Negli ultimi anni, le discussioni sulla trasformazione digitale hanno occupato un posto di rilievo in praticamente tutti i settori, dalle piccole imprese familiari alle grandi corporazioni multinazionali. Si parla di automazione, nell'intelligenza artificiale, nell'adozione di piattaforme cloud e in modelli di business disruptivi che danno priorità all'uso dei dati
Tuttavia, quando guardiamo da vicino, ci rendiamo conto che molte di queste iniziative, sebbene importanti, vengono impiantate in modo compartimentato, cioè, ogni dipartimento cerca di risolvere le proprie esigenze in modo isolato. Questo solleva una questione fondamentale: possiamo considerare di essere già arrivati all'era in cui tutti i processi aziendali sono effettivamente digitalizzati
Per comprendere meglio l'attuale scenario, è necessario differenziare la trasformazione digitale propriamente detta dalla digitalizzazione dei processi end-to-end. La prima è legata all'adozione di tecnologie che, in un certo senso, modernizzano l'organizzazione e portano miglioramenti significativi, come l'automazione del marketing o l'uso di strumenti per l'analisi dei dati. La seconda, a sua volta, richiede una visione sistemica, capace di unire i flussi di lavoro tra diversi settori e creare una catena di processi coesa e 100% digitale
La grande questione qui è che, molte volte, la trasformazione digitale in sé è vista come un grande ombrello, ma, se non c'è sforzo per integrare queste soluzioni, il risultato può essere solo una collezione di “silos digitali”, dove ogni dipartimento opera con strumenti isolati, senza alcuna comunicazione continua con il resto dell'azienda. In questo modo, la digitalizzazione dei processi – intesa come la capacità di sostituire flussi manuali, carta, ri-lavori e lacune di informazione per routine digitali sicure e affidabili – è ancora lontano dall'essere una realtà per molte organizzazioni
Trasformazione digitale in silos
C'è chi sostiene che la trasformazione digitale in silos sia solo una fase iniziale. Cioè, è normale che dipartimenti come vendite, marketing o IT siano i primi ad adottare soluzioni avanzate, poiché la domanda di tecnologia in questi settori tende ad essere più urgente. Tuttavia, il problema sorge quando queste iniziative non comunicano e non seguono un piano strategico di crescita. È come avere un motore di ultima generazione in un'auto i cui pneumatici sono consumati: la parte più moderna non garantisce che l'intero veicolo funzionerà bene, perché ci sono componenti critici che non hanno ricevuto l'attenzione dovuta
È molto comune, per esempio, vedremo aziende investire pesantemente in piattaforme di CRM per migliorare il rapporto con il cliente e, allo stesso tempo, mantenere i processi di pagamento, fatturazione o anche risorse umane in modo manuale e disconnesso. Queste disparità generano colli di bottiglia che, alla fine della giornata, possono compromettere l'efficacia di quel strumento di CRM, perché i dati non vengono sincronizzati con l'area finanziaria o con l'area operativa. Così, l'organizzazione non riesce ad avere una visione unica del cliente o dei processi, e l'uso dei dati per la presa di decisione ne risente
Digitalizzazione dei processi e integrazione: perché è importante
Immagina un'azienda che gestisce ancora un'infinità di documenti cartacei, richiedendo che ognuno sia firmato manualmente da diverse istanze, dopo digitalizzato e archiviato in sistemi diversi. Adesso, contrasta questa realtà con un'altra, in cui i documenti nascono già digitali e transitano attraverso un flusso di approvazione automatizzato, notificando automaticamente i responsabili a ogni fase, memorizzando versioni precedenti e consentendo firme elettroniche con validità legale. In questo secondo scenario, non solo il tempo di elaborazione è drasticamente ridotto, ma si guadagna anche in sicurezza, tracciabilità e conformità normativa
Il grande vantaggio della digitalizzazione dei processi end-to-end non sta solo nella riduzione dei costi operativi – anche se questo sia un fattore rilevante –, ma piuttosto nella creazione di un ecosistema integrato che consente una decisione più rapida e basata su dati affidabili. Se ogni dipartimento utilizza strumenti isolati, diventa molto più difficile compilare le informazioni per generare approfondimenti sulle prestazioni dell'azienda nel suo complesso. Già quando i processi sono unificati, i dati possono essere raccolti, trattati e analizzati in tempo reale, aprendo spazio per analisi predittive che aiutano ad anticipare problemi e identificare opportunità
Un altro grande vantaggio è la mitigazione dei rischi, specialmente in uno scenario in cui la sicurezza delle informazioni e la privacy dei dati sono sempre più regolamentate da legislazioni come la LGPD in Brasile e il GDPR in Europa. Quando un processo è digitalizzato, è più facile implementare politiche di crittografia, backup automatico e controllo degli accessi. Questo riduce considerevolmente la probabilità di perdite, perdita di documenti e frodi. Inoltre, la conformità legale diventa più semplice da dimostrare di fronte agli organi di controllo, poiché tutte le interazioni vengono registrate e auditabili
Non possiamo dimenticare l'impatto sull'esperienza del cliente, sia interno che esterno. I clienti finali tendono a valorizzare le aziende che offrono interazioni rapide ed efficienti, senza richiedere che compilino moduli cartacei o facciano telefonate interminabili per risolvere questioni in sospeso. D'altra parte, i collaboratori beneficiano anche di flussi di lavoro più leggeri, che eliminano il rifacimento e la gestione di documenti fisici. Questo migliora la soddisfazione interna, la produttività e persino la retention dei talenti, perché i professionisti che lavorano con tecnologie aggiornate hanno la sensazione di far parte di un'organizzazione innovativa
