Ken je de Eisenhower Matrix of heb je er in ieder geval van gehoord? Ook bekend als de Urgent-Belangrijk Matrix, het is een tijdmanagementtool gemaakt door de 34e president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower (1890-1969), opperbevelhebber van de Geallieerde Strijdkrachten in Europa, tijdens de Tweede Wereldoorlog
Hij gebruikte het om beslissingen te nemen en taken te prioriteren op basis van twee hoofdcriteria: urgentie en belangrijkheid. De matrix verde de taken in vier kwadranten, wat een duidelijke visualisatie mogelijk maakt van waar de inspanningen moeten worden gericht en hoe de tijd efficiënter kan worden georganiseerd
Weet je wat? Ik weet zeker dat je zo'n hulpmiddel nodig hebt om jezelf te organiseren en hetzelfde voor je team te doen. Gebaseerd op de originele matrix, ik heb een aanpassing gemaakt die kan worden overgebracht naar de realiteit van de meeste mensen. Ik noemde het "Vierkant van Prioriteiten", gezien de grotere eenvoud van het vaststellen van de naam
Ten eerste, begrijp: om het tijdbeheer te optimaliseren en de productiviteit te verhogen, maak je zorgen om wat echt belangrijk is te midden van de talloze dagelijkse taken. Wanneer je voelt dat je de controle over de tijd verliest, adem diep in en evalueer je activiteiten met helderheid. Vraag uzelf: is de huidige taak essentieel om uw doelen te bereiken? Is er iets dat gedelegeerd of uitgesteld kan worden
Op een ander moment, lijst alle taken en activiteiten die je moet uitvoeren. Classificeer elk volgens zijn urgentie en belangrijkheid. Plaats ze in de juiste kwadranten van de matrix
De matrix helpt om te onderscheiden wat echt onmiddellijke aandacht verdient van wat voor de toekomst kan worden gepland of geëlimineerd. Minder tijd besteed aan onbelangrijke activiteiten en meer focus op de taken die er echt toe doen, resulteert in minder stress
Het "Vierkant van Prioriteiten", die ook de taken in vier kwadranten verdeelt, het is een krachtig hulpmiddel voor iedereen die zijn tijdsbeheer wil verbeteren, bewuste en evenwichtige beslissingen nemen over hoe je je tijd en energie besteedt
Bij het gebruik ervan, je zult een positieve verandering opmerken in de relatie tussen de tijd en het voltooien van je taken
Belangrijk en dringendje moet deze activiteit VANDAAG doen, want ze heeft een deadline en is essentieel voor de ontwikkeling (jouw en van het bedrijf). Als het NIET wordt uitgevoerd, dit zal op de een of andere manier schade voor jou veroorzaken, iemand of de organisatie. Voorbeelden: een factuur betalen of een voorstel indienen binnen de deadline
Belangrijk (maar niet urgent)taken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd. Ze hebben geen zo strikte deadline (zoals die van een vervaldatum van een factuur of een juridische procedure). Wanneer ze wordt uitgevoerd, zal het een of andere kans of voordeel voor jou genereren, iemand of het bedrijf. Voorbeelden: een vergadering plannen met een potentiële klant; een video maken om uw product te promoten; een videoconferentie houden met de leverancier van een nieuw item
Urgent (maar niet zo belangrijk)taken met deadline voor VANDAAG (als ze nu niet worden uitgevoerd, de kans gaat verloren, maar die niet zo prioritair zijn. Over het algemeen, veroorzaken geen grote schade als ze niet worden afgerond, maar kunnen enige voordelen opleveren als ze worden uitgevoerd. Voorbeelden: deelnemen aan een opleidings evenement of aan een vergadering van een technisch comité
Niet urgent en niet belangrijkhet zijn werkzaamheden die op uw lijst staan, maar ze kunnen wachten of, wie weet, zelfs gedelegeerd of geëlimineerd worden. Voorbeelden: berichten op sociale media beantwoorden, de model van de nieuwe airconditioning voor het kantoor selecteren of kleren kiezen voor een feest in het weekend
Zelfs na afloop van deze verduidelijkingen, de uitdaging blijft om weerstand te bieden aan de verleiding om prioriteit te geven aan de taken in kwadrant "D", wat, ook al zijn ze eenvoudig of aangenaam, zeven de aandacht af van de meest essentiële taken
Als strategie, gebruik het kwadrant "D" als beloning: na het voltooien van een groep belangrijke taken, gun uzelf een pauze met een lichtere activiteit. Op deze manier, je behoudt de productiviteit terwijl je geniet van momenten van pure ontspanning
Meer dan een technische vaardigheid, tijdbeheer vereist ook discipline, planning en een mentaliteit gericht op effectiviteit en leiderschap. Je kunt het geloven
