Undanfarin árunum, umræður um stafræna umbreytingu hafa tekið sér stað í næstum öllum geirum, frá smáum fjölskyldufyrirtækjum til stórra alþjóðlegra fyrirtækja. Talað er um sjálfvirkni, í artificial, í samþykkt skýja vettvangs og í truflandi viðskiptamódeli sem forgangsraðar notkun gagna
Hins vegar, þegar við skoðum nánar, við skynjum að margar af þessum frumkvæðum, þó að þau séu mikilvæg, verða að lokum innleiddar á skipulagðan hátt, það er að segja, hver deild reynir að leysa sínar eigin kröfur á einangraðan hátt. Þetta vekur grundvallarspurningu: getum við talið að við séum komin á tímabil þar sem öll fyrirtækjaskipti eru raunverulega stafræn
Til að skilja betur núverandi aðstæður, það er nauðsynlegt að greina á milli raunverulegrar stafrænnar umbreytingar og stafrænnar ferlisvæðingar frá byrjun til enda. Fyrsta tengist notkun tækni sem, að einhverju leyti, nútím að endurnýja skipulagið og færa verulegar umbætur, eins og markaðsautomatisering eða notkun tækja til að greina gögn. Mánudagurinn, að sínum tíma, krefst kerfissýna sýn, hæfur getu til að sameina vinnuflæði milli mismunandi deilda og skapa samfellda og 100% stafræna ferla
Stóra spurningin hér er að, oftast, stafræna umbrellan er litið á sem stórt regnhlíf, enþá, ef ekki er unnið að því að samþætta þessar lausnir, niðurstaðan gæti aðeins verið safn af „stafrænum silóum“, þar sem hver deild starfar með einangruðum verkfærum, án ánni samskiptum við aðra hluta fyrirtækisins. Þannig, stafrænn ferlar – skilgreind sem hæfileikinn til að skipta út handvirkum straumum, pappír, endurbætur og upplýsingagötur vegna öruggra og áreiðanlegra stafræna ferla – enn er ennþá langt frá því að vera raunveruleiki fyrir margar stofnanir
Stafrænn umbreyting í silóum
Sumir er að það sé aðeins upphafsskref í stafrænum umbreytingum í einangrun. Þetta er að segja, það er eðlilegt að deildir eins og sala, markaðssetning eða TI verði fyrstir til að taka upp háþróaðar lausnir, þar sem eftirspurn eftir tækni í þessum geirum er oft brýnni. Hins vegar, vandamálið kemur upp þegar þessar aðgerðir tengjast ekki og fylgja ekki stefnumótandi vextiáætlun. Það er eins og að hafa nýjustu vélinni í bíl með slitin dekk: sú nútímalegasta tryggir ekki að allt farartækið virki vel, því að það eru mikilvægar einingar sem ekki hafa fengið nauðsynlega athygli
Það er mjög algengt, til dæmis, sjá fyrirtæki að fjárfesta mikið í CRM kerfum til að bæta samskipti við viðskiptavini og, á sama tíma, halda greiðsluferla, veltur eða jafnvel mannauður á handvirkan og ósamræmdan hátt. Þessar mismunir skapa þrengingar sem, í lok dagsins, geta getur hindrað virkni þessarar CRM tækni, því að gögnin enda ekki að vera samstillt við fjármálasviðið eða rekstrarsviðið. Svo, skipulagið getur ekki haft eina heildarsýn á viðskiptavininn eða ferlin, og notkun gagna við ákvarðanatöku verður skert
Stafræning ferla og samþætting: af hverju er þetta mikilvægt
Ímyndaðu fyrirtæki sem enn vinnur með ótal pappírsgögn, krafandi að hver og einn sé undirritaður handvirkt af ýmsum aðilum, síðan skannað og skráð í mismunandi kerfi. Núið, berðu þessa raunveruleika við annan, þar sem skjölin fæðast þegar rafræn og fara í gegnum sjálfvirkan samþykkisflæði, sjálfvirkt tilkynna ábyrgðaraðila á hverju stigi, geymsla fyrri útgáfur og leyfa rafrænar undirskriftir með lagalegri gildi. Í þessu öðru sviði, ekki aðeins er vinnslutíminn drastískt styttur, en einnig er unnið í öryggi, sýndis og reglugerðarsamræmi
