Komercijalni najam u Brazilu zabeležio je najveći rast u deceniji 2024 – sa povratku kompanija na prisutni način rada, sektor nekretnina se oporavlja od godina pandemije. Ako je dobro s jedne strane, s druge strane, korporativni zakupci moraju da se suoče sa povećanjem od 8% u kirijama, šta prevazilazi zvaničnu inflaciju prošle godine, шта је било са 4,83%, prema informacijama indeksa FipeZAP, koji prati troškove poslovnih prostora do 200m2 u 11 velikih gradova
Iznenadna potražnja za većim ili bolje lociranim komercijalnim prostorima pritisnula je cene nekretnina, stvarajući uzlazni ciklus koji se ne bi trebao stabilizovati tako brzo. Pored toga, potraga za nekretninama koje ispunjavaju nove zahteve za bezbednost i dobrobit zaposlenih, kao šire oblasti cirkulacije, poboljšani sistemi ventilacije i olakšan pristup, doprinela je oskudici ponuda i, posledično, za povećanje cena
Poenta je da, u godinama nakon pandemije, više kompanija je drastično smanjilo svoj fizički prostor. Вратити на операцију лицем значи да ће компаније морати да релоцирају људе без редизајнирања простора на значајан начин, pošto bi pregovaranje o ceni zakupa u ovom trenutku moglo dovesti do značajnog povećanja. Rešenje za ovu situaciju leži u optimizaciji postojećeg prostora, што може значити од промене унутрашњег распореда до релокације физичких докумената
Rešenja za nedostatak prostora
Prema AIIM – Association for Information and Image Management (Асоцијација за информације и имиџ менаџмент), између 10% и 30% простора у канцеларији може бити заузето за складиштење физичких докумената
U ovom kontekstu, видели смо да многе компаније усвајају као алтернативу излажење чувања докумената. Istorijski, многе компаније чувале велике физичке архиве у својим канцеларијама – e, иако је један део ових архива био дигитализован или третиран након пандемије, многе организације још одржавају ту физичку датотеку. Потрага за овим услугама остаје висока
Компаније специјализоване у управљању документима нуде робусне услуге дигитализације, складиштење и управљање документима, обезбеђујући сигурност, доступност и ускладност са локалним и међународним регулативама. Поред ослобађања физичког простора у канцеларијама, аутсорсирање чувања докумената пружа низ додатних користи, као смањење трошкова са одржавањем архива, повећање ефикасности у доступу и дељењу информација, и митовање ризика везаних за губитак или оштећење физичких докумената
Zaista, дигитална трансформација је била један од највећих савезника у оптимизацији простора и у смањењу оперативних трошкова. Са све напреднијим технологијама, дигитализација докумената не само олакшава приступ и дељење информација, како такође повећа сигурност података, минимизирајући ризик од губитака од природних катастрофа, пожари или крађе. Имплементација електронских система за управљање документима (GED) омогућава предузећима да централизују своје информације на сигурним платформама и доступним удаљено, промовишући више агилно и колаборативно радно окружење
Ови бројеви су посебно релевантни када размотримо финансијски утицај повећања станарија. Када ослободи простор раније намењен физичким архивама, предузећа могу смањити потребу за већим подручјима, одабирајући за компактније канцеларије и, posledično, више економичне
Користи изласкања
Поред директних финансијских користи, аутсорсирање чувања докумената помаже у побољшању унутрашњих процеса. Служба чувања може такође укључивати дигитализацију збирке, омогућавајући да сви документи буду организовани и доступни преко система у облаку, са неопходном сигурношћу
Још једна важна тачка која се треба узети у обзир је регулаторна согласност. Многе компаније суочавају изазове да се држе у складу са регулативама складиштења и заштите података, посебно са уласком у силу Општег закона о заштити података (LGPD) у Бразилу. Продавац је спреман да осигура да се сви законски захтеви испуњавају, смањујући ризик од казни и оштећења репутације. Изворно обављање чувања докумената има бољу трошковност и доноси више оперативне предности него повећање физичког простора
Ukratko, аутсорсирање чувања докумената у комбинацији са дигитализацијом представља стратешко решење за компаније које траже да оптимизују простор, смањити трошкове и повећати оперативну ефикасност. Поред промовисања више организованог и колаборативног радног окружења, те праксе значајно доприносе регулаторној испуњености и безбедности информација, припремајући организације за изазове све конкурентнијег и дигиталног тржишта
