Chiriile comerciale din Brazilia au avut cea mai mare creștere din ultimul deceniu în 2024 – cu întoarcerea companiilor la modul de lucru fizic, sectorul imobiliar se recuperează după anii de pandemie. Dacă este bun pe de o parte, pe altă parte, chirii comerciale trebuie să facă față unei creșteri de 8% a chiriilor, ceea ce depășește inflația oficială de anul trecut, ce a fost de 4,83%, conform informațiile indexului FipeZAP, care monitorizează costul spațiilor comerciale de până la 200m2 în 11 mari orașe
Cererea bruscă pentru spații comerciale mai mari sau mai bine situate a exercitat presiune asupra prețurilor imobilelor, creând un ciclu de creștere care nu ar trebui să se stabilizeze prea curând. În plus, căutarea de imobile care să răspundă noilor cerințe de siguranță și bunăstare a angajaților, cum arii de circulație mai ample, sisteme de ventilație îmbunătățite și facilități de acces, a contribuit la lipsa de oferte și, consecvent, pentru creșterea prețurilor
Punctul este că, în anii următori pandemiei, mai multe companii și-au redus drastic spațiul fizic. Întoarcerea la operațiunile fizice înseamnă că companiile vor trebui să realoceze persoanele fără a redimensiona semnificativ spațiul, deoarece o o renegocierea prețului chiriei în acest moment poate duce la o creștere semnificativă. Ieșirea din acest impas depinde de optimizarea spațiului existent, ceea ce poate însemna de la o schimbare a layout-ului intern până la realocarea documentelor fizice
Soluții pentru lipsa de spațiu
Conform AIIM – Asociația pentru Managementul Informațiilor și Imaginilor, între 10% și 30% din spațiul unui birou poate fi ocupat de stocarea documentelor fizice
În acest context, am observat că multe companii adoptă ca alternativă externalizarea păstrării documentelor. Istoric, multe companii păstrau arhive fizice mari în birourile lor – e, deși o parte din aceste fișiere a fost digitalizată sau externalizată după pandemie, multe organizații încă păstrează acest dosar fizic. Căutarea acestor servicii rămâne ridicată
Companii specializate în gestionarea documentelor oferă servicii robuste de digitalizare, stocarea și gestionarea documentelor, garantând securitate, accesibilitate și conformitate cu reglementările locale și internaționale. În afară de a elibera spațiu fizic în birouri, externalizarea păstrării documentelor oferă o serie de beneficii suplimentare, cum a reducerea costurilor cu întreținerea fișierelor, creșterea eficienței în accesul și partajarea informațiilor, și mitigarea riscurilor legate de pierderi sau daune ale documentelor fizice
De fapt, transformarea digitală a fost unul dintre cei mai mari aliați în optimizarea spațiilor și în reducerea costurilor operaționale. Cu tehnologii din ce în ce mai avansate, digitalizarea documentelor nu doar facilitează accesul și partajarea informațiilor, cum ar crește și securitatea datelor, minimizarea riscului de pierderi cauzate de dezastre naturale, incendii sau furturi. Implementarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor (GED) permite companiilor să își centralizeze informațiile în platforme sigure și accesibile de la distanță, promovând un mediu de lucru mai agil și colaborativ
Aceste numere sunt deosebit de relevante atunci când luăm în considerare impactul financiar al creșterii chiriilor. Prin liberarea spațiului anterior destinat fișierelor fizice, companiile pot reduce necesitatea de spații mai mari, optând pentru birouri mai compacte și, consecvent, mai puțin costisitoare
Beneficiile externalizării
Pe lângă beneficiile financiare directe, externalizarea păstrării documentelor contribuie la îmbunătățirea proceselor interne. Serviciul de păstrare poate include și digitalizarea fondului, permițând ca toate documentele să fie organizate și accesibile prin sisteme în cloud, cu siguranța necesară
Un alt punct important de luat în considerare este conformitatea normativă. Multe companii se confruntă cu provocări pentru a se conforma reglementărilor privind stocarea și protecția datelor, în special odată cu intrarea în vigoare a Legii Generale privind Protecția Datelor (LGPD) în Brazilia. Un furnizor este pregătit să garanteze că toate cerințele legale sunt respectate, reducerea riscului de penalități și daune aduse reputației. Externalizarea păstrării documentelor are un raport cost-beneficiu mai bun și aduce mai multe avantaje operaționale decât creșterea spațiului fizic
În rezumat, externalizarea păstrării documentelor, alături de digitalizare, reprezintă o soluție strategică pentru companiile care caută să optimizeze spațiul, reducerea costurilor și creșterea eficienței operaționale. În plus față de promovarea unui mediu de lucru mai organizat și colaborativ, aceste practici contribuie semnificativ la conformitatea reglementărilor și la securitatea informațiilor, pregătind organizațiile pentru provocările unei piețe din ce în ce mai competitive și digitale
