Najemniški stroški v Braziliji so v letu 2024 dosegli največjo rast v desetletju – s povratkom podjetij v fizično obliko dela, nepremičninski sektor se počasi obnavlja po letih pandemije. Če je na eni strani dobro, po drugi, korporativni najemniki se soočajo s 8-odstotnim povečanjem najemnin, kar se presegla uradna inflacija lani, kaj je bilo s 4,83%, po informacijah indeksa FipeZAP, ki spremlja stroške poslovnih prostorov do 200m2 v 11 velikih mestih
Nenadna povpraševanja po večjih ali bolje lociranih poslovnih prostorih je pritisnila na cene nepremičnin, ustvarjanje naraščajočega cikla, ki se ne sme stabilizirati tako kmalu. Poleg tega, iskanje nepremičnin, ki ustrezajo novim zahtevam po varnosti in dobrem počutju zaposlenih, kot območja širšega kroženja, izboljšani prezračevalni sistemi in dostopne možnosti, prispeval k pomanjkanju ponudb in, posledično, za povečanje cen
Točka je, da, v letih po pandemiji, več podjetij je drastično zmanjšalo svoj fizični prostor. Vrniti se na operacijo navidez pomeni da bodo podjetja morala relocirati ljudi brez preoblikovanja prostora v pomembnem smislu, ker ker renegociacija cene najema v tem trenutku lahko privede do izrazitega povečanja. Izhod iz te zagate je optimizacija obstoječega prostora, kar lahko pomeni od spremembe notranjega layouta do relokacije fizičnih dokumentov
Rešitve za pomanjkanje prostora
Po podatkih AIIM – Association for Information and Image Management, med 10% in 30% prostora pisarne lahko je zasedeno s skladiščenjem fizičnih dokumentov
V tem kontekstu, smo videli da številna podjetja sprejemajo kot alternativo zunanje izvajanje hrambe dokumentov. Zgodovinsko, mnoga podjetja vzdrževala velike fizične datoteke v svojih pisarnah – in, čeprav je del teh arhivov bil digitaliziran ali zunanje pooblaščen po pandemiji, veliko organizacij še ohranja to fizično arhivo. Iskanje po teh storitvah ostaja visoko
Podjetja specializirana v upravljanju dokumentov ponujajo robustne storitve skeniranja, shranjevanje in upravljanje dokumentov, zagotavljajoče varnost, dostopnost in skladnost z lokalnimi in mednarodnimi regulativami. Poleg osvoboditve fizičnega prostora v pisarnah, zunanje izvajanje hrambe dokumentov zagotavlja vrsto dodatnih koristi, kot zmanjšanje stroškov z vzdrževanjem arhivov, povečanje učinkovitosti pri dostopu in izmenjavi informacij, in ublažitev tveganj povezanih z izgubo ali poškodbo fizičnih dokumentov
Dejansko, digitalna transformacija je bila eden največjih zaveznikov v optimizaciji prostorov in v zmanjšanju operativnih stroškov. Z vedno bolj naprednimi tehnologijami, skeniranje dokumentov ne le olajša dostopanje in izmenjavo informacij, kako tudi poveča varnost podatkov, minimiziranje tveganja izgub zaradi naravnih nesreč, požari ali kraje. Uvedba elektronskih sistemov upravljanja dokumentov (GED) omogoča, da podjetja centralizirajo svoje informacije na varnih platformah in dostopnih oddaljeno, spodbujanjem bolj agilnega in sodelovalnega delovnega okolja
Te številke so zlasti pomembne ko upoštevamo finančni učinek povečanja najemnine. Pri osvoboditvi prostora prej namenjenega za fizične arhive, podjetja lahko zmanjšajo potrebo po večjih območjih, izberejo za bolj kompaktne pisarne in, posledično, bolj ekonomični
Koristi zunanjega izvajanja
Poleg neposrednih finančnih koristi, zunanje naročanje hrambe dokumentov prispeva k izboljšanju notranjih procesov. Storitvena storitev lahko vključuje tudi digitalizacijo zbirke, dopuščajoč, da vsi dokumenti ostanejo organizirani in dostopni preko sistemov v oblaku, z potrebno varnostjo
Druga pomembna točka, ki jo je treba upoštevati je regulativna skladnost. Številna podjetja soočajo izzive pri ohranjanju se v skladu z regulativami shranjevanja in zaščite podatkov, še posebej z vstopom v veljavo Generalnega zakona o varstvu podatkov (LGPD) v Braziliji. Dobavitelj je pripravljen za zagotovitev, da vse pravne zahteve bodo izpolnjene, zmanjševanje tveganja za kazni in škodo ugledu. Izdelava hrambe dokumentov ima boljšo stroškovno koristnost in prinese več operativne prednosti kot povečanje fizičnega prostora
Na kratko, zunanje izvajanje hrambe dokumentov kombinirano z digitalizacijo predstavlja strateško rešitev za podjetja, ki iščejo optimizirati prostor, zmanjšati stroške in povečati operativno učinkovitost. Poleg spodbujanja bolj organiziranega in sodelovalnega delovnega okolja, te prakse bistveno prispevajo k regulativni skladnosti in varnosti informacij, pripravljanjem organizacij na izzive vse bolj konkurenčnega in digitalnega trga
