Eins og stafræna umbreytingin þróast, samþætting gervigreindar (AI) og sjálfvirkni verða að mikilvægu fyrir skjalastjórnun. Þessar tækni ekki aðeins lofa að gjörbreyta því hvernig stofnanir takast á við upplýsingar og ferli, en bjóða einnig upp á röð af kostum sem fara frá bættri nákvæmni og skilvirkni til að fá verðmætar innsýn til ákvarðanatöku. Algoritmar háþróaðra AI, til dæmis, eru fær um að greina mynstur og frávik í skjölum, hagræða ferlum endurskoðunar og compliance
Með bjartsýnar spár frá markaðssérfræðingum, vonast er til að, til 2027, 75% af stórum fyrirtækjum um allan heim, þar með Brasilíu, taka upp AI til að bæta stjórnun skjala og upplýsinga. Í þessu sviði hraðrar tæknilegrar þróunar, öryggi upplýsinga og samræmi við reglugerðir fá einnig áherslu, með vaxandi fjárfestingum í öflugum lausnum til að vernda skjöls eignir gegn netógnum ógnum og tryggja friðhelgi gagna. Sjáðu hverjar eru helstu þróunirnar sem eiga að perma skjalastjórnun árið 2025:
Gervi greind: bylting í skjalaumsýslu
Gervigreind og vélnámsfræði eru sífellt meira samþætt í skjalastjórnunarkerfi. Þessar tækni gera kleift að greina mikinn fjölda gagna og að draga fram verðmætar innsýn sem styðja við ákvarðanatöku. Til dæmis, algoritmar AI eru færir um að greina mynstur og frávik í skjölum, bæta nákvæmni og skilvirkni endurskoðunar og compliance ferla
Tækni náttúrulegra tungumálsvinnslu eiga einnig að leyfa leitarhlutverk sífellt meira innsæi, aðstoða notendur við að finna nákvæmlega skjalið eða upplýsingarnar sem þurfa – að veita augnablik aðgang að mikilvægustu gögnum
Rannsókn frá Gartner spáir að, til 2027, 75% fyrirtækja í stórum stærðum um allan heim, þar með Brasilíu, munu nota AI til að bæta stjórnun skjala og upplýsinga
RPA kerfi mun halda áfram að vaxa
Samhliða, sjálfvirkni vélmennaferla (RPA) fær einnig áherslu. RPA-verkfæri eru notuð til að sjálfvirkja endurteknar verkefni tengd stjórnun skjala, eins og flokkunin, það skjalfesting og endurheimt upplýsinga
Þetta frelsar mannauð fyrir stefnumótandi og hærri virðisaukandi starfsemi. Rannsóknir McKinsey & Company benda til þess að sjálfvirkni getur aukið framleiðni um allt að 40% í breskum fyrirtækjum, sem leiðir til verulegs sparnaðar á tíma og auðlindum
Fókus á persónuvernd og gögnumsamsvörun
Öryggi upplýsinga heldur áfram að vera algjör forgangsröð. Með aukningu stafrænnar, koma fram ný áskoranir tengdar persónuvernd. Stofnanir þurfa að tryggja að upplýsingar þeirra séu öruggar gegn netáhættum og leka
Í Brasil, almenna persónuverndarlögin (LGPD) leggur strangar kröfur um samræmi, og fyrirtækin eru að fjárfesta þungt í öryggislausnir til að vernda skráðar eignir sínar. Tækni eins og háþróuð dulkóðun og fjölþáttar staðfesting er víða samþykkt til að tryggja heilbrigði og trúnað skjölanna
Vinnslur og samþætt rafræn undirskrift
Sífellt meira eru skjalastjórnunarkerfi samþætt við vinnuflóa kerfi og verkfæri stafrænna undirritunar, að hámarka tíma, viðbótarkerfi og kostnaður með líkamlegt geymslu
Þessar tækni gera einnig mögulegt háþróað greiningu gagna, bjóða upp verðmætar innsýn sem geta leiðbeint gerð stefnumótandi ákvarðana. Með notkun vélkennslualgoritma, fyrirtækin geta séð þróun, greina mynstur og frávik, og jafnvel sjálfvirkja kynningu ítarlegra skýrslna um árangur og áhættu tengda skjalastjórnun
Þetta bætir ekki aðeins rekstrar skilvirkni, en gerir einnig kleift proactive nálgun í minnkun áhættu og í hagræðingu ferla, tryggja að fyrirtækin séu alltaf einu skrefi á undan á samkeppnismarkaði
Upplýsingar aðgengilegar, hvar sem er
Skýja-undirstaða lausnir eru nauðsynlegar til þess að skjöl, vinnuflæði og ferlar geta verið aðgengileg frá hvar sem er – og skýlausnir veita sveigjanleika, skalanleika og öryggi, leyfa fyrirtækjum að geyma og nálgast skjöl sín á skilvirkan hátt. Rannsókn IDC bendir á að 80% brasilískra fyrirtækja nota nú þegar eða ætla að nota lausnir í skýjum fyrir stjórnun skjala og upplýsinga á næstu árum
Einstök lausnir fyrir hvert fyrirtæki
Persónugjöf skjalastjórnunarþjónustu færir einnig þýðingu. Lausnir skulu vera aðlagaðar að sérstökum þörfum hverrar stofnunar, þegar tekið er tillit til atvinnugreinarinnar, stærðin á fyrirtækinu og sérkenni innra ferla
Hægt er að nota sérsniðin skjalastjórnunarverkfæri til að auka hagkvæmni í rekstri og betri samþættingu við önnur kerfi fyrirtækis, veitaandi notendaupplifun meira innsæi og árangur
Auk þess, samþættingin milli kerfa er, í raun, eitt af helstu áhyggjum ákvarðanatökumanna. Brasilísk fyrirtæki eru að fjárfesta í vettvangi sem bjóða upp á samþætt skjalastjórn, sem gerir kleift samskipti milli mismunandi kerfa og deilda. Þetta fjarlægir silos af upplýsingum og bætir samstarf innanhúss, sem leiðir til hraðari og nákvæmari ferla
Í stuttu máli, helstu þróunirnar í skjalastjórnun árið 2025 eru einkenndar af hraðri stafrænni, vöktun og gervigreind. Nýju lausnirnar endurspegla þörf samtaka til að aðlagast síbreytilegum viðskiptalífi. Meira en áður, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Án skilvirkrar stjórnsýslu, fyrirtæki lenda í hættu á að sigla í ruglingslegum málum, dýrir og sem leggja álag á aðgerð, að taka plássið fyrir vöxt og fyrir nýsköpun