Stórsta forskotið við að stafræna ferla frá upphafi til enda er ekki aðeins í lækkun rekstrarkostnaðar – þó að þetta sé mikilvægur þáttur –, heldur á því að skapa samþætt vistkerfi sem gerir kleift að taka ákvarðanir hraðar og byggðar á áreiðanlegum gögnum. Ef hver deild notar einangraðar verkfæri, það verður miklu erfiðara að safna upplýsingum til að búa til innsýn um frammistöðu fyrirtækisins í heild sinni. Þegar ferlarnir eru sameinaðir, gögnin má safna, samþykkt og greind í rauntíma, að opna pláss fyrir forspárgreiningar sem hjálpa til við að fyrirsjá vandamál og bera kennsl á tækifæri
Önnur mikil kostur er áhættustýringin, sér sérstaklega í samhengi þar sem öryggi upplýsinga og persónuvernd eru sífellt meira stjórnað af löggjöf eins og LGPD í Brasilíu og GDPR í Evrópu. Þegar ferli er stafrænt umbreytt, það verður auðveldara að innleiða dulkóðunarpólitíkur, sjálfvirkur afritun og aðgangsstýring. Þetta minnkar verulega líkurnar á leka, taps á skjölum og svik. Auk þess, lagalegð verður auðveldara að sýna fram á gagnvart eftirlitsaðilum, þar sem allar samskipti eru skráð og hægt að skoða
Við getum ekki gleymt áhrifunum á upplifun viðskiptavinarins, bæði innri og ytri. Endanotendur eru líklegri til að meta fyrirtæki sem bjóða upp á hraðar og árangursríkar samskiptaleiðir, án þess að krafist sé að þeir fylli út pappírsform eða geri endalausar símtöl til að leysa vandamál. Aftur á móti, starfsfólkið nýtur einnig góðs af léttari vinnuflæði, semja að útrýma endurvinnslu og meðhöndlun á fýsískum skjölum. Þetta bætir innri ánægju, framleiðni og jafnvel hæfni til að halda talangum, því að fagfólk sem vinnur með nýjustu tækni hefur tilfinningu fyrir því að vera hluti af nýsköpunarstofnun
Leiðir að árangursríkri stafrænnvæðingu og framtíðarhorfur
Einn leið til að horfa á þetta ástand er að skilja að stafræna ferlið ætti að vera heildstætt fyrirtækjaverkefni, sem að fela allar forystur og, íslenska, hafðu beinan stuðning frá C-level (eins og forstjórum), CFO-ar og CIO-ar
Þetta tryggir að flutningurinn frá analóg yfir í stafrænt sé ekki aðeins knúinn af vilja eins eða annars deildar, en heldur áfram sem strategískur þáttur sem fer í gegnum alla stofnunina. Á sama leið, þessi top-down stuðningur hjálpar til við að yfirstíga hugsanlegar mótspyrnur og forgangsraða fjárfestingum á skýrari hátt, semur auðveldar mikið að taka upp nýjar vettvangar og aðferðir
Þegar ferlið við stafræna umbreytingu er hluti af viðskiptaáætluninni, það er kominn tími til að setja áætlunina í framkvæmd. Fyrsta skrefið að árangursríkri stafrænnvæðingu er að kortleggja alla ferlina, að greina þrengingar, óþekktir og tækifæri til sjálfvirkni. Þetta krefst ráðgjafarvinnu eða innri teymis sem þekkir dýrmætlega hverja skref í viðskiptinu. Engin þessarar greiningar, hætta er á að fjárfesta í verkfærum sem ekki tala við raunverulegar þarfir stofnunarinnar. Síðan, það er grundvallaratriði að forgangsraða ferlum sem skapa meiri verðmæti eða hafa meiri áhrif á ánægju viðskiptavina. Þessi forgangsröðun hjálpar til við að sýna fram á hraðari niðurstöður, að skapa menningu trausts og þátttöku í kringum stafræna umbreytingu
