În măsura în care transformarea digitală avansează, integrarea inteligenţei artificiale (AI) şi a automatizării devină esenţiale pentru managementul document. Aceste tehnologii nu numai promit să revoluționeze modul în care organizațiile gestionează cu informații și procese, dar oferă, de asemenea, o gamă de beneficii care variază de la îmbunătățirea precizității și eficienței până la obținerea de informații valoroase pentru luarea deciziilor. Algoritmi avansați de AI, de exemplu, sunt capabili să identifice modele și anomalii în documente, optimizând procese de audit și compliance
Cu previziuni optimiste de analisti de piata, se aşteaptă ca, până în 2027, 75% din marile companii în întreaga lume, inclusiv Brazilia, adoptă AI pentru a ameliora gestionarea de documente și informații. În acest scenariu de rapid evoluţie tehnologică, securitatea informaţiei şi conformitatea reglementară primesc, de asemenea, importanţă, cu investiții crescânde în soluții robuste pentru a proteja activele documentare împotriva amenințărilor cibernetice și asigura confidențialitatea datelor. Vezi care sunt principalele tendințe care trebuie să permeeze managementul document în 2025:
Inteligența Artificială: revoluție în gestionarea documentelor
Inteligența artificială și învățarea mașinii sunt din ce în ce mai integrate în sistemele de management document. Aceste tehnologii permit analiza marilor volume de date și extragerea de perspective valoroase care susțin luarea deciziilor. De exemplu, algoritmi de AI sunt capabili să identifice modele și anomalii în documente, îmbunătățind acuratețea și eficiența proceselor de audit și compliance
Tehnologii de procesare a limbajului natural trebuie, de asemenea, să permită funcții de căutare din ce în ce mai intuitive, ajutând utilizatorii să găsească documentul exact sau informația de care au nevoie – oferind acces instantaneu la datele cele mai relevante
Un studiu de la Gartner prognozează că, până în 2027, 75% din companiile de mari dimensiuni în întreaga lume, inclusiv Brazilia, vor folosi AI pentru a îmbunătăți gestionarea de documente și informații
Sistemele RPA își vor continua expansiunea
În paralel, automatizarea robotică a proceselor (RPA) devine, de asemenea, proeminentă. Instrumentele de RPA sunt folosite pentru a automatiza sarcini repetitive legate de gestionarea documentelor, ca clasificarea, arhivarea şi recuperarea de informaţii
Acest lucru eliberează resurse umane pentru activități mai strategice și cu mai mare valoare adăugată. Cercetare recentă a McKinsey & Company arată că automatizarea poate crește productivitatea cu până 40% în companiile braziliene, rezultând într o economisire semnificativă de timp și resurse
Focalizare pe confidențialitate și conformitatea datelor
Securitatea informaţiei rămâne o prioritate absolută. Cu creşterea digitalizării, apar noi provocări legate de protecția datelor. Organizațiile trebuie să asigure că informațiile lor sunt sigure împotriva amenințărilor cibernetice și scurgerilor
În Brazilia, Legea Generală de Protecție a Datelor (LGPD) impune stricte cerințe de conformitate, și companiile sunt investind puternic în soluții de securitate pentru a proteja activele lor documentare. Tehnologii precum criptografia avansată și autentificarea multifactor sunt larg adoptate pentru a asigura integritatea și confidențialitatea documentelor
Fluxuri de lucru și semnătură digitală integrate
Din ce în ce mai sistemele de management document sunt integrate cu sisteme de flux de muncă și instrumente de semnătură digitală, optimizând timpul, sisteme suplimentare și costuri de stocare fizică
Aceste tehnologii permit, de asemenea, analiza avansată a datelor, oferind perspective valoroase care pot orienta luarea de decizii strategice. Cu utilizarea de algoritmi de machine learning, companiile pot anticipa tendinţe, identifica patternuri și anomalii, şi chiar şi automatiza generarea de rapoarte detaliate despre performanţa şi riscurile asociate managementului document
Acest lucru nu numai ameliorează eficienţa operaţională, dar permite, de asemenea, o abordare proactivă în mitigarea riscurilor și în optimizarea de procese, asigurând că întreprinderile sunt mereu un pas în faţă într o piaţă competitivă
Datele accesibile, de oriunde
Soluţii bazate pe cloud sunt esenţiale pentru care documente, fluxuri de lucru și procese pot fi accesate din orice loc – şi soluţiile cloud oferă flexibilitate, scalabilitate și securitate, permițând ca întreprinderile să stocheze și să acceseze documentele lor în mod eficient. Cercetare a IDC indică că 80% din companiile braziliene deja utilizează sau planifică utilizarea soluții în cloud pentru gestionarea documentelor și informațiilor în următorii ani
Soluții unice pentru fiecare companie
Personalizarea serviciilor de gestionare documentară devine, de asemenea, relevantă. Soluțiile trebuie să fie adaptabile la nevoile specifice ale fiecărei organizații, luând în considerare sectorul de activitate, mărimea întreprinderii și particularitățile proceselor interne
Unelte de management documentar personalizate permit o mai mare eficiență operațională și o mai bună integrare cu alte sisteme corporative, oferind o experiență de utilizator mai intuitivă și eficientă
În plus, integrarea între sisteme este, de fapt, una dintre principalele preocupări ale factorilor de decizie. Companii braziliene sunt investind în platforme care oferă o gestionare document integrată, permiţând comunicarea între diferite sisteme şi departamente. Acest elimină silouri de informații și îmbunătățește colaborarea internă, rezultând în procese mai agile şi precise
În rezumat, principalele tendințe de management document în 2025 sunt marcate de digitalizarea accelerată, automatisare și inteligență artificială. Noile soluţii reflectă necesitatea organizaţiilor de a se adapta la un mediu de afaceri în continuă schimbare. Mai mult ca niciodată, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Fără o gestionare eficientă, companiile sunt în pericol de a naufragia în procese confuze, costisitoare şi care supraîncărcă operaţiunea, scoţând spaţiul pentru creştere şi pentru inovaţie
