В последние годы, обсуждения о цифровой трансформации заняли важное место практически во всех секторах, от малых семейных предприятий до крупных многонациональных корпораций. Говорят об автоматизации, в искусственном интеллекте, в принятии облачных платформ и в разрушительных бизнес-моделях, которые придают приоритет использованию данных
Тем не менее, когда мы смотрим поближе, мы заметили, что многие из этих инициатив, хотя важные, в конечном итоге внедряются в виде компартментализированных систем, то есть, каждый отдел пытается решать свои собственные задачи изолированно. Это поднимает фундаментальный вопрос: можем ли мы считать, что мы уже достигли эпохи, когда все корпоративные процессы эффективно цифровизированы
Чтобы лучше понять текущую ситуацию, необходимо различать собственно цифровую трансформацию и цифровизацию процессов от начала до конца. Первая связана с принятием технологий, которые, в определённом смысле, модернизируют организацию и приносят значительные улучшения, как автоматизация маркетинга или использование инструментов для анализа данных. Вторник, в свою очередь, требует системного подхода, способен объединять рабочие процессы между различными секторами и создавать целостную цепочку процессов, полностью цифровую
Большой вопрос здесь в том, что, много раз, цифровая трансформация сама по себе рассматривается как большой зонт, но, если не будет усилий для интеграции этих решений, результат может быть лишь коллекцией "цифровых силосов", где каждый отдел работает с изолированными инструментами, без какой-либо постоянной связи с остальной компанией. Таким образом, цифровизация процессов – понятая как способность заменять ручные потоки, бумаги, переработки и пробелы в информации из-за безопасных и надежных цифровых рутин – это все еще далеко от реальности для многих организаций
Цифровая трансформация в силосах
Некоторые утверждают, что цифровая трансформация в силосах является лишь начальным этапом. То есть, нормально, что такие отделы, как продажи, маркетинг или ИТ должны быть первыми, кто примет передовые решения, поскольку спрос на технологии в этих секторах обычно более срочный. Тем не менее, проблема возникает, когда эти инициативы не взаимодействуют и не следуют стратегическому плану роста. Это как иметь двигатель последнего поколения в машине, у которой шины лысые: самая современная часть не гарантирует, что весь автомобиль будет хорошо работать, поскольку есть критически важные компоненты, которые не получили должного внимания
Это очень распространено, например, видим, как компании активно инвестируют в платформы CRM для улучшения отношений с клиентами и, в то же время, поддерживать процессы оплаты, выручка или даже человеческие ресурсы вручную и разрозненно. Эти несоответствия создают узкие места, которые, в конце дня, могут сделать неэффективным использование этого инструмента CRM, потому что данные в конечном итоге не синхронизируются с финансовой или операционной областью. Таким образом, организация не может иметь единого взгляда на клиента или процессы, и использование данных для принятия решений оказывается под угрозой
Цифровизация процессов и интеграция: почему это важно
Представьте себе компанию, которая все еще работает с бесконечным количеством бумажных документов, требуя, чтобы каждый из них был подписан вручную несколькими инстанциями, после цифровки и архивирования в разных системах. Теперь, сопоставь эту реальность с другой, в которых документы изначально создаются в цифровом формате и проходят через автоматизированный процесс утверждения, автоматически уведомляя ответственных на каждом этапе, хранение предыдущих версий и возможность электронных подписей с юридической силой. В этом втором сценарии, не только время обработки сокращается резко, но также выигрываешь в безопасности, прослеживаемость и соблюдение нормативных требований
Большое преимущество цифровизации процессов от начала до конца заключается не только в снижении операционных затрат – хотя это и является важным фактором –, а в создании интегрированной экосистемы, которая позволяет принимать более быстрые решения на основе надежных данных. Если каждый отдел использует изолированные инструменты, становится гораздо сложнее собирать информацию для получения инсайтов о производительности бизнеса в целом. Когда процессы объединены, данные могут быть собраны, договоры и анализируются в реальном времени, открывая пространство для предсказательных анализов, которые помогают предвидеть проблемы и выявлять возможности
Еще одно большое преимущество - это снижение рисков, особенно в условиях, когда безопасность информации и конфиденциальность данных все больше регулируются законодательством, таким как LGPD в Бразилии и GDPR в Европе. Когда процесс цифровизируется, легче реализовать политику шифрования, автоматическое резервное копирование и контроль доступа. Это значительно снижает вероятность утечек, потеря документов и мошенничество. Кроме того, соблюдение законодательства становится проще для демонстрации перед контрольными органами, так как все взаимодействия фиксируются и подлежат аудиту
