U trenutnoj situaciji, digitalna transformacija redefiniše korporativnu dinamiku, a sektor ljudskih resursa (HR) ima ključnu ulogu u modernizaciji preduzeća. U ovom segmentu, upravljanje dokumentima, prethodno obeležena gomilama papira i ručnim procesima, sada zahteva agilnost, bezbednost i efikasnost. Za to, oslanjati se na tehnološke alate je potreba.
Šta je upravljanje dokumentima u HR-u?
Oblast ljudskih resursa mora se nositi sa ogromnom količinom dokumenata – ugovori, platne liste, evaluacije performansi, unutrašnje politike i još mnogo toga. Efikasno upravljanje tim datotekama, odnosno, kontrola slanja, povratak, потпис, provera, među ostalim nije samo pitanje organizacije već je to kritični faktor za uspeh poslovanja.
Premaizvršni direktorDigital Helper + Assine Bem, Карлос Хенрике Менкаси, tehnologija je neophodna u ovoj situaciji. “Ko se brine o ljudima, imate u svojim rukama podatke od izuzetne važnosti. Fizičko rukovanje tim informacijama, ili van platformi koje su idealne, tendira da područje neproduktivnim, bez strategije i sigurnosti, jer je velika deo snage ide u organizaciju papira, објасни.
Koje tehnologije čine upravljanje dokumentima pametnim? Upoznajte pet alata usmerenih na HR!
Istraživanje koje je sprovela Think Work Lab otkrilo je kako HR-ovi još uvek pate od birokratije i nedostatka automatizacije. Prema podacima, Brazilski troše, у просеку, 16,9 sati nedeljno, ili 38% vašeg radnog vremena, sa birokratskim zadacima. Za oko 22% ispitanih profesionalaca, aktivnosti su bile monotone i ponavljajuće, aspekti koji se smatraju demotivirajućim. Još, velika većina (40%) nije preduzela nikakve praktične korake da upravljanje ljudskim resursima učini tehnološkijim i manje manuelnim. U tom smislu, Nabrojite pet korisnih alata za započinjanje ove nadogradnje u sistemima
1. Sistemi za upravljanje dokumentima (DMS – Sistemi za upravljanje dokumentima
DMS omogućava kreiranje, смештати, organizovati i deliti datoteke na centralizovan i siguran način putem Interneta. Sa resursima kao što su indeksiranje i brza pretraga, HR može pristupiti bilo kojim podacima za nekoliko sekundi, uklanjanje gubitka vremena sa ručnim pretragama. Platforme kao što su Digital Helper + Assine Bem nude ovu atmosferu, sa integracijom u druge alate, olakšavajući automatizaciju tokova aktivnosti, кажи тоizvršni direktor.
2. Elektronski potpis
Potpisivanje dokumenata je kritična faza u HR-u, biti za ugovore, prijem, otkazi ili sporazumi. Alati za elektronsko potpisivanje, garantuju pravnu valjanost, agilnost i zaštita. Sa njima, може се послати, validirati i čuvati dokumente bez potrebe za štampanjem ili putovanjem
3. Skladištenje u oblaku
Skladištenje u oblaku je ključno za obezbeđivanje pristupačnosti i sigurnosti pisanih materijala u okruženjuонлајн. Ovaj mehanizam omogućava otvaranje informacija sa bilo kog mesta, u bilo kojem trenutku. Pored toga, kriptografija podataka irezervne kopijeautomatski garantuju sigurnost informacija
4. Platforme za saradnju i deljenje
Alati za održavanje udaljenih sastanaka, planiranje zadataka i praćenje njihovog razvoja olakšavaju saradnju između timova i sigurno deljenje materijala. Sa njima, HR može stvoritiradni tokoviefikasni, odobravati dokumentaciju u realnom vremenu i održavati svezainteresovane straneporavnati
5. Интегрисана вештачка интелигенција
Системи са нативном вештачком интелигенцијом (ВИ), odnosno, obrađena za samog sebesajt, su suštinski za optimizaciju usluge koja se pruža tamo. Na Digital Helper + Pretplatite se dobro, veštačka inteligencija je povezana sa procesom digitalnog potpisivanja. Sa njima, ljudi mogu postavljati konkretna pitanja o sadržaju koji će potpisati. To smanjuje potrebu za angažovanjem stručnjaka za razjašnjavanje nedoumica ili budućih grešaka, objasni toizvršni direktor.
На крају, за Менцачи, inteligentno upravljanje nije samo pitanje tehnologije, ali za opstanak na aktuelnom tržištu. "Preduzeća koja usvajaju ove konfiguracije dobijaju na produktivnosti", bezbednost i konkurentnost, dok smanjuju troškove i rizike, заврши
