad som verkligen betyder något mitt i de otaliga uppgifterna i vardagen. När du känner att du håller på att tappa kontrollen över tiden, andas djupt och utvärdera dina aktiviteter med klarhet. Fråga dig själv: är den aktuella uppgiften avgörande för att nå dina mål? Finns det något som kan delegeras eller skjutas upp
I ett annat ögonblick, lista alla uppgifter och aktiviteter som du behöver utföra. Klassificera var och en enligt deras brådska och betydelse. Placera dem i de lämpliga kvadranterna i matrisen
Matrisen hjälper till att särskilja vad som verkligen förtjänar omedelbar uppmärksamhet från vad som kan planeras för framtiden eller elimineras. Mindre tid spenderad på oviktiga aktiviteter och mer fokus på de uppgifter som verkligen betyder något resulterar i mindre stress
"Prioritetskvadratet", som också delar upp uppgifterna i fyra kvadranter, det är ett kraftfullt verktyg för alla som vill förbättra sin tidsförvaltning, att fatta mer medvetna och balanserade beslut om hur man spenderar sin tid och energi
När du använder den, du kommer att märka en positiv förändring i förhållandet mellan tid och genomförandet av dina uppgifter
Viktigt och brådskandedu måste göra denna aktivitet IDAG, för den har en tidsram och är avgörande för utvecklingen (din och företagets). Om det INTE genomförs, detta kommer att orsaka någon typ av förlust för dig, någon eller organisationen. Exempel: betala en faktura eller skicka ett förslag inom sista datum
Viktig (men inte brådskande)uppgifter som bör utvecklas så snart som möjligt. De har ingen så strikta tidsfrister (som för en faktura eller en rättslig överklagan). När den ska utföras, kommer att skapa någon typ av möjlighet eller fördel för dig, någon eller företaget. Exempel: boka ett möte med en potentiell kund; producera en video för att marknadsföra din produkt; genomföra en videokonferens med leverantören av en ny artikel
Brådskande (men inte så viktigt)uppgifter med deadline för IDAG (om de inte utförs nu, möjligheten går förlorad, men som inte är så prioriterade. Vanligtvis, de orsakar inga stora förluster om de inte slutförs, men kan ge någon fördel om de genomförs. Exempel: delta i en utbildningsevenemang eller ett möte i en teknisk kommitté
Inte brådskande och inte viktigtdet är arbeten som finns på din lista, men kan vänta eller, vem och ser, även att de kan delegeras eller elimineras. Exempel: svara på meddelanden på sociala medier, välja modellen av den nya luftkonditioneringen på kontoret eller välja kläder till en fest i helgen
Även efter dessa förtydliganden, utmaningen är fortfarande att motstå frestelsen att prioritera uppgifter i kvadrant "D", vad, även om de är enkla eller trevliga, deviar uppmärksamheten från de mest grundläggande uppgifterna
Som strategi, använd kvadrant "D" som belöning: efter att ha slutfört en grupp viktiga uppgifter, ge dig själv en paus med en lättare aktivitet. På det sättet, du upprätthåller produktiviteten medan du njuter av stunder av ren avkoppling
Mer än en teknisk färdighet, tidsförvaltning kräver också disciplin, planering och en mentalitet inriktad på effektivitet och ledarskap. Kan du tro det