Мы не можем забывать о влиянии на опыт клиента, как внутренний, так и внешний. Конечные клиенты, как правило, ценят компании, которые предлагают быстрые и эффективные взаимодействия, не требуя от них заполнять бумажные формы или делать бесконечные звонки для решения вопросов. С другой стороны, сотрудники также получают выгоду от более легких рабочих процессов, которые устраняют повторные работы и обработку физических документов. Это улучшает внутреннее удовлетворение, продуктивность и даже удержание талантов, поскольку профессионалы, работающие с современными технологиями, ощущают себя частью инновационной организации
Пути к эффективной цифровизации и будущие перспективы
Один из способов взглянуть на эту ситуацию - понять, что цифровизация процессов должна быть корпоративным проектом всеобъемлющего характера, которое охватывает все лидерства и, идеально, имейте прямую поддержку уровня C (таких как генеральные директора), CFO и CIO
Это гарантирует, что миграция с аналогового на цифровой будет осуществляться не только по воле одного или другого отдела, а как стратегическая ценность, пронизывающая всю организацию. Таким же образом, эта поддержка сверху вниз помогает преодолевать возможные сопротивления и приоритизировать инвестиции более последовательно, что значительно облегчает принятие новых платформ и методологий
Как только процесс цифровизации станет частью бизнес-стратегии, пора воплотить план в жизнь. Первый шаг к эффективной цифровизации — это картирование всей цепочки процессов, идентификация узких мест, избыточности и возможности автоматизации. Это требует работы консультантов или внутренних команд, которые глубоко понимают каждый этап бизнеса. Без этого диагноза, существует риск инвестирования в инструменты, которые не соответствуют реальным потребностям организации. Затем, важно приоритизировать процессы, которые приносят больше ценности или имеют наибольшее влияние на удовлетворенность клиента. Это приоритизация помогает продемонстрировать более быстрые результаты, создание культуры доверия и вовлеченности вокруг цифровизации
Еще один важный аспект — выбор масштабируемых технологий. Выбирать решения, которые предлагают интеграцию через API, например, позволяет компаниям добавлять новые модули и функции по мере роста спроса. Таким образом, избегается проблема создания новых "цифровых островов", которые, еще раз, не разговаривают друг с другом. Кроме того, необходимо внимательно рассмотреть архитектуру данных, обеспечивая наличие стандартов для хранения и управления информацией. Без этих мер, компания может столкнуться с огромным объемом данных, которые не приносят никакой пользы бизнесу
Культурные изменения также не могут быть оставлены без внимания. Эффективная цифровизация требует, чтобы руководители и сотрудники понимали преимущества этой трансформации, откажитесь от мышления "мы всегда так делали" и будьте готовы постоянно учиться. Инвестировать в программы обучения, мастерские и внутренняя коммуникация необходимы для преодоления барьеров и содействия принятию. Кроме того, рекомендуется постоянное отслеживание метрик, которые демонстрируют ценность изменений, как сокращение времени в определенных процессах, экономия ресурсов и повышение удовлетворенности клиентов. Эти показатели предоставляют конкретные доказательства того, что выбранный путь имеет смысл
Что касается будущих перспектив, важно учитывать, что цифровизация процессов является лишь основой для еще более трансформирующих инноваций. Поскольку компания имеет полностью цифровые потоки, можете исследовать решения искусственного интеллекта, роботизированная автоматизация процессов (RPA) и предсказательная аналитика. С ИИ, например, возможно автоматизировать сложные задачи и даже создавать системы, способные принимать решения на основе алгоритмов машинного обучения. RPA, в свою очередь, может справляться с большими объемами повторяющихся задач, освобождая сотрудников для более стратегических функций. Анализ предсказаний позволяет предвидеть тенденции и поведение, позволяя компании быть проактивной, а не реактивной
Полная цифровизация процессов также открывает путь для новых бизнес-моделей. Компании, которые ранее зависели от ручных процессов для взаимодействия с клиентами и поставщиками, могут, при цифровке, создавать совершенно новые продукты и услуги, ориентированные на цифровые впечатления. Это создает конкурентные преимущества и может даже позволить выход на глобальные рынки, особенно когда технологическая инфраструктура готова к масштабированию и удовлетворению потребностей различных регионов. Например, электронная коммерция взорвалась в последние годы именно потому, что цепочки создания стоимости в значительной степени цифровизировались, идет далеко за пределы простого создания сайта для продаж: включает интеграции с логистическими системами, оплата, анализ данных, автоматизированный маркетинг и поддержка клиентов
В кратце, ответ на вопрос "достигли ли мы уже этой стадии цифровизации процессов"?"всё ещё "зависит"". Существуют компании, которые уже сделали значительные шаги и могут гордиться тем, что у них практически вся цепочка интегрирована. Другие все еще ползут, попавшие в фрагментированные рутины и департаментские силосы. Общий фактор, однако, это осознание того, что рынок не будет ждать тех, кто опаздывает. Конкурентоспособность, эффективность и даже устойчивость бизнеса идут рука об руку с возможностью комплексной и интегрированной цифровизации процессов. Таким образом, больше чем тенденция, цифровизация перестает быть выбором и становится обязательством для тех, кто хочет процветать в мире, все больше отмеченном инновациями и скоростью изменений
