Conosci o hai almeno sentito parlare della Matrice di Eisenhower? Conosciuta anche come Matrice Urgente-Importante, è uno strumento di gestione del tempo creato dal 34º presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower (1890-1969), comandante supremo delle Forze Alleate in Europa, durante la II Guerra Mondiale
Lui la utilizzava per prendere decisioni e dare priorità ai compiti in base a due criteri principali: urgenza e importanza. La matrice divide i compiti in quattro quadranti, ciò che consente una chiara visualizzazione di dove concentrare gli sforzi e come organizzare il tempo in modo più efficiente
Sai di una cosa? Sono sicuro che hai bisogno di uno strumento di questo tipo per aiutarti a organizzarti e fare lo stesso per il tuo team. Basandosi sulla matrice originale, ho fatto un adattamento che può essere trasportato nella realtà della maggior parte delle persone. L'ho chiamata "Quadrato delle Priorità", vista la maggiore facilità di fissazione del nome
Innanzitutto, capire: per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, preoccupati con ciò che conta davvero tra le innumerevoli attività quotidiane. Quando senti che stai perdendo il controllo del tempo, respira profondamente e valuta le tue attività con chiarezza. Chiediti: il compito attuale è essenziale per raggiungere i tuoi obiettivi? C'è qualcosa che può essere delegato o rimandato
In un altro momento, elenca tutte le attività e i compiti che devi svolgere. Classifica ciascuna in base alla sua urgenza e importanza. E posizionale nei quadranti appropriati della matrice
La matrice aiuta a differenziare ciò che merita realmente attenzione immediata da ciò che può essere pianificato per il futuro o eliminato. Meno tempo speso in attività non importanti e più focus sui compiti che contano davvero portano a meno stress
Il "Quadrato delle Priorità", che divide anche i compiti in quattro quadranti, è uno strumento potente per chiunque cerchi di migliorare la propria gestione del tempo, prendendo decisioni più consapevoli ed equilibrate su come spendere il proprio tempo e energia
Usandola, noterai un cambiamento positivo nella relazione tra il tempo e il completamento delle tue attività
Importante e urgente:devi fare questa attività OGGI, perché ha una scadenza ed è essenziale per lo sviluppo (tuo e dell'azienda). Nel caso NON venga effettuata, questo genererà qualche tipo di danno per te, qualcuno o l'organizzazione. Esempi: saldare una fattura o inviare una proposta entro la scadenza
Importante (ma non urgente):compiti che devono essere svolti il prima possibile. Non hanno una scadenza così rigida (come quella di una scadenza di un bollettino o di un ricorso legale). Quando sarà eseguita, genererà qualche tipo di opportunità o beneficio per te, qualcuno o l'azienda. Esempi: fissare un incontro con un potenziale cliente; produrre un video per promuovere il tuo prodotto; realizzare una videoconferenza con il fornitore di un nuovo articolo
Urgente (ma non così importante):compiti con scadenza per OGGI (se non vengono svolti ora, l'opportunità si perde, ma che non sono così prioritarie. Generalmente, non causano grandi danni se non vengono completate, ma possono portare qualche beneficio se realizzate. Esempi: partecipare a un evento di formazione o a una riunione di comitato tecnico
Non urgente e non importante:sono lavori che sono nella tua lista, ma possono aspettare o, chi sa, fino a essere delegate o eliminate. Esempi: rispondere ai messaggi sui social media, selezionare il modello del nuovo condizionatore d'aria dell'ufficio o scegliere l'outfit per una festa nel fine settimana
Anche dopo questi chiarimenti, la sfida continua a essere resistere alla tentazione di dare priorità alle attività del quadrante "D", che, nonostante siano semplici o piacevoli, deviano l'attenzione dai compiti più essenziali
Come strategia, utilizza il quadrante "D" come ricompensa: dopo aver completato un gruppo di compiti importanti, concediti una pausa con un'attività più leggera. In questo modo, sostieni la produttività mentre ti godi momenti di puro ozio
Più di un'abilità tecnica, la gestione del tempo richiede anche disciplina, pianificazione e una mentalità orientata all'efficacia e alla leadership. Puoi credere
