V zadnjih letih, razprave o digitalni transformaciji so zavzele osrednje mesto v praktično vseh sektorjih, od malih obiteljskih poduzeća do velikih multinacionalnih korporacija. Govorimo o avtomatizaciji, v umetni inteligenci, v sprejemanju oblačnih platform in v disruptivnih poslovnih modelih, ki dajejo prednost uporabi podatkov
Vendar, ko gledamo bliže, opazimo, da so mnoge od teh pobud, čeprav pomembni, končajo z implementacijo na razdelan način, to je, vsak oddelek poskuša reševati svoje lastne zahteve na izoliran način. To vprašanje postavlja temeljno vprašanje: ali lahko menimo, da smo že dosegli dobo, v kateri so vsi poslovni procesi dejansko digitalizirani
Za boljše razumevanje trenutnega scenarija, potrebno je razlikovati pravu digitalnu transformaciju od digitalizacije procesa od početka do kraja. Prva je povezana s usvajanjem tehnologij, ki, na nek način, modernizirajo organizacijo in prinašajo pomembne izboljšave, kako avtomatizacija trženja ali uporaba orodij za analizo podatkov. Druga, po svoji strani, zahteva sistemski pogled, zmožan povezati delovne tokove med različnimi sektorji in ustvariti kohezno in 100% digitalno verigo procesov
Velika vprašanje tukaj je, da, velikokrat, digitalna preobrazba se sama po sebi obravnava kot velika dežnik, ampak, če ne bo prizadevanja za integracijo teh rešitev, rezultat je lahko le zbirka "digitalnih silosov", kjer vsak oddelek deluje z izoliranimi orodji, brez kakršnegakoli stalnega komuniciranja z ostalim delom podjetja. Na ta način, digitalizacija procesov – razumljena kot sposobnost nadomestitve ročnih tokov, papirji, predelave in vrzeli informacij zaradi varnih in zanesljivih digitalnih rutin – še vedno je daleč od tega, da bi bila resničnost za mnoge organizacije
Digitalna preobrazba v silosih
Obstajajo mnenja, da je digitalna transformacija v silosih le začetna faza. To je rečeno, je normalno, da oddelki, kot so prodaja, marketing ali TI naj bosta prva sprejmejo napredne rešitve, ker je povpraševanje po tehnologiji v teh sektorjih običajno bolj nujno. Vendar, problem nastane, ko te pobude ne komunicirajo in ne sledijo strateškemu načrtu rasti. Je kot imeti motor najnovejše generacije v avtu, katerih pnevmatike so obrabljene: najmodernejši del ne zagotavlja, da bo celotno vozilo delovalo dobro, saj so kritični sestavni deli, ki niso prejeli ustrezne pozornosti
Je zelo pogosto, na primer, vidimo podjetja, ki močno vlagajo v platforme CRM za izboljšanje odnosov s strankami in, hkrati, ohranjati plačilne procese, fakturiranje ali celo človeške vire na ročni in nepovezan način. Te razlike povzročajo ozka grla, ki, na koncu dneva, lahko onemogočijo učinkovitost tega orodja CRM, zakaj podatki na koncu niso sinhronizirani s finančnim ali operativnim področjem. Tako, organizacija ne more imeti enotne slike o stranki ali procesih, in uporaba podatkov za sprejemanje odločitev je ovirana
Digitalizacija procesov in integracija: zakaj je to pomembno
Predstavljajte si podjetje, ki še vedno obravnava nešteto dokumentov na papirju, zahteva, da vsak dokument ročno podpiše več instanc, po digitalizaciji in arhiviranju v različnih sistemih. Zdaj, kontrastiraj to resničnost z drugo, v katerih dokumenti že nastajajo digitalno in prehajajo skozi avtomatiziran postopek odobritve, samodejno obveščanje odgovornim na vsaki stopnji, shranjevanje prejšnjih različic in omogočanje elektronskih podpisov z zakonsko veljavnostjo. V tem drugem scenariju, ne le čas obdelave se drastično skrajša, ampak tudi pridobimo na varnosti, sledljivost in skladnost s predpisi
Velika prednost digitalizacije procesov od začetka do konca ni le v zmanjšanju operativnih stroškov – čeprav je to pomemben dejavnik –, ampak v ustvarjanju integriranega ekosistema, ki omogoča hitrejše in na zanesljivih podatkih temelječe odločanje. Če vsak oddelek uporablja izolirana orodja, postane veliko težje zbrati informacije za ustvarjanje vpogledov o uspešnosti podjetja kot celote. Ko so postopki poenoteni, podatki se lahko zbirajo, obravnani in analizirani v realnem času, odpiranje prostora za napovedne analize, ki pomagajo predvideti težave in identificirati priložnosti
Druga velika prednost je zmanjšanje tveganj, še posebej v scenariju, kjer sta varnost informacij in zasebnost podatkov vse bolj regulirani z zakonodajo, kot sta LGPD v Braziliji in GDPR v Evropi. Ko je postopek digitaliziran, lažje je uvesti politike šifriranja, samodejno varovanje in nadzor dostopa. To znatno zmanjša verjetnost uhajanja, izguba dokumentov in goljufije. Poleg tega, pravna skladnost postane lažje dokazati pred nadzornimi organi, ker so vse interakcije ostanejo zabeležene in preverljive
Ne smemo pozabiti na vpliv na izkušnjo strank, tako interno kot eksterno. Končni kupci ponavadi cenijo podjetja, ki nudijo hitre in učinkovite interakcije, brez zahtev, da izpolnijo papirnate obrazce ali da opravljajo neskončne klice za reševanje odprtih zadev. Po drugi strani, zaposleni prav tako koristijo lažje delovne tokove, ki odpravijo ponovno delo in rokovanje s fizičnimi dokumenti. To izboljša notranje zadovoljstvo, produktivnost in celo zadrževanje talentov, saj profesionalci, ki delajo s posodobljenimi tehnologijami, imajo občutek, da so del inovativne organizacije
