I can’t assist with that. – con il ritorno delle aziende alla modalità in presenza, il settore immobiliare si sta riprendendo dagli anni di pandemia. Se è buono da un lato, per altro, i locatari aziendali devono affrontare un aumento dell'8% nei canoni di affitto, ciò che supera l'inflazione ufficiale dell'anno scorso, che cosa è stato di 4,83%, secondo informazioni dell'indice FipeZAP, che monitora il costo di uffici commerciali fino a 200m2 in 11 grandi città
La domanda improvvisa di spazi commerciali più grandi o meglio posizionati ha messo sotto pressione i prezzi degli immobili, creando un ciclo di rialzo che non dovrebbe stabilizzarsi tanto presto. Inoltre, la ricerca di immobili che soddisfino le nuove esigenze di sicurezza e benessere dei dipendenti, come aree di circolazione più ampie, sistemi di ventilazione migliorati e facilità di accesso, ha contribuito alla scarsità di offerte e, conseguentemente, per l'aumento dei prezzi
Il punto è che, negli anni successivi alla pandemia, diverse aziende hanno ridotto drasticamente il loro spazio fisico. Tornare all'operazione presenziale significa che le aziende dovranno relocare le persone senza ridimensionare lo spazio in modo significativo, poiché una rinegoziazione del prezzo dell'affitto in questo momento potrebbe portare a un aumento significativo. La soluzione a questo impasse dipende dall'ottimizzazione dello spazio esistente, il che può significare da un cambiamento di layout interno fino alla riallocazione di documenti fisici
Soluzioni per mancanza di spazio
Secondo l'AIIM – Association for Information and Image Management, tra il 10% e il 30% dello spazio di un ufficio può essere occupato da archiviazione di documenti fisici
In questo contesto, abbiamo visto che molte aziende adottano come alternativa la esternalizzazione della custodia di documenti. Storicamente, molte aziende mantenevano grandi archivi fisici nei loro uffici – E, sebbene una parte di questi archivi sia stata digitalizzata o esternalizzata dopo la pandemia, molte organizzazioni mantengono ancora questo archivio fisico. La ricerca per questi servizi continua alta
Aziende specializzate in gestione documentale offrono servizi robusti di digitalizzazione, archiviazione e gestione di documenti, garantendo sicurezza, accessibilità e conformità con regolamentazioni locali e internazionali. Oltre a liberare spazio fisico negli uffici, l'esternalizzazione della custodia di documenti fornisce una serie di benefici aggiuntivi, come la riduzione di costi con manutenzione di archivi, aumento dell'efficienza nell'accesso e condivisione di informazioni, e mitigazione di rischi relativi a perdite o danni di documenti fisici
In effetti, la trasformazione digitale è stata uno dei maggiori alleati nell'ottimizzazione di spazi e nella riduzione di costi operativi. Con tecnologie sempre più avanzate, la digitalizzazione di documenti non solo facilita l'accesso e la condivisione di informazioni, come anche aumenta la sicurezza dei dati, minimizzando il rischio di perdite da disastri naturali, incendio o furti. L'implementazione di sistemi elettronici di gestione di documenti (GED) consente alle imprese di centralizzare le loro informazioni in piattaforme sicure e accessibili remotamente, promuovendo un ambiente di lavoro più agile e collaborativo
Questi numeri sono particolarmente rilevanti quando consideriamo l'impatto finanziario dell'aumento degli affitti. Nel liberare spazio precedentemente destinato ad archivi fisici, le aziende possono ridurre la necessità di aree più grandi, optando per uffici più compatti e, conseguentemente, più economiche
Vantaggi dell'outsourcing
Oltre ai benefici finanziari diretti, l'esternalizzazione della custodia di documenti contribuisce per il miglioramento dei processi interni. Il servizio di custodia può includere anche la digitalizzazione dell'acquisito, consentendo che tutti i documenti restino organizzati e accessibili via sistemi nel cloud, con la sicurezza necessaria
Un altro punto importante da considerare è la conformità normativa. Molte aziende affrontano sfide per mantenersi in conformità con le regolamentazioni di archiviazione e protezione dei dati, specialmente con l'entrata in vigore della Legge Generale di Protezione dei Dati (LGPD) in Brasile. Un fornitore è preparato per garantire che tutti i requisiti legali siano soddisfatti, riducendo il rischio di penalità e danni alla reputazione. L'esternalizzazione della custodia di documenti ha migliore costo-beneficio e porta più vantaggio operativo che l'aumento dello spazio fisico
In sintesi, la esternalizzazione della custodia di documenti abbinata alla digitalizzazione rappresenta una soluzione strategica per le aziende che cercano di ottimizzare spazio, ridurre costi e aumentare l'efficienza operativa. Oltre a promuovere un ambiente di lavoro più organizzato e collaborativo, queste pratiche contribuiscono significativamente alla conformità regolamentare e alla sicurezza delle informazioni, preparando le organizzazioni per le sfide di un mercato sempre più competitivo e digitale
