Man mano che la trasformazione digitale avanza, l'integrazione dell'intelligenza artificiale (AI) e dell'automazione diventano essenziali per la gestione documentale. Queste tecnologie non solo promettono rivoluzionare il modo in cui le organizzazioni gestiscono con informazioni e processi, ma offrono anche una gamma di benefici che vanno dal miglioramento della precisione ed efficienza fino all'ottenimento di intuizioni preziose per la presa di decisioni. Algoritmi avanzati di AI, per esempio, sono capaci di identificare modelli e anomalie in documenti, ottimizzando processi di audit e compliance
Con previsioni ottimiste di analisti di mercato, si aspetta che, fino al 2027, 75% delle grandi aziende in tutto il mondo, includendo il Brasile, adottano AI per migliorare la gestione di documenti e informazioni. In questo scenario di rapida evoluzione tecnologica, la sicurezza dell'informazione e la conformità regolamentare anche guadagnano risalto, con investimenti crescenti in soluzioni robuste per proteggere gli asset documentali contro minacce cibernetiche e garantire la privacy dei dati. Guarda quali sono le principali tendenze che devono permeare la gestione documentale nel 2025:
Intelligenza Artificiale: rivoluzione nella gestione documentale
L'intelligenza artificiale e l'apprendimento di macchina sono sempre più integrati ai sistemi di gestione documentale. Queste tecnologie consentono l'analisi di grandi volumi di dati e l'estrazione di approfondimenti preziosi che supportano la presa di decisioni. Ad esempio, algoritmi di AI sono capaci di identificare modelli e anomalie in documenti, migliorando l'accuratezza ed l'efficienza dei processi di audit e compliance
Tecnologie di elaborazione del linguaggio naturale devono anche consentire funzioni di ricerca sempre più intuitive, aiutando gli utenti a trovare il documento esatto o l'informazione che servono – fornendo accesso istantaneo ai dati più rilevanti
Uno studio di Gartner predice che, fino al 2027, 75% delle aziende di grande dimensione in tutto il mondo, includendo il Brasile, utilizzeranno AI per migliorare la gestione di documenti e informazioni
I sistemi RPA continueranno ad espandersi
In parallelo, l'automazione di processi robotici (RPA) anche guadagna risalto. Strumenti di RPA sono usati per automatizzare attività ripetitive relative alla gestione di documenti, come la classificazione, l'archiviazione e il recupero di informazioni
Questo libera risorse umane per attività più strategiche e di maggiore valore aggiunto. Ricerche recenti di McKinsey & Company punta che l'automazione può aumentare la produttività in fino 40% nelle aziende brasiliane, risultando in una significativa risparmio di tempo e risorse
Concentrarsi sulla privacy e la conformità dei dati
La sicurezza dell'informazione rimane una priorità assoluta. Con l'aumento della digitalizzazione, emergono nuove sfide relative alla protezione dei dati. Le organizzazioni devono garantire che le loro informazioni siano sicure contro minacce cibernetiche e perdite
In Brasile, la Legge Generale di Protezione dei Dati (LGPD) impone rigorosi requisiti di conformità, e le aziende stanno investendo pesantemente in soluzioni di sicurezza per proteggere i loro asset documentali. Tecnologie come la crittografia avanzata e l'autenticazione multifatore sono ampiamente adottate per garantire l'integrità e la confidenzialità dei documenti
Flussi di lavoro integrati e firma digitale
Sempre più i sistemi di gestione documentale sono integrati a sistemi di flusso di lavoro e strumenti di firma digitale, ottimizzando il tempo, sistemi aggiuntivi e costi di stoccaggio fisico
Queste tecnologie consentono anche l'analisi avanzata di dati, offrendo approfondimenti preziosi che possono guidare la presa di decisioni strategiche. Con l'utilizzo di algoritmi di machine learning, le aziende possono prevedere tendenze, identificare modelli e anomalie, e persino automatizzare la generazione di rapporti dettagliati sulla performance e i rischi associati alla gestione document
Questo non solo migliora l'efficienza operativa, ma permette anche un approccio proattivo nella mitigazione di rischi e nell'ottimizzazione di processi, garantendo che le imprese stiano sempre un passo avanti in un mercato competitivo
Dati accessibili, da qualsiasi luogo
Soluzioni basate su cloud sono essenziali per che documenti, flussi di lavoro e processi possano essere accessibili da qualsiasi luogo – e le soluzioni cloud offrono flessibilità, scalabilità e sicurezza, consentendo che le imprese memorizzino e accedano i loro documenti in modo efficiente. Ricercha dell'IDC indica che 80% delle aziende brasiliane già utilizzano o pianificano utilizzare soluzioni in cloud per la gestione di documenti e informazioni nei prossimi anni
Soluzioni uniche per ogni azienda
La personalizzazione dei servizi di gestione documentale acquista anche rilevanza. Le soluzioni devono essere adattabili alle esigenze specifiche di ogni organizzazione, prendendo in considerazione il settore di attività, la dimensione dell'azienda e le particolarità dei processi interni
Strumenti di gestione documentale personalizzati consentono una maggiore efficienza operativa e una migliore integrazione con altri sistemi aziendali, fornendo un'esperienza utente più intuitiva ed efficace
Inoltre, l'integrazione tra sistemi è, in effetti, una delle principali preoccupazioni dei decisori. Aziende brasiliane stanno investendo in piattaforme che offrono una gestione documentale integrata, consentendo la comunicazione tra diversi sistemi e dipartimenti. Questo elimina silos di informazioni e migliora la collaborazione interna, risultando in processi più agili e precisi
In sintesi, le principali tendenze di gestione documentale nel 2025 sono segnate dalla digitalizzazione accelerata, automazione e intelligenza artificiale. Le nuove soluzioni riflettono la necessità delle organizzazioni di adattarsi ad un ambiente di business in continua evoluzione. Più che mai, la gestione documentale è parte fondamentale degli affari -e non solo un'attività complementare. Senza una gestione efficiente, le imprese corrono il rischio di naufragare in processi confusi, costosi e che sovraccaricano l'operazione, togliendo lo spazio per la crescita e per l'innovazione
