Under de senaste åren, diskussionerna om digital transformation har tagit en framträdande plats i praktiskt taget alla sektorer, från små familjeföretag till stora multinationella företag. Det pratas om automatisering, i artificiell intelligens, i antagandet av molnplattformar och disruptiva affärsmodeller som prioriterar användningen av data
Dock, när vi tittar närmare, vi har märkt att många av dessa initiativ, även om viktiga, blir implementerade på ett avgränsat sätt, det vill säga, varje avdelning försöker lösa sina egna krav på ett isolerat sätt. Det här väcker en grundläggande fråga: kan vi anse att vi redan har nått en era där alla företagsprocesser är effektivt digitaliserade
För att bättre förstå den aktuella situationen, det är nödvändigt att särskilja den digitala transformationen i sig från digitaliseringen av processer från början till slut. Den första är kopplad till antagandet av teknologier som, på ett sätt, moderniserar organisationen och medför betydande förbättringar, hur marknadsföringsautomatisering eller användning av verktyg för dataanalys. Den andra, å sin sida, kräver ett systematiskt perspektiv, kapabel att förena arbetsflöden mellan olika sektorer och skapa en sammanhängande och 100% digital processkedja
Den stora frågan här är att, många gånger, den digitala transformationen i sig själv ses som ett stort paraply, mer, om det inte finns någon ansträngning för att integrera dessa lösningar, resultatet kan bara vara en samling av "digitala silos", där varje avdelning arbetar med isolerade verktyg, utan någon kontinuerlig kommunikation med resten av företaget. På det sättet, digitalisering av processer – förstådd som förmågan att ersätta manuella flöden, papper, omarbete och informationsluckor genom säkra och pålitliga digitala rutiner – är fortfarande långt ifrån att vara en verklighet för många organisationer
Digital transformation in silos
Det finns de som hävdar att digital transformation i silos bara är ett första steg. Det vill säga, det är normalt att avdelningar som försäljning, marknadsföring eller IT ska vara de första att anta avancerade lösningar, eftersom efterfrågan på teknik inom dessa sektorer ofta är mer brådskande. Dock, problemet uppstår när dessa initiativ inte kommunicerar och inte följer en strategisk tillväxtplan. Det är som att ha en motor av senaste modell i en bil vars däck är slitna: den mest moderna delen garanterar inte att hela fordonet kommer att fungera bra, för det finns kritiska komponenter som inte har fått den uppmärksamhet de förtjänar
Det är mycket vanligt, till exempel, vi företag som investerar kraftigt i CRM-plattformar för att förbättra kundrelationerna och, samtidigt, upprätthålla betalningsprocesser, fakturering eller till och med personalresurser på ett manuellt och oorganiserat sätt. Dessa ojämlikheter skapar flaskhalsar som, i slutet av dagen, kan göra den CRM-verktyget ineffektivt, för att uppgifterna inte blir synkroniserade med den finansiella avdelningen eller med den operativa avdelningen. Således, organisationen kan inte ha en enhetlig bild av kunden eller processerna, och användningen av data för beslutsfattande blir lidande
Digitalisering av processer och integration: varför det är viktigt
Föreställ dig ett företag som fortfarande hanterar en mängd pappersdokument, kräver att var och en ska undertecknas manuellt av flera instanser, efter digitalisering och arkivering i olika system. Nu, kontrastera denna verklighet med en annan, där dokumenten redan föds digitalt och går igenom ett automatiserat godkännande flöde, automatiskt notifiera ansvariga vid varje steg, lagrar tidigare versioner och möjliggöra elektroniska signaturer med rättslig giltighet. I det andra scenariot, inte bara bearbetningstiden minskas drastiskt, men får också säkerhet, spårbarhet och regulatorisk efterlevnad
Den stora fördelen med att digitalisera processer från början till slut ligger inte bara i minskningen av driftskostnader – även om detta är en relevant faktor –, utan snarare i skapandet av ett integrerat ekosystem som möjliggör snabbare och mer datadrivna beslutsfattande. Om varje avdelning använder isolerade verktyg, det blir mycket svårare att sammanställa information för att generera insikter om företagets prestation som helhet. När processerna är enade, uppgifterna kan samlas in, behandlade och analyserade i realtid, öppnar upp för prediktiv analys som hjälper till att förutse problem och identifiera möjligheter
En annan stor fördel är riskminimering, särskilt i en miljö där informationssäkerhet och dataskydd alltmer regleras av lagstiftningar som LGPD i Brasilien och GDPR i Europa. När en process digitaliseras, det blir lättare att genomföra krypteringspolicyer, automatisk säkerhetskopiering och åtkomstkontroll. Detta minskar avsevärt risken för läckor, förlust av dokument och bedrägerier. Dessutom, den rättsliga efterlevnaden blir enklare att visa inför tillsynsmyndigheter, eftersom alla interaktioner registreras och kan granskas
