W obecnym scenariuszu, transformacja cyfrowa redefiniuje dynamikę korporacyjną, a dział zasobów ludzkich (HR) odgrywa kluczową rolę w modernizacji firm. W tym segmencie, zarządzanie dokumentami, wcześniej zdominowana przez stosy papierów i procesy ręczne, teraz wymaga szybkości, bezpieczeństwo i wydajność. Do tego, poleganie na narzędziach technologicznych jest koniecznością.
Czym jest zarządzanie dokumentami w HR?
Obszar HR musi radzić sobie z ogromną ilością dokumentów – umowy, listy płac, oceny wydajności, polityki wewnętrzne i wiele więcej. Efektywne zarządzanie tymi plikami, to znaczy, kontrola wysyłki, powrót, podpis, weryfikacja, wśród innych to nie tylko kwestia organizacji, ale krytyczny czynnik sukcesu biznesu.
WedługDyrektor generalnyod Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, technologia jest niezbędna w tej sytuacji. "Kto dba o ludzi", masz w swoich rękach dane o ogromnym znaczeniu. Fizyczne przetwarzanie tych informacji, lub poza idealnymi platformami, ma to prowadzi do uczynienia obszaru nieproduktywnym, bez strategii i bezpieczeństwa, bo większość siły idzie na organizację papierów, wyjaśnij.
Jakie technologie sprawiają, że zarządzanie dokumentami jest inteligentne? Poznaj pięć narzędzi skierowanych do HR!
Badania przeprowadzone przez Think Work Lab ujawniły, jak działy HR wciąż borykają się z biurokracją i brakiem automatyzacji. Zgodnie z danymi, Brazylijczycy wydają, średnio, 16,9 godzin tygodniowo, lub 38% twojej pracy zawodowej, z zadaniami biurokratycznymi. Dla około 22% ankietowanych profesjonalistów, działania były monotonne i powtarzalne, aspekty uznawane za demotywujące. Jeszcze, większość (40%) nie podjęła żadnych praktycznych działań, aby uczynić zarządzanie ludźmi bardziej technologicznym i mniej manualnym. W tym sensie, Wymień pięć przydatnych narzędzi do rozpoczęcia tej aktualizacji w systemach
1. Systemy Zarządzania Dokumentami (DMS – Systemy zarządzania dokumentami
DMS pozwala na tworzenie, przechowywać, organizować i udostępniać pliki w sposób scentralizowany i bezpieczny przez Internet. Z zasobami takimi jak indeksowanie i szybkie wyszukiwanie, HR może uzyskać dostęp do dowolnych danych w ciągu kilku sekund, eliminując stratę czasu na ręczne wyszukiwanie. Platformy takie jak Digital Helper + Assine Bem oferują tę atmosferę, z integracją z innymi narzędziami, ułatwiając automatyzację przepływów działań, mówi toDyrektor generalny.
2. Podpis elektroniczny
Podpisywanie dokumentów to kluczowy etap w HR, bądź dla umów, przyjęcia, zwolnienia lub umowy. Narzędzia do podpisu elektronicznego, zapewniają ważność prawną, zwinność i ochrona. Z nimi, czy można wysłać, walidować i przechowywać dokumenty bez potrzeby drukowania lub przemieszczania się
3. Przechowywanie w Chmurze
Przechowywanie w chmurze jest kluczowe dla zapewnienia dostępności i bezpieczeństwa pisemnych materiałów w środowiskuw sieci. Ten mechanizm umożliwia otwieranie informacji z dowolnego miejsca, w każdej chwili. Ponadto, szyfrowanie danych ikopie zapasoweautomaty zapewniają bezpieczeństwo informacji
4. Platformy współpracy i udostępniania
Narzędzia do przeprowadzania spotkań zdalnych, planowanie zadań i śledzenie ich postępu ułatwia współpracę między zespołami oraz bezpieczne udostępnianie materiałów. Z nimi, HR może stworzyćprzepływy pracyefektywni, zatwierdzać dokumentację w czasie rzeczywistym i utrzymywać wszystkichinteresariuszewyrównani
5. Zintegrowana inteligencja sztuczna
Systemy z natywną sztuczną inteligencją (SI), to znaczy, opracowane dla samego siebiestrona, są kluczowe dla optymalizacji usług świadczonych tam. Na Digital Helper + Zapisz się dobrze, IA jest powiązana z procesem podpisu cyfrowego. Z nimi, ludzie mogą zadawać konkretne pytania dotyczące treści, którą zamierzają podpisać. To zmniejsza potrzebę angażowania specjalisty w celu wyjaśnienia wątpliwości lub przyszłych nieporozumień, wyjaśnij toDyrektor generalny.
Na końcu, dla Mencaci, inteligentne zarządzanie to nie tylko kwestia technologii, więcej o przetrwaniu na obecnym rynku. Firmy, które przyjmują te konfiguracje, zyskują na wydajności, bezpieczeństwo i konkurencyjność, "podczas gdy redukują koszty i ryzyko", kończy