Percorsi per una digitalizzazione efficace e le prospettive future
Un modo di affrontare questo scenario è comprendere che la digitalizzazione dei processi deve essere un progetto aziendale di portata totale, che coinvolga tutte le leadership e, idealmente, avere supporto diretto dal C-level (come CEO, CFO e CIO
Questo garantisce che la migrazione dall'analogico al digitale sia condotta non solo dalla volontà di un dipartimento o dell'altro, ma come un valore strategico che attraversa tutta l'organizzazione. Allo stesso modo, questo supporto top-down aiuta a superare eventuali resistenze e a dare priorità agli investimenti in modo più coerente, ciò che facilita molto l'adozione di nuove piattaforme e metodologie
Una volta che il processo di digitalizzazione è nella strategia dell'azienda, è ora di mettere in pratica il piano. Il primo passo verso una digitalizzazione efficace è mappare l'intera catena di processi, identificando colli di bottiglia, ridondanze e opportunità di automazione. Questo richiede un lavoro di consulenza o di team interni che conoscano a fondo ogni fase del business. Senza questa diagnosi, si corre il rischio di investire in strumenti che non dialogano con le reali esigenze dell'organizzazione. Successivamente, è fondamentale dare priorità ai processi che generano più valore o che hanno un maggiore impatto sulla soddisfazione del cliente. Questa priorizzazione aiuta a dimostrare risultati più rapidi, creando una cultura di fiducia e coinvolgimento attorno alla digitalizzazione
Un altro aspetto importante è la scelta di tecnologie scalabili. Optare per soluzioni che offrano integrazione tramite API, per esempio, permette alle aziende di aggiungere nuovi moduli e funzionalità man mano che la domanda cresce. In questo modo, si evita il problema di creare nuove "isole digitali" che, ancora una volta, non parlano tra di loro. Inoltre, è necessario prestare attenzione all'architettura dei dati, garantendo che ci siano standard per l'archiviazione e la governance delle informazioni. Senza queste precauzioni, l'azienda può trovarsi a gestire un volume gigantesco di dati che non porta alcuna intelligenza al business
Il cambiamento culturale non può essere trascurato. La digitalizzazione efficace richiede che i manager e i collaboratori comprendano i benefici di questa trasformazione, abbandonate la mentalità del "abbiamo sempre fatto così" e siate disposti ad apprendere continuamente. Investire in programmi di formazione, workshop e comunicazione interna sono essenziali per abbattere le barriere e promuovere l'adesione. Inoltre, è raccomandato che ci sia un monitoraggio costante delle metriche che dimostrino il valore dei cambiamenti, come la riduzione del tempo in determinati processi, l'economia delle risorse e l'aumento della soddisfazione dei clienti. Questi indicatori forniscono prove concrete che il percorso adottato ha senso
Per quanto riguarda le prospettive future, vale considerare che la digitalizzazione dei processi è solo la base per innovazioni ancora più trasformative. Poiché l'azienda dispone di flussi completamente digitali, puoi esplorare soluzioni di intelligenza artificiale, automazione robotica dei processi (RPA) e analisi predittiva. Con l'IA, per esempio, è possibile automatizzare compiti complessi e persino creare sistemi in grado di prendere decisioni basate su algoritmi di apprendimento automatico. Un RPA, a sua volta, può gestire grandi volumi di compiti ripetitivi, liberando i collaboratori per funzioni più strategiche. L'analisi predittiva consente di anticipare tendenze e comportamenti, consentendo che l'azienda sia proattiva invece di reattiva
La digitalizzazione completa dei processi apre anche la strada a nuovi modelli di business. Le aziende che prima dipendevano da processi manuali per interagire con clienti e fornitori possono, alla digitalizzazione, creare prodotti e servizi completamente nuovi, rivolti a esperienze digitali. Questo genera vantaggi competitivi e può persino consentire l'ingresso in mercati globali, specialmente quando l'infrastruttura tecnologica è pronta per scalare e soddisfare le esigenze di diverse regioni. Ad esempio, l'e-commerce è esploso negli ultimi anni proprio perché le catene del valore si sono digitalizzate in gran parte, andare molto oltre la semplice creazione di un sito per vendite: coinvolge integrazioni con sistemi di logistica, pagamento, analisi dei dati, marketing automatizzato e supporto al cliente
In sintesi, la risposta alla domanda "siamo già arrivati a questa fase di digitalizzazione dei processi"?"dipende". Ci sono aziende che hanno già fatto salti significativi e possono essere orgogliose di avere una catena praticamente tutta integrata. Altre stanno ancora strisciando, intrappolate in routine frammentate e silos dipartimentali. Il fattore comune, tuttavia, è la consapevolezza che il mercato non aspetterà chi è in ritardo. La competitività, l'efficienza e persino la sostenibilità di un'azienda vanno di pari passo con la capacità di digitalizzare i processi in modo ampio e integrato. Così, più di una tendenza, la digitalizzazione smette di essere una scelta e diventa un obbligo per chi desidera prosperare in un mondo sempre più caratterizzato dall'innovazione e dalla velocità dei cambiamenti
