Naarmate de digitale transformatie vordert, de integratie van de kunstmatige intelligentie (AI) en de automatisering worden de essentiële voor het documentbeheer. Deze technologieën niet alleen beloven een revolutie de manier waarop organisaties omgaan met informatie en processen, maar ook bieden ze een scala aan voordelen die variëren van het verbeteren van nauwkeurigheid en efficiëntie tot het verkrijgen van waardevolle inzichten voor het nemen van beslissingen. Geavanceerde AI-algoritmen, bijvoorbeeld, zijn in staat om patronen en anomalieën in documenten te identificeren, door auditprocessen en compliance te optimaliseren
Met optimistische voorspellingen van marktanalisten, verwachtt zich dat, tot 2027, 75% van de grote bedrijven in de hele wereld, inclusief Brazilië, nemen AI aan om het beheer van documenten en informatie te verbeteren. In dit scenario van snelle technologische evolutie, de veiligheid van de informatie en de regelgevende naleving krijgen ook de nadruk, met toenemende investeringen in robuuste oplossingen om de documentaire activa te beschermen tegen cyberbedreigingen en waarborgen de privacy van de gegevens. Bekijk wat zijn de belangrijkste trends die moeten permeeren het documentbeheer in 2025:
Kunstmatige Intelligentie: revolutie in documentbeheer
De kunstmatige intelligentie en het leren van machines zijn steeds meer geïntegreerd in documentbeheersystemen. Deze technologieën maken het analyseren van grote hoeveelheden data en het onttrekken van waardevolle inzichten die besluitvorming ondersteunen. Bijvoorbeeld, AI-algoritmen zijn in staat patronen en anomalieën te identificeren in documenten, het verbeteren van de nauwkeurigheid en de efficiëntie van de audit- en compliance processen
Technologieën van natuurlijke taalverwerking moeten ook toestaan zoekfuncties steeds meer intuïtief, het helpen van de gebruikers om het exacte document of de informatie te vinden die ze nodig – het verstrekken van instantane toegang tot de meest relevante data
Een onderzoek van Gartner voorspelt dat, tot 2027, 75% van grote grootte bedrijven in de hele wereld, inclusief Brazilië, gaan AI gebruiken om het beheer van documenten en informatie te verbeteren
RPA-systemen zullen hun uitbreiding voortzetten
In parallel, de automatisering van robotische processen (RPA) krijgt ook aandacht. RPA-tools worden gebruikt om repetitieve taken gerelateerd aan het beheer van documenten te automatiseren, als de classificatie, het archiveren en het terughalen van informatie
Dit bevrijd menselijke middelen voor meer strategische en van hogere toegevoegde waarde activiteiten. Recent onderzoek van McKinsey & Company wijst dat de automatisering productiviteit kan verhogen met tot 40% in Braziliaanse bedrijven, resulterend in een significante besparing van tijd en middelen
Focus op privacy en gegevensbescherming
De veiligheid van de informatie blijft een absolute prioriteit. Met de toename van de digitalisering, ontstaan nieuwe uitdagingen verband houdend met gegevensbescherming. Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun informatie veilig is tegen cyberbedreigingen en lekken
In Brazilië, de Algemene Wet op Gegevensbescherming (LGPD) legt strenge nalevingsvereisten op, en de bedrijven investeren zwaar in beveiligingsoplossingen om hun documentele activa te beschermen. Technologieën zoals de geavanceerde encryptie en de multifactor authenticatie worden wijd aangenomen om de integriteit en de vertrouwelijkheid van de documenten te garanderen
Geïntegreerde workflows en digitale handtekening
Steeds meer de documentbeheersystemen zijn geïntegreerd met workflow systemen en tools van digitale handtekening, tijd optimaliseren, extra systemen en kosten van fysieke opslag
Deze technologieën maken ook mogelijk de geavanceerde analyse van data, het bieden van waardevolle inzichten die kunnen sturen bij het nemen van strategische beslissingen. Met het gebruik van machine learning-algoritmen, de bedrijven kunnen trends voorspellen, identificeren patronen en anomalieën, en zelfs maar automatiseren de generatie gedetailleerde verslagen over de performance en de risico's geassocieerd met het documentmanagement
Dit verbetert niet alleen de operationele efficiëntie, maar laat ook een proactieve benadering in het mitigeren van risico's en het optimaliseren van processen, zorgend dat bedrijven altijd een stap voorop staan in een competitieve markt
Toegankelijke gegevens, van overal
Wolk-gebaseerde oplossingen zijn essentieel voor welke document, werkstromen en processen kunnen worden geraadpleegd van overal – en de cloud oplossingen bieden flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid, waardoor bedrijven kunnen opslaan en toegang krijgen tot hun documenten op efficiënte wijze. Onderzoek van IDC geeft aan dat 80% van de Braziliaanse bedrijven al gebruiken of plannen te gebruiken oplossingen in cloud voor het beheer van documenten en informatie in de komende jaren
Unieke oplossingen voor elk bedrijf
De personalisatie der diensten van documentbeheer krijgt ook relevantie. De oplossingen moeten aanpasbaar zijn aan de specifieke behoeften van elke organisatie, waarbij in aanmerking wordt genomen de sector van activiteit, de grootte van het bedrijf en de bijzonderheden van de interne processen
Aangepaste documentbeheerhulpmiddelen zorgen voor een grotere operationele efficiëntie en een betere integratie met andere enterprise systemen, het verstrekken van een gebruikerservaring meer intuïtief en effectief
Bovendien, de integratie tussen systemen is, in feite, een van de belangrijkste bezorgdheden van besluitvormers. Braziliaanse bedrijven zijn investeren in platforms die een geïntegreerd documentbeheer bieden, waardoor de communicatie tussen verschillende systemen en afdelingen mogelijk. Dit elimineert silos van informatie en verbetert de interne samenwerking, resulterend in meer behendige en nauwkeurige processen
In samenvatting, de belangrijkste trends van documentbeheer in 2025 zijn gekenmerkt door versnelde digitalisering, automatisering en kunstmatige intelligentie. De nieuwe oplossingen weerspiegelen de noodzaak van organisaties om zich aan te passen aan een voortdurend veranderende zakelijke omgeving. Meer dan ooit, documentbeheer is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering -en niet alleen een aanvullende activiteit. Zonder een efficiënt management, de bedrijven lopen het risico te verdrinken in verwarrende processen, duur zijn en die overbelasten de operatie, het afnemen van de ruimte voor groei en voor innovatie