Önnur mikilvægur þáttur er val á skalanlegum tækni. Velja lausnir sem bjóða upp á samþættingu í gegnum API, til dæmis, leyfir að fyrirtæki geti bætt við nýjum einingum og virkni eftir því sem eftirspurnin eykst. Þannig, forðast er vandamálið við að búa til nýjar "stafræn eyjar" sem, enn einu sinni til viðbótar, þeir tala ekki saman. Auk þess, það er nauðsynlegt að skoða gögnin vandlega, að tryggja að það séu staðlar fyrir geymslu og stjórnun upplýsinga. Án þessara aðgerða, fyrirtækið getur endað með risastórt magn gagna sem skilar engri greind í viðskiptin
Menningarbreytingin má heldur ekki vera hunsuð. Skilgreiningin krafst að stjórnendur og starfsmenn skilji kosti þessarar umbreytingar, yfirgefið hugsunarháttinn um „við höfum alltaf gert þetta svona“ og verið tilbúin til að læra stöðugt. Að fjárfesta í þjálfunarprógrömmum, vinnustofur og innri samskipti eru nauðsynleg til að brjóta niður hindranir og stuðla að þátttöku. Auk þess, mælt er að vera stöðug eftirfylgni með mælikvörðum sem sýna gildi breytinganna, eins og minnkun á tíma í ákveðnum ferlum, auðlindasparnaður og aukin ánægja viðskiptavina. Þessir vísbendingar veita skýrar sannanir fyrir því að sú leið sem valin hefur verið er skynsamleg
Hvað varðar framtíðarhorfur, það er vert að íhuga að stafræna ferlanna er aðeins grunnur að enn umbreytandi nýjungum. Eitt sinn fyrirtækið hefur algerlega stafræna strauma, getur að kanna lausnir í gervigreind, vélgengisferli ferla (RPA) og forspá greining. Með gervigreind, til dæmis, það er mögulegt að sjálfvirknivæða flókin verkefni og jafnvel búa til kerfi sem geta tekið ákvarðanir byggðar á reikniritum fyrir vélar nám. RPA, að sínum tíma, getur með miklum skammti af endurteknum verkefnum, leysa starfsmenn í meira strategísk hlutverk. Fyrirspá greining gerir kleift að spá fyrir um strauma og hegðun, gera að fyrirtækið sé forvirkt frekar en viðbragðskennt
Heildar stafræna ferla opnar einnig leið fyrir nýja viðskiptamódel. Fyrirtæki sem áður voru háð handvirkum ferlum til að eiga samskipti við viðskiptavini og birgja geta, við að stafræna, búa nýja vörur og þjónustu, snúin að stafrænum reynslum. Þetta skapar samkeppnisforskot og getur jafnvel leyft inngöngu á alþjóðlega markaði, sérstaklega þegar tækninfrastrúktúrin er tilbúin til að stækka og uppfylla kröfur frá mismunandi svæðum. Til dæmis, netverslunin hefur sprengt út á síðustu árum einmitt vegna þess að gildi keðjurnar hafa að miklu leyti verið stafræn, fer að fara langt umfram að búa til vefsíðu fyrir sölu: felur í sér samþættingu við flutningakerfi, greiðsla, gagnagreining, sjálfvirk markaðssetning og þjónusta við viðskiptavini
Í stuttu máli, erum við komin á þann stað að ferlar séu orðnir stafrænir?"fer eftir". Það eru fyrirtæki sem hafa þegar gert veruleg skref og geta verið stolt af því að hafa næstum allt keðjuna samþætt.. Aðrar eru enn að skríða, föst í sundurlausum venjum og deildaskiptum silum. Sameiginlegi þátturinn, en þó, er meðvitund um að markaðurinn mun ekki bíða eftir þeim sem eru á eftir. Samkeppni, skilvirkni og jafnvel sjálfbærni fyrirtækis fara saman við getu þess til að stafræna ferla á heildrænan og samþættan hátt. Svo, meira en þróun, stafræning hættir að vera valkostur og verður skylda fyrir þá sem vilja blómstra í heimi sem er sífellt meira merkt af nýsköpun og hraða breytinga
