În contextul actual, transformarea digitală redefinește dinamica corporativă, iar sectorul Resurselor Umane (RH) joacă un rol crucial în modernizarea companiilor. În acest segment, gestionarea documentelor, înainte marcată de teancuri de hârtii și procese manuale, acum acumulează agilitate, securitate și eficiență. Pentru asta, a conta cu uneltele tehnologice este o necesitate.
Ce este gestionarea documentelor în resurse umane?
Area de resurse umane trebuie să se ocupe de o cantitate uriașă de documente – contracte, fluturașe de plată, evaluări de performanță, politici interne și mult mai mult. Gestionarea eficientă a acestor fișiere, adică, controlul livrării, întoarcere, semnătură, verificare, printre altele nu este doar o chestiune de organizare este un factor critic pentru succesul afacerii.
Conformă cuCEOda Digital Helper + Abonează-te bine, Carlos Henrique Mencaci, tehnologia este indispensabilă în acest scenariu. Cine are grijă de oameni, ai în mâinile tale date de o importanță deosebită. Manipularea fizică a acestor informații, sau în afara platformelor ideale, tinde să transforme zona în improductivă, fără strategie și siguranță, deoarece o mare parte a forței se duce în organizarea hârtiilor, explică.
Ce tehnologii fac gestionarea documentelor inteligentă? Cunoașteți cinci instrumente destinate resurselor umane!
Cercetarea realizată de Think Work Lab a relevat cum resursele umane încă suferă din cauza birocrației și a lipsei de automatizare. Conform datelor, brazilienii cheltuiesc, în medie, 16,9 ore săptămânale, sau 38% din timpul tău de muncă, cu sarcini birocratice. Pentru aproximativ 22% dintre profesioniștii intervievați, activitățile erau monotone și repetitive, aspecte considerate demotivante. Încă, marea majoritate (40%) nu a realizat nicio mișcare practică pentru a face gestionarea resurselor umane mai tehnologică și mai puțin manuală. În acest sens, Menționează lista cinci unelte utile pentru a începe această actualizare în sisteme
1. Sisteme de Gestionare a Documentelor (DMS – Sisteme de gestionare a documentelor
Un DMS permite crearea, a stoca, a organiza și a partaja fișiere într-un mod centralizat și sigur prin Internet. Cu resurse precum indexare și căutare rapidă, RH-ul poate accesa orice date în câteva secunde, eliminând pierderea de timp cu căutările manuale. Platformele precum Digital Helper + Assine Bem oferă această atmosferă, cu integrarea cu alte instrumente, facilitând automatizarea fluxurilor de activități, spune-lCEO.
2. Semnătură electronică
Semnarea documentelor este o etapă critică în resursele umane, fie pentru contracte, admitere, demisii sau acorduri. Instrumente de semnătură electronică, garante valabilitatea juridică, agilitate și protecție. Cu ele, este posibil să trimiteți, validarea și păstrarea documentelor fără a fi necesară imprimarea sau deplasarea
3. Stocare în Cloud
Stocarea în cloud este esențială pentru a garanta accesibilitatea și securitatea scrierilor în mediuonline. Acest mecanism permite deschiderea informațiilor din orice loc, oricând. În plus, criptarea datelor șibackup-uriautomatele asigură securitatea informațiilor
4. Platforme de colaborare și partajare
Instrumente pentru a desfășura întâlniri la distanță, planificarea sarcinilor și urmărirea dezvoltării acestora facilitează colaborarea între echipe și partajarea sigură a materialelor. Cu ele, RH poate creafluxuri de lucrueficiente, aprobat documentațiile în timp real și a menține toatepărțile interesatealiniate
5. Inteligență artificială integrată
Sisteme cu inteligență artificială (IA) nativă, adică, elaborate pentru sinesite, sunt fundamentale pentru a optimiza serviciul efectuat acolo. „În Digital Helper + Abonează-te bine, IA este legată de procesul de semnătură digitală. Cu ele, oamenii pot adresa întrebări punctuale despre conținutul pe care îl vor semna. Aceasta reduce necesitatea de a apela la un specialist pentru a clarifica nelămuriri sau viitoare erori, explică oCEO.
În cele din urmă, pentru Mencaci, gestionarea inteligentă nu este doar o aspect de tehnologie, mai mult de supraviețuire pe piața actuală. Companiile care adoptă aceste configurații câștigă în productivitate, securitate și competitivitate, în timp ce reduc costurile și riscurile, finalizează
