V obsegu, v katerem digitalna transformacija napreduje, integracija umetne inteligence (AI) in avtomacije postanejo bistvena za upravljanje dokumentov. Te tehnologije ne samo obljubljajo revolucijo načina, kako organizacije ravnajo z informacijami in procesi, ampak tudi ponujajo vrsto koristi, ki segajo od izboljšanja natančnosti in učinkovitosti do pridobivanja dragocenih vpogledov za sprejemanje odločitev. Algoritmi napredne AI, na primer, so sposobni prepoznati vzorce in anomalije v dokumentih, optimizirajo procese revizije in compliance
Z optimističnimi napovedmi od analitikov trga, pričakuje se da, do 2027, 75% velikih podjetij po vsem svetu, vključno z Brazilijo, sprejmejo AI za izboljšanje upravljanja dokumentov in informacij. V tem prizorišču hitrega tehnološkega razvoja, varnost informacij in regulativna skladnost prav tako dobivajo poudarek, z naraščajočimi investicijami v robustne rešitve za zaščito dokumentarnih sredstev proti kibernetskim grožnjam in zagotavljanje zasebnosti podatkov. Oglejte si katere so glavne trende ki naj prežemajo dokumentarno upravljanje leta 2025:
Umetna inteligenca: revolucija v upravljanju dokumentov
umetna inteligenca in strojno učenje sta vse bolj in bolj integrirana v sisteme upravljanja dokumentov. Te tehnologije omogočajo analizo velikih količin podatkov in ekstrakcijo dragocenih vpogledov ki podpirajo sprejemanje odločitev. Na primer, algoritmi AI so sposobni prepoznati vzorce in anomalije v dokumentih, izboljšan natančnost in učinkovitost procesov revizije in compliance
Tehnologije obdelave naravnega jezika morajo tudi omogočiti funkcije iskanja vse bolj intuitivne, pomaganje uporabnikom najti točen dokument ali informacijo, ki jih potrebujejo – zagotavljanjem trenutnega dostopa do najrelevantnejših podatkov
Študija Gartnerja napoveduje da, do 2027, 75% velikih velikosti podjetij po vsem svetu, vključno z Brazilijo, bodo uporabili AI za izboljšanje upravljanja dokumentov in informacij
Sistemi RPA bodo nadaljevali svojo širitev
Vzporedno, avtomatizacija robotičnih procesov (RPA) tudi pridobi poudarek. Orodja RPA se uporabljajo za avtomatizacijo ponavljajočih nalog povezanih z upravljanjem dokumentov, kot razvrstitev, arhiviranje in pridobivanje informacij
To osvobaja človeške vire za bolj strateške dejavnosti in z višjo dodano vrednostjo. Nedavna raziskava McKinsey & Company kaže, da lahko avtomatizacija poveča produktivnost z do 40% v brazilskih podjetjih, rezultirajoč v pomembni prihranek časa in virov
Osredotočenost na zasebnost in skladnost podatkov
Varnost informacij ostaja absolutna prioriteta. Z povečanjem digitalizacije, pojavijo se novi izzivi povezani z zaščito podatkov. Organizacije morajo zagotoviti, da so njihove informacije varne proti kibernetskim grožnjam in uhajanjem
V Braziliji, splošni zakon o varstvu podatkov (LGPD) nalaga stroge zahteve skladnosti, in podjetja so vlaganje močno v varnostne rešitve za zaščito svojih dokumentarnih sredstev. Tehnologije kot napredno šifriranje in večfaktorna autentifikacija so široko sprejete za zagotavljanje integritete in zaupnosti dokumentov
Integrirani delovni tokovi in digitalno podpisovanje
Vse bolj in bolj so sistemi za upravljanje dokumentov integrirani s sistemi delovnega toka in orodji digitalnega podpisa, optimizacija časa, dodatni sistemi in stroški fizičnega skladiščenja
Te tehnologije tudi omogočajo napredno analizo podatkov, ponujajo dragocene vpoglede ki lahko usmerjajo sprejemanje strateških odločitev. Z uporabo algoritmov strojnega učenja, podjetja lahko predvidijo trende, prepoznati vzorce in anomalije, in celo celo avtomatizirati generacijo podrobnih poročil o uspešnosti in tveganjih povezanih z upravljanjem dokumentov
To ne le izboljša operativno učinkovitost, ampak tudi omogoča proaktivni pristop pri ublaževanju tveganj in pri optimizaciji procesov, zagotavljanje, da podjetja so vedno en korak naprej na konkurenčnem trgu
Datoteke dostopne, z kjerkoli
Rešitve, ki temeljijo na oblaku so bistvenega pomena za katere dokumente, delovni tokovi in procesi lahko so dostopni od kjerkoli – in cloud rešitve ponujajo fleksibilnost, skalabilnost in varnost, omogoča, da podjetja skladiščijo in dostopajo svoje dokumente učinkovito. Raziskava IDC-ja kaže da 80% brazilskih podjetij že uporabljajo ali načrtujejo uporabljati rešitve v oblaku za upravljanje dokumentov in informacij v naslednjih letih
Edinstvene rešitve za vsako podjetje
Personalizacija storitev upravljanja dokumentov prav tako pridobi relevantnost. Rešitve morajo biti prilagodljive posebnim potrebam vsake organizacije, ob upoštevanju upoštevanja sektorja dejavnosti, velikost podjetja in posebnosti notranjih procesov
Orodja za upravljanje dokumentov po meri omogočajo večjo operativno učinkovitost in boljšo integracijo z drugimi korporativnimi sistemi, zagotavljanjem bolj intuitivne in učinkovite uporabniške izkušnje
Poleg tega, integracija med sistemi je, dejansko, eno od glavnih skrbi odločevalcev. Brazilska podjetja investirajo v platforme ki ponujajo integrirano dokumentno upravljanje, omogočajo komunikacijo med različnimi sistemi in oddelki. To odstrani silose informacij in izboljša notranjo sodelovanje, rezultirajoče v bolj agilne in natančne procese
Na kratko, glavna trenda upravljanja dokumentov v 2025 so zaznamovana s pospešeno digitalizacijo, avtomatizacija in umetna inteligenca. Nove rešitve odražajo potrebo organizacij, da se prilagodijo nenehno spreminjajočemu poslovnemu okolju. Več kot kdaj koli, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Brez učinkovitega managementa, podjetja nosijo tveganje, da potonejo v zmedenih postopkih, dragi in ki obremenjujejo operacijo, jemljejo prostor za rast in za inovacijo
