De commerciële huren in Brazilië hebben in 2024 de grootste stijging van het decennium gekend – met de de terugkeer van bedrijven naar de fysieke modus, de vastgoedsector herstelt zich van de jaren van de pandemie. Als het aan de ene kant goed is, aan de andere kant, de zakelijke huurders moeten omgaan met een stijging van 8% in de huren, wat de officiële inflatie van vorig jaar overtreft, wat was er met 4,83%, volgens informatie van de FipeZAP-index, die de kosten van commerciële ruimtes tot 200m2 in 11 grote steden monitort
De plotselinge vraag naar grotere of beter gelegen commerciële ruimtes heeft de vastgoedprijzen onder druk gezet, een opwaartse cyclus creëren die niet zo snel moet stabiliseren. Bovendien, de zoektocht naar vastgoed dat voldoet aan de nieuwe eisen van veiligheid en welzijn van de werknemers, zoals bredere circulatiegebieden, verbeterde ventilatiesystemen en toegankelijke voorzieningen, droeg bij aan de schaarste van aanbiedingen en, gevolgelijk, voor de prijsstijgingen
Het punt is dat, in de jaren na de pandemie, verschillende bedrijven hebben hun fysieke ruimte drastisch verminderd. Teruggaan naar de presentie operatie betekent dat de bedrijven zullen moeten herplaats de mensen zonder de ruimte te redimensioneren op een significante manier, aangezien een heronderhandeling van de huurprijs op dit moment kan leiden tot een aanzienlijke stijging. De oplossing voor deze impasse ligt in de optimalisatie van de bestaande ruimte, wat kan betekenen vanaf een verandering van interne layout tot het verplaatsen van fysieke documenten
Oplossingen voor ruimtegebrek
Volgens de AIIM – Association for Information and Image Management, tussen 10% en 30% van de ruimte van een kantoor kan worden bezet door opslag van fysieke documenten
In deze context, we hebben gezien dat veel bedrijven adopteren als alternatief het uitbesteden van het bewaren van documenten. Historisch, veel bedrijven behielden grote fysieke bestanden in hun kantoren – e, hoewel een deel van deze bestanden is gedigitaliseerd of uitbesteed na de pandemie, veel organisaties behouden nog deze fysieke archief. De zoektocht naar deze diensten blijft hoog
Bedrijven gespecialiseerd in documentbeheer bieden robuuste digitalisatiediensten, opslag en beheer van documenten, garanderen van veiligheid, toegankelijkheid en naleving met lokale en internationale regelgeving. Naast het vrij maken fysieke ruimte in de kantoren, het uitbesteden van het bewaren van documenten biedt een aantal extra voordelen, als de vermindering kosten met onderhoud van archieven, verbetering van de efficiëntie in toegang en delen van informatie, en mitigatie van risico's verband houdende verlies of schade van fysieke documenten
In feite, de digitale transformatie is een van de grootste bondgenoten geweest in het optimaliseren van ruimtes en in het verminderen van operationele kosten. Met steeds meer geavanceerde technologieën, de digitalisering van documenten niet alleen faciliteert het toegang en het delen van informatie, hoe ook verhoogt de beveiliging van de gegevens, het minimaliseren van het risico van verliezen door natuurlijke rampen, branden of diefstallen. De implementatie van elektronische documentbeheersystemen (GED) stelt bedrijven in staat hun informatie te centraliseren op veilige platforms en toegankelijk op afstand, het bevorderen van een meer flexibele en collaboratieve werkomgeving
Deze cijfers zijn bijzonder relevant wanneer we beschouwen de financiële impact van de stijging van de huurprijzen. Door ruimte vrij te maken voorheen bestemd voor fysieke archieven, de bedrijven kunnen verminderen de noodzaak van grotere gebieden, door te kiezen voor compacter kantoren en, gevolgelijk, meer economisch
Voordelen van de uitbesteding
Naast de rechtstreekse financiële voordelen, het uitbesteden van het bewaren van documenten draagt tot de verbetering van de interne processen. De bewaardienst kan ook de digitalisering van het acquis omvatten, waardoor alle documenten worden georganiseerd en toegankelijk worden via systemen in de cloud, met de noodzakelijke veiligheid
Nog een belangrijk punt om te overwegen is de norm conformiteit. Veel bedrijven worden geconfronteerd uitdagingen om zich te houden aan compliant met de reguleringen van opslag en bescherming van gegevens, vooral met het in werking treden van de Algemene Wet op Gegevensbescherming (LGPD) in Brazilië. Een leverancier is voorbereid om ervoor te zorgen dat alle wettelijke eisen worden nageleefd, het verminderen van het risico op boetes en schade aan de reputatie. Het uitbesteden van het bewaren van documenten heeft beter kosten-baten en brengt meer operationeel voordeel dan de toename van de fysieke ruimte
In samenvatting, het uitbesteden van het bewaren van documenten gekoppeld aan digitalisering vertegenwoordigt een strategische oplossing voor de bedrijven die streven ruimte te optimaliseren, kosten verminderen en verhogen de operationele efficiëntie. Naast het bevorderen van een meer georganiseerde en samenwerkende werkomgeving, deze praktijken dragen significant bij aan de regulerende compliance en de veiligheid van de informatie, het voorbereiden van de organisaties op de uitdagingen van een steeds meer competitieve en digitale markt
