Czynsze komercyjne w Brazylii wzrosły w 2024 roku do najwyższego poziomu w tej dekadzie – z powrotem firm do trybu stacjonarnego, sektor nieruchomości zaczyna się odbudowywać po latach pandemii. Jeśli jest dobre z jednej strony, z drugiej strony, najemcy korporacyjni muszą zmierzyć się ze wzrostem czynszów o 8%, co to przewyższa oficjalną inflację z zeszłego roku, co było z 4,83%, zgodnie z informacjami z indeksu FipeZAP, które monitoruje koszty lokali komercyjnych o powierzchni do 200m2 w 11 dużych miastach
Nagła potrzeba większych lub lepiej usytuowanych przestrzeni handlowych wywarła presję na ceny nieruchomości, tworząc cykl wzrostu, który nie powinien się stabilizować tak szybko. Ponadto, poszukiwanie nieruchomości, które spełniają nowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa i dobrostanu pracowników, jak szersze obszary cyrkulacji, ulepszony system wentylacji i udogodnienia dostępu, przyczynił się do niedoboru ofert i, w konsekwencji, na wzrost cen
Chodzi o to, że, w latach po pandemii, wiele firm drastycznie zmniejszyło swoją powierzchnię biurową. Wracać do operacji bezpośredniej oznacza, że firmy będą musiały relokować ludzi bez redysponowania przestrzeni w sposób znaczący, ponieważ renegocjacja ceny wynajmu w tym momencie może prowadzić do znacznego wzrostu. Wyjście z tego impasu polega na optymalizacji istniejącej przestrzeni, co może oznaczać od zmiany wewnętrznego layoutu aż do relokacji dokumentów fizycznych
Rozwiązania na brak miejsca
Zgodnie z AIIM – Association for Information and Image Management (Associacja dla Information and Image Management), między 10% a 30% przestrzeni biura może być zajęte przez przechowywanie dokumentów fizycznych
W tym kontekście, widzieliśmy że wiele firm przyjmuje jako alternatywę outsourcingowanie przechowywania dokumentów. Historycznie, wiele firm utrzymywało duże archiwa fizyczne w swoich biurach – I, chociaż część tych archiwów została zdigitalizowana lub outsourcowana po pandemii, wiele organizacji nadal utrzymują ten archiwum fizyczne. Poszukiwanie dla tych usług pozostaje wysokie
Firmy specjalizujące się w zarządzaniu dokumentami oferują robustne usługi digitalizacji, przechowywanie i zarządzanie dokumentami, zapewniając bezpieczeństwo, dostępność i zgodność z regulacjami lokalnymi i międzynarodowymi. Oprócz uwolnienia fizycznej przestrzeni w biurach, outsourcingowanie przechowywania dokumentów zapewnia szereg dodatkowych korzyści, jak redukcja kosztów z utrzymaniem archiw, zwiększenie wydajności w dostępie i dzieleniu się informacjami, i łagodzenie ryzyka związanego ze stratą lub zniszczeniem dokumentów fizycznych
W rzeczywistości, transformacja cyfrowa była jednym z największych sojuszników w optymalizacji przestrzeni i w redukcji kosztów operacyjnych. Z coraz bardziej zaawansowanymi technologiami, skanizacja dokumentów nie tylko ułatwia dostęp i dzielenie się informacjami, jak również zwiększa bezpieczeństwo danych, minimalizując ryzyko strat z przyczyn klęsk naturalnych, pożary lub kradzieże. Wdrożenie systemów elektronicznych zarządzania dokumentami (GED) pozwala na firmy centralizować swoje informacje na platformach bezpiecznych i dostępnych zdalnie, promując bardziej elastyczne i kolaboracyjne środowisko pracy
Te liczby są szczególnie istotne gdy rozważamy wpływ finansowy wzrostu czynszów. Przy zwolnieniu miejsca wcześniej przeznaczonego do archiwów fizycznych, firmy mogą zmniejszyć potrzebę większych obszarów, decydując się na bardziej kompaktowe biura i, w konsekwencji, bardziej ekonomiczne
Korzyści z outsourcingu
Oprócz korzyści finansowych bezpośrednich, outsourcingowanie przechowywania dokumentów przyczynia się do poprawy procesów wewnętrznych. Usługa kustosza może obejmować również digitalizację dorobku, pozwalając, aby wszystkie dokumenty zostały zorganizowane i dostępne via systemy w chmurze, z niezbędnym bezpieczeństwem
Kolejnym ważnym punktem do rozważenia jest zgodność regulacyjna. Wiele firm napotyka wyzwania aby utrzymać się w zgodności z regulacjami przechowywania i ochrony danych, zwłaszcza z wejściem w życie Ustawy Ogólnej o Ochronie Danych (LGPD) w Brazylii. Dostawca jest przygotowany do zapewnienia, że wszystkie wymagania prawne zostaną spełnione, zmniejszając ryzyko kar i uszkodzeń reputacji. Outsourcingowanie przechowywania dokumentów ma lepszy koszt-korzyść i przynosi więcej przewagi operacyjnej niż zwiększenie przestrzeni fizycznej
W skrócie, outsourcingowanie przechowywania dokumentów połączone z digitalizacją reprezentuje strategiczne rozwiązanie dla firm poszukujących zoptymalizować przestrzeń, zmniejszyć koszty i zwiększyć efektywność operacyjną. Oprócz promowania bardziej zorganizowanego i kolaboratywnego środowiska pracy, te praktyki znacząco przyczyniają się do zgodności regulacyjnej i bezpieczeństwa informacji, przygotowując organizacje do wyzwań coraz bardziej konkurencyjnego i cyfrowego rynku