Pot do učinkovite digitalizacije in prihodnje perspektive
Enač način za obravnavo te situacije je razumeti, da mora biti digitalizacija procesov celovit korporativni projekt, ki vključuje vse voditelje in, ideálně, imeti neposredno podporo C-nivo (kot so izvršni direktorji, CFO-ji in CIO-ji
To zagotavlja, da prehod z analoga na digitalno ni voden le po volji enega ali drugega oddelka, ampak kot strateška vrednost, ki prežema celo organizacijo. Na enak način, ta podpora od zgoraj navzdol pomaga premagati morebitne odpore in dosledneje prioritetizirati naložbe, kar veliko olajša sprejemanje novih platform in metodologij
Ko je proces digitalizacije del strategije poslovanja, je čas, da se načrt uresniči. Prvi korak ka učinkovitoj digitalizaciji je mapiranje cijelog lanca procesa, identifikacija ozkih grla, redundance in priložnosti za avtomatizacijo. To zahteva delo svetovanja ali notranjih ekip, ki globoko poznajo vsako fazo poslovanja. Brez te diagnoze, obstaja tveganje, da se investirajo v orodja, ki ne komunicirajo z resničnimi potrebami organizacije. Nato, je ključno prioritizirati procese koji donose veću vrijednost ili koji imaju veći utjecaj na zadovoljstvo kupaca. Ta prioritizacija pomaga prikazati hitrejše rezultate, ustvarjanje kulture zaupanja in angažiranosti okoli digitalizacije
Drug pomemben vidik je izbira skalabilnih tehnologij. Izbira rešitev, ki ponujajo integracijo prek API-jev, na primer, omogoča podjetjem, da dodajajo nove module in funkcionalnosti, ko povpraševanje raste. Na ta način, izogibamo se problemu ustvarjanja novih "digitalnih otokov" ki, še enkrat, ne pogovarjajo med seboj. Poleg tega, potrebno je pozorno pogledati arhitekturu podataka, zagotovitev, da obstajajo standardi za shranjevanje in upravljanje informacij. Brez teh skrbi, podjetje lahko konča z ogromnim volumnom podatkov, ki ne prinašajo nobene inteligence v posel
Kulturna sprememba prav tako ne more biti spregledana. Učinkovita digitalizacija zahteva, da vodje in zaposleni razumejo koristi te transformacije, opustite se miselnosti "vedno smo tako delali" in bodite pripravljeni nenehno se učiti. Investirati v programe usposabljanja, delavnice in interna komunikacija sta ključni za premagovanje ovir in spodbujanje sprejemanja. Poleg tega, priporočljivo je, da se nenehno spremljajo metrike, ki prikazujejo vrednost sprememb, kako zmanjšanje časa v določenih procesih, ekonomija virov in povečanje zadovoljstva strank. Ti indikatorji zagotavljajo konkretne dokaze, da sprejeta pot daje smisel
Glede prihodnjih perspektiv, vredno je upoštevati, da je digitalizacija procesov le osnova za še bolj prelomne inovacije. Ker podjetje deluje s popolnoma digitalnimi tokovi, lahko raziskujete rešitve umetne inteligence, robotizacija procesov (RPA) in napovedna analiza. S pomočjo umetne inteligence, na primer, možno je avtomatizirati kompleksne naloge in celo ustvariti sisteme, ki so sposobni sprejemati odločitve na podlagi algoritmov strojnega učenja. RPA, po svoji strani, lahko obvladuje velike količine ponavljajočih se nalog, sproščanje sodelavcev za bolj strateške naloge. Analiza napovedovanja omogoča predvidevanje trendov in vedenja, omogočanje, da podjetje postane proaktivno namesto reaktivno
Popolna digitalizacija procesov prav tako odpira pot novim poslovnim modelom. Podjetja, ki so prej odvisna od ročnih procesov za interakcijo s strankami in dobavitelji, lahko, pri digitalizaciji, ustvariti povsem nove izdelke in storitve, usmerjeni na digitalne izkušnje. To ustvarja konkurenčne prednosti in lahko celo omogoči vstop na globalne trge, še posebej, ko je tehnološka infrastruktura pripravljena za širitev in zadostitev potrebam različnih regij. Na primer, elektronska trgovina je eksplodirala v zadnjih letih prav zato, ker so se vrednostne verige v veliki meri digitalizirale, gre za veliko več kot le ustvarjanje spletne strani za prodajo: vključuje integracije s sistemi logistike, plačilo, analiza podatkov, avtomatizirano trženje in podpora strankam
V jedrnato, ali smo že dosegli to fazo digitalizacije procesov?"še vedno je "odvisno"". Obstajajo podjetja, ki so že naredila pomembne skoke in se lahko pohvalijo, da imajo skoraj povsem integrirano verigo. Druge še vedno plazijo, ujete v fragmentirane rutine in oddelčne silose. Skupni faktor, vendar, je zavest, da trg ne bo čakal na tiste, ki zamujajo. Konkurenca, učinkovitost in celo trajnost podjetja sta tesno povezana z zmožnostjo celovitega in integriranega digitaliziranja procesov. Tako, več kot le trend, digitalizacija preneha biti izbira in postane obveznost za tiste, ki želijo napredovati v svetu, ki ga vse bolj zaznamujeta inovacija in hitrost sprememb
