In het huidige scenario, de digitale transformatie herdefinieert de bedrijfsdynamiek en de afdeling Human Resources (HR) speelt een cruciale rol in de modernisering van bedrijven. In dit segment, het documentbeheer, voorheen gekenmerkt door stapels papier en handmatige processen, nu vereist snelheid, veiligheid en efficiëntie. Daarvoor, rekenen op technologische hulpmiddelen is een noodzaak.
Wat is documentbeheer in HR?
De HR-afdeling moet omgaan met een enorme hoeveelheid documenten – contracten, salarisheets, prestatiebeoordelingen, interne beleidsmaatregelen en veel meer. Het efficiënte beheer van deze bestanden, dat wil zeggen, de verzendcontrole, terugkeer, handtekening, controle, onder andere is het niet alleen een kwestie van organisatie, het is een kritieke factor voor het succes van het bedrijf.
Volgens deCEOde Digitale Helper + Abonneer Goed, Carlos Henrique Mencaci, de technologie is onmisbaar in dit scenario. "Wie voor mensen zorgt", u heeft gegevens van groot belang in handen. De fysieke omgang met deze informatie, of of ideale platforms, tendert om het gebied onproductief te maken, zonder strategie en veiligheid, want een groot deel van de kracht gaat naar de organisatie van het papierwerk, leg uit.
Welke technologieën maken documentbeheer slim? Ontdek vijf tools gericht op HR!
Het onderzoek uitgevoerd door Think Work Lab onthulde hoe HR-afdelingen nog steeds lijden onder bureaucratie en een gebrek aan automatisering. Volgens de gegevens, de Brazilianen geven uit, gemiddeld, 16,9 uur per week, of 38% van uw werkdag, met bureaucratische taken. Voor ongeveer 22% van de ondervraagde professionals, de activiteiten waren eentonig en repetitief, aspecten die als demotiverend worden beschouwd. Nog, de grote meerderheid (40%) heeft geen enkele praktische stap gezet om het personeelsbeheer technologischer en minder handmatig te maken. In dit opzicht, Noem vijf nuttige tools om deze update in de systemen te starten
1. Documentbeheer Systemen (DMS – Documentbeheersystemen
Een DMS stelt in staat om te creëren, opslag, bestanden centraal en veilig via het internet organiseren en delen. Met functies zoals indexering en snelle zoekopdrachten, de HR kan binnen enkele seconden toegang krijgen tot gegevens, tijdverspilling door handmatige zoekopdrachten elimineren. Platforms like Digital Helper + Assine Bem offer this atmosphere, met de integratie met andere tools, het vergemakkelijken van de automatisering van activiteitenstromen, zeg deCEO.
2. Elektronische Handtekening
De handtekening van documenten is een cruciale stap in HR, zij het voor contracten, toelatingen, ontslagen of overeenkomsten. Elektronische handtekeningtools, garanderen juridische geldigheid, snelheid en bescherming. Met hen, het is mogelijk om te verzenden, valideren en opslaan van documenten zonder de noodzaak van afdrukken of verplaatsing
3. Cloudopslag
Cloudopslag is essentieel om de toegankelijkheid en veiligheid van geschreven documenten in de omgeving te waarborgenonline. Dit mechanisme maakt het mogelijk om informatie van overal te openen, op elk moment. Bovendien, de gegevenscryptografie en deback-upsautomatische systemen garanderen de veiligheid van informatie
4. Samenwerkings- en Deelplatforms
Tools voor het houden van online vergaderingen, taken plannen en het volgen van hun ontwikkeling vergemakkelijkt de samenwerking tussen teams en de veilige uitwisseling van materialen. Met hen, HR kan creërenwerkstromenefficiënt, documenten in real-time goedkeuren en alles behoudenbelanghebbendenuitgelijnd
5. Geïntegreerde kunstmatige intelligentie
Systemen met native kunstmatige intelligentie (AI), dat wil zeggen, uitgewerkt voor zichzelfplaats, zijn essentieel om de service die daar wordt geleverd te optimaliseren. Na Digital Helper + Abonneer Goed, de AI is verbonden met het proces van digitale handtekening. Met hen, mensen kunnen gerichte vragen stellen over de inhoud die ze zullen ondertekenen. Dit vermindert de noodzaak om een specialist in te schakelen voor vragen of toekomstige misverstanden, leg uit deCEO.
Ten slotte, voor Mencaci, slimme management is niet alleen een kwestie van technologie, meer over overleven in de huidige markt. Bedrijven die deze configuraties aannemen, winnen aan productiviteit, veiligheid en concurrentievermogen, terwijl ze kosten en risico's verlagen, eindigt
