Ali poznate ali vsaj slišali o Eisenhowerjevi matrici? Tudi znana kot Matrika Nuja-Pomembna, je orodje za upravljanje s časom, ki ga je ustvaril 34. predsednik Združenih držav, Dwight Eisenhower (1890-1969), supremni poveljnik zavezniških sil v Evropi, med drugo svetovno vojno
Uporabljal jo je za sprejemanje odločitev in prioritetizacijo nalog na podlagi dveh glavnih meril: nujnosti in pomembnosti. Matrika deli naloge v štiri kvadrante, kar omogoča jasno vizualizacijo, kje usmeriti prizadevanja in kako bolj učinkovito organizirati čas
Veš nekaj? Sem prepričan sem, da potrebujete orodje te vrste, da vam pomaga organizirati se in narediti enako za vašo ekipo. Na podlagi izvirne matrice, naredil sem prilagoditev, ki jo lahko prenesemo v resničnost večine ljudi. Poimenovala sem jo "Kvadrat prioritet", glede lažje pritrditve imena
Najprej, razumeti: za optimizacijo upravljanja s časom in povečanje produktivnosti, poskrbite za tisto, kar resnično šteje, sredi številnih nalog vsakdanjega življenja. Ko se boste počutili, da izgubljate nadzor nad časom, vdihnite globoko in ocenite svoje dejavnosti jasno. Vprašajte se: ali je trenutna naloga ključna za dosego vaših ciljev? Ali je kaj, kar bi lahko delegirali ali odložili
V drugem trenutku, naštej vse naloge in aktivnosti, ki jih moraš opraviti. Razvrstite vsako glede na njuno nujnost in pomembnost. In postavite jih v ustrezne kvadrante matrice
Matrika pomaga razlikovati, kaj res zahteva takojšnjo pozornost in kaj se lahko načrtuje za prihodnost ali odpravi. Manj časa porabljenega za nepomembne dejavnosti in več osredotočenosti na naloge, ki resnično štejejo, prinaša manj stresa
"Kvadrat prioritet", ki tudi deli naloge na štiri kvadrante, je orodje, ki je močno za vsakogar, ki si prizadeva izboljšati svoje upravljanje s časom, sprejemanje bolj zavestnih in uravnoteženih odločitev o tem, kako porabiti svoj čas in energijo
Pri uporabi tega, opazite pozitivno spremembo v odnosu med časom in izpolnjevanjem vaših nalog
Pomembno in nujnomoraš to nalogo opraviti DANES, saj zato ima rok in je ključna za razvoj (tvojega in podjetja). Če NE bo izvedeno, to bo lahko povzročilo kakršno koli škodo za vas, nekdo ali organizacija. Primeri: poravnati račun ali poslati ponudbo v končnem roku
Pomembno (a vendar ne nujno)naloge, ki jih je treba razviti čim prej. Nimajo tako stroge roke (kot je rok za plačilo položnice ali pravno sredstvo). Ko bo bo izvedena, bo bo prineslo kakšno priložnost ali korist zate, nekdo ali podjetje. Primeri: dogovoriti sestanek s potencialnim strankam; izdelati video za promocijo svojega izdelka; izvesti videokonferenco s ponudnikom novega artikla
Nujno (ampak ne tako pomembno)naloge s rokom za DANES (če ne bodo opravljene zdaj, priložnost se izgubi, ampak niso tako prioritetne. Običajno, ne povzročajo velikih škod, če niso zaključene, lahko prinesejo kakšne koristi, če so izvedene. Primeri: sodelovati na usposabljanju ali na sestanku tehničnega odbora
Nujno in ni pomembno:so delo, ki so na tvojem seznamu, ampak lahko čakajo ali, kdo ve, tudi, da so delegirane ali odpravljene. Primeri: odgovarjanje na sporočila na družbenih omrežjih, izbrati model novega klimatskega aparata za pisarno ali izbrati obleko za zabavo konec tedna
Tudi po teh pojasnilih, izziv ostaja upreti se skušnjavi, da bi dali prednost nalogam iz kvadranta "D", kaj, kljub temu, da so preproste ali prijetne, odvračajo pozornost od najbolj bistvenih nalog
Kot strategija, uporabite kvadrant "D" kot nagrado: po zaključku skupine pomembnih nalog, dajte si odmor z lažjo aktivnostjo. Na ta način, ohranjujete produktivnost, medtem ko uživate v trenutkih čistega lenarjenja
Več kot le tehnična spretnost, upravljanje časom zahteva tudi disciplino, načrtovanje in mentaliteta usmerjena k učinkovitosti in vodstvu. Lahko verjameš