Vi kan inte glömma påverkan på kundupplevelsen, både internt och externt. Slutkunder tenderar att värdera företag som erbjuder snabba och effektiva interaktioner, utan att kräva att de fyller i pappersformulär eller gör oändliga samtal för att lösa ärenden. Å andra sidan, medarbetarna drar också nytta av lättare arbetsflöden, som tar bort omarbeten och hantering av fysiska dokument. Det förbättrar den interna tillfredsställelsen, produktiviteten och till och med talangretentionen, för professionella som arbetar med uppdaterad teknik känns det som att de är en del av en innovativ organisation
Vägar till effektiv digitalisering och framtidsutsikter
Ett sätt att se på detta scenario är att förstå att digitaliseringen av processer bör vara ett företagsprojekt med fullständig omfattning, som involverar alla ledarskap och, idealiskt, ha direkt stöd från C-nivå (som VD:ar, CFO:er och CIO:er
Detta säkerställer att övergången från analogt till digitalt inte bara drivs av viljan hos en eller annan avdelning, utan som ett strategiskt värde som genomsyrar hela organisationen. På samma sätt, detta top-down-stöd hjälper till att övervinna eventuella motstånd och att prioritera investeringar på ett mer konsekvent sätt, vad som underlättar antagandet av nya plattformar och metoder
När digitaliseringsprocessen är en del av affärsstrategin, det är dags att sätta planen i verket. Det första steget mot en effektiv digitalisering är att kartlägga hela processkedjan, identifiera flaskhalsar, överskott och automatiseringsmöjligheter. Detta kräver ett konsultarbete eller interna team som har djup kunskap om varje steg i verksamheten. Utan denna diagnos, det finns en risk att investera i verktyg som inte kommunicerar med organisationens verkliga behov. Därefter, det är grundläggande att prioritera de processer som skapar mest värde eller som har störst påverkan på kundnöjdheten. Denna prioritering hjälper till att visa snabbare resultat, skapa en kultur av förtroende och engagemang kring digitaliseringen
En annan viktig aspekt är valet av skalbara teknologier. Välja lösningar som erbjuder integration via API:er, till exempel, möjliggör för företag att lägga till nya moduler och funktioner i takt med att efterfrågan ökar. På det sättet, man undviker problemet med att skapa nya "digitala öar" som, ännu en gång, de pratar inte med varandra. Dessutom, det är viktigt att noggrant titta på datarkitekturen, säkerställa att det finns standarder för lagring och styrning av information. Utan dessa försiktighetsåtgärder, företaget kan sluta med en enorm mängd data som inte tillför någon intelligens till verksamheten
Den kulturella förändringen kan inte heller försummas. Effektiv digitalisering kräver att chefer och medarbetare förstår fördelarna med denna transformation, överge mentaliteten av "vi har alltid gjort så här" och var villiga att lära er kontinuerligt. Investera i utbildningsprogram, workshops och intern kommunikation är avgörande för att bryta ner barriärer och främja engagemang. Dessutom, det är rekommenderat att det finns en ständig uppföljning av mätvärden som visar värdet av förändringarna, hur minskningen av tid i vissa processer, resursbesparingen och ökad kundnöjdhet. Dessa indikatorer ger konkreta bevis på att den valda vägen är meningsfull
När det gäller framtidsutsikterna, det är värt att överväga att digitaliseringen av processer bara är grunden för ännu mer transformerande innovationer. Eftersom företaget har helt digitala flöden, kan utforska lösningar för artificiell intelligens, robotiserad processautomatisering (RPA) och prediktiv analys. Med AI, till exempel, det är möjligt att automatisera komplexa uppgifter och till och med skapa system som kan fatta beslut baserat på algoritmer för maskininlärning. En RPA, å sin sida, kan hantera stora volymer av repetitiva uppgifter, frigörande medarbetarna för mer strategiska funktioner. Den prediktiva analysen möjliggör att förutse trender och beteenden, möjliggör att företaget är proaktivt istället för reaktivt
Den fullständiga digitaliseringen av processer öppnar också vägen för nya affärsmodeller. Företag som tidigare var beroende av manuella processer för att interagera med kunder och leverantörer kan, vid digitalisering, skapa helt nya produkter och tjänster, inriktade på digitala upplevelser. Detta skapar konkurrensfördelar och kan till och med möjliggöra inträde på globala marknader, särskilt när den teknologiska infrastrukturen är redo att skala och möta efterfrågan från olika regioner. Till exempel, e-handel har exploderat de senaste åren just för att värdekedjorna har digitaliserats i stor utsträckning, går långt bortom att bara skapa en webbplats för försäljning: involverar integrationer med logistiksystem, betalning, dataanalys, automatiserad marknadsföring och kundsupport
I korthet, är vi redan i den fas av digitalisering av processer?” fortfarande är “beror på”. Det finns företag som redan har gjort betydande framsteg och kan vara stolta över att ha en nästan helt integrerad kedja. Andra kryper fortfarande, fast i fragmenterade rutiner och avdelningssilos. Den gemensamma faktorn, dock, det är medvetenheten om att marknaden inte kommer att vänta på dem som är försenade. Konkurrenskraften, effektiviteten och till och med hållbarheten hos ett företag går hand i hand med förmågan att digitalisera processer på ett omfattande och integrerat sätt. Således, mer än en trend, digitalisering slutar att vara ett val och blir en skyldighet för den som vill blomstra i en värld som alltmer präglas av innovation och hastigheten av förändringar
