W miarę jak postępuje transformacja cyfrowa, integracja sztucznej inteligencji (SI) i automatyzacji staje się niezbędna dla zarządzania dokumentami. Te technologie nie tylko obiecują zrewolucjonizować sposób, w jaki organizacje radzą sobie z informacjami i procesami, ale jednak oferują szereg korzyści, które obejmują poprawę dokładności i efektywności oraz uzyskiwanie cennych informacji do podejmowania decyzji. Zaawansowane algorytmy AI, na przykład, są w stanie identyfikować wzorce i anomalie w dokumentach, optymalizacja procesów audytu i zgodności
Z optymistycznymi prognozami analityków rynkowych, oczekuje się, że, do 2027, 75% dużych firm na całym świecie, w tym Brazylii, przyjmijcie AI, aby usprawnić zarządzanie dokumentami i informacjami. W tym szybko rozwijającym się scenariuszu technologicznym, bezpieczeństwo informacji i zgodność z regulacjami również zyskują na znaczeniu, z rosnącymi inwestycjami w solidne rozwiązania mające na celu ochronę aktywów dokumentalnych przed zagrożeniami cybernetycznymi oraz zapewnienie prywatności danych. Zobacz, jakie są główne trendy, które powinny dominować w zarządzaniu dokumentami w 2025 roku
Sztuczna inteligencja: rewolucja w zarządzaniu dokumentami
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe są coraz bardziej zintegrowane z systemami zarządzania dokumentami. Te technologie umożliwiają analizę dużych wolumenów danych i wydobywanie cennych spostrzeżeń, które wspierają podejmowanie decyzji. Na przykład, algorytmy AI są w stanie identyfikować wzorce i anomalie w dokumentach, poprawiając dokładność i efektywność procesów audytu i zgodności
Technologie przetwarzania języka naturalnego powinny również umożliwiać coraz bardziej intuicyjne funkcje wyszukiwania, pomagając użytkownikom znaleźć dokładny dokument lub informację, której potrzebują – zapewniając natychmiastowy dostęp do najważniejszych danych
Badanie Gartnera przewiduje, że, do 2027, 75% dużych firm na całym świecie, w tym Brazylii, będą wykorzystywać AI do poprawy zarządzania dokumentami i informacjami
Systemy RPA będą kontynuować swoją ekspansję
Równolegle, automatyzacja procesów robotycznych (RPA) również zyskuje na znaczeniu. Narzędzia RPA są używane do automatyzacji powtarzalnych zadań związanych z zarządzaniem dokumentami, jak klasyfikacja, archiwizacja i odzyskiwanie informacji
To zwalnia zasoby ludzkie do bardziej strategicznych i wartościowych działań. Niedawne badania McKinsey & Company wskazują, że automatyzacja może zwiększyć wydajność w firmach brazylijskich o nawet 40%, prowadząc do znacznej oszczędności czasu i zasobów
Skupienie na prywatności i zgodności z danymi
Bezpieczeństwo informacji nadal jest absolutnym priorytetem. Wraz ze wzrostem cyfryzacji, pojawiają się nowe wyzwania związane z ochroną danych. Organizacje muszą zapewnić, że ich informacje są bezpieczne przed zagrożeniami cybernetycznymi i wyciekami
W Brazylii, Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (LGPD) nakłada rygorystyczne wymagania dotyczące zgodności, a firmy intensywnie inwestują w rozwiązania zabezpieczające, aby chronić swoje aktywa dokumentalne. Technologie takie jak zaawansowane szyfrowanie i uwierzytelnianie wieloskładnikowe są powszechnie stosowane w celu zapewnienia integralności i poufności dokumentów
Zintegrowane przepływy pracy i podpis elektroniczny
Coraz częściej systemy zarządzania dokumentami są zintegrowane z systemami obiegu pracy i narzędziami do podpisu elektronicznego, optymalizując czas, dodatkowe systemy i koszty przechowywania fizycznego
Te technologie te umożliwiają również zaawansowaną analizę danych, oferując cenne spostrzeżenia, które mogą kierować podejmowaniem decyzji strategicznych. Z wykorzystaniem algorytmów uczenia maszynowego, firmy mogą przewidywać trendy, identyfikować wzorce i anomalie, a nawet zautomatyzować generowanie szczegółowych raportów na temat wydajności i ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentacją
To nie tylko poprawia efektywność operacyjną, ale jednak umożliwia proaktywne podejście do łagodzenia ryzyk i optymalizacji procesów, zapewniając, że firmy zawsze są o krok przed w konkurencyjnym rynku
Dane dostępne, z dowolnego miejsca
Rozwiązania oparte na chmurze są niezbędne do dokumentów, przepływy pracy i procesy mogą być dostępne z dowolnego miejsca – a rozwiązania chmurowe oferują elastyczność, skalowalność i bezpieczeństwo, pozwalając firmom na efektywne przechowywanie i dostęp do swoich dokumentów. Badania IDC wskazują, że 80% brazylijskich firm już korzysta lub planuje korzystać z rozwiązań chmurowych do zarządzania dokumentami i informacjami w nadchodzących latach
Unikalne rozwiązania dla każdej firmy
Personalizacja usług zarządzania dokumentami również zyskuje na znaczeniu. Rozwiązania powinny być dostosowane do specyficznych potrzeb każdej organizacji, biorąc pod uwagę sektor działalności, wielkość firmy i szczególności procesów wewnętrznych
Spersonalizowane narzędzia do zarządzania dokumentami pozwalają na większą efektywność operacyjną i lepszą integrację z innymi systemami korporacyjnymi, zapewniając bardziej intuicyjne i skuteczne doświadczenie użytkownika
Ponadto, integracja między systemami jest, w rzeczywistości, jednym z głównych zmartwień decydentów. Brazylijskie firmy inwestują w platformy, które oferują zintegrowane zarządzanie dokumentami, umożliwiając komunikację między różnymi systemami i działami. To eliminuje silosy informacji i poprawia współpracę wewnętrzną, prowadząc do bardziej zwinnych i precyzyjnych procesów
W skrócie, główne trendy w zarządzaniu dokumentami w 2025 roku będą charakteryzować się przyspieszoną digitalizacją, automatyzacja i sztuczna inteligencja. Nowe rozwiązania odzwierciedlają potrzebę organizacji dostosowania się do ciągle zmieniającego się środowiska biznesowego. Bardziej niż kiedykolwiek, zarządzanie dokumentacją jest kluczowym elementem działalności gospodarczej -a nie tylko działalność uzupełniającą. Bez efektywnego zarządzania, firmy narażają się na ryzyko zatonienia w chaotycznych procesach, drogi i obciążają operację, tworząc przestrzeń dla wzrostu i innowacji
