Sewa komersial di Brasil mengalami kenaikan tertinggi dalam satu dekade pada tahun 2024 – dengan kembalinya perusahaan ke mode tatap muka, sektor properti akan pulih dari tahun-tahun pandemi. Jika itu baik di satu sisi, di sisi lain, para penyewa korporat harus menghadapi kenaikan sewa sebesar 8%, apa yang melebihi inflasi resmi tahun lalu, apa yang terjadi pada 4,83%, menurut informasi dari indeks FipeZAP, yang memantau biaya ruang komersial hingga 200m2 di 11 kota besar
Permintaan mendadak untuk ruang komersial yang lebih besar atau lebih strategis telah menekan harga properti, menciptakan siklus kenaikan yang tidak seharusnya stabil dalam waktu dekat. Selain itu, pencarian properti yang memenuhi tuntutan baru akan keamanan dan kesejahteraan karyawan, sebagai area sirkulasi yang lebih luas, sistem ventilasi yang ditingkatkan dan kemudahan akses, berkontribusi pada kelangkaan penawaran dan, akibatnya, untuk kenaikan harga
Poinnya adalah, di tahun-tahun setelah pandemi, beberapa perusahaan telah secara drastis mengurangi ruang fisik mereka. Kembali ke operasi dihadapan berarti bahwa perusahaan akan perlu relokasi orang-orang tanpa mendeskripsikan ruang secara signifikan, karena renegosiasi harga sewa saat ini dapat menyebabkan peningkatan yang signifikan. Solusi untuk kebuntuan ini terletak pada optimasi ruang yang ada, yang dapat berarti mulai dari perubahan layout internal hingga penempatan kembali dokumen fisik
Solusi untuk kekurangan ruang
Sesuai dengan AIIM – Association for Information and Image Management, antara 10% dan 30% ruang dari sebuah kantor dapat ditempati oleh penyimpanan dokumen fisik
Dalam konteks ini, kami telah melihat bahwa banyak perusahaan mengadopsi sebagai alternatif penyaluran pengamanan dokumen. Secara historis, banyak perusahaan memelihara file fisik besar di kantor mereka – Dan, meskipun sebuah bagian dari file tersebut telah didigitalkan atau di outsource setelah pandemi, banyak organisasi masih memelihara arsip fisik ini. Pencarian untuk layanan ini tetap tinggi
Perusahaan khusus dalam manajemen dokumen menawarkan layanan digitalisasi yang robust, penyimpanan dan pengelolaan dokumen, menjamin keamanan, aksesibilitas dan kepatuhan dengan regulasi lokal dan internasional. Selain membebaskan ruang fisik di kantor, penyaluran penyimpanan dokumen memberikan serangkaian manfaat tambahan, seperti pengurangan biaya dengan perawatan arsip, peningkatan efisiensi dalam akses dan berbagi informasi, dan mitigasi risiko terkait dengan kehilangan atau kerusakan dokumen fisik
Sebenarnya, transformasi digital telah menjadi salah satu sekutu terbesar dalam optimalisasi ruang-ruang dan dalam pengurangan biaya operasional. Dengan teknologi yang semakin maju, pemindaian dokumen tidak hanya memudahkan akses dan pembagian informasi, bagaimana juga meningkatkan keamanan data, meminimalkan risiko kerugian dari bencana alam, kebakaran atau pencurian. Implementasi sistem manajemen dokumen elektronik (GED) memungkinkan perusahaan memusatkan informasi mereka pada platform aman dan dapat diakses dari jarak jauh, mempromosikan lingkungan kerja yang lebih lincah dan kolaboratif
Angka-angka ini sangat relevan ketika kita mempertimbangkan dampak keuangan dari kenaikan sewa. Dengan membebaskan ruang sebelumnya ditujukan untuk arsip fisik, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan akan area yang lebih besar, memilih untuk kantor yang lebih kompak dan, akibatnya, lebih ekonomis
Manfaat outsourcing
Selain manfaat keuangan langsung, penyaluran luar dari penyimpanan dokumen membantu untuk perbaikan proses internal. Layanan kustodian dapat juga mencakup pemindaian dari aset, memungkinkan agar semua dokumen tetap terorganisir dan dapat diakses via sistem di cloud, dengan keamanan yang diperlukan
Poin penting lainnya yang harus dipertimbangkan adalah kepatuhan peraturan. Banyak perusahaan menghadapi tantangan untuk tetap terpenuhi dengan peraturan-peraturan penyimpanan dan perlindungan data, terutama dengan masuknya berlaku Undang-Undang Umum Perlindungan Data (LGPD) di Brasil. Seorang pemasok siap untuk memastikan bahwa semua persyaratan hukum dipenuhi, mengurangi risiko penalti dan kerusakan pada reputasi. Pengeksporan penyimpanan dokumen memiliki lebih baik biaya-manfaat dan membawa lebih keuntungan operasional daripada peningkatan ruang fisik
Singkatnya, penyaluran penyimpanan dokumen bersamaan dengan digitalisasi mewakili sebuah solusi strategis bagi perusahaan yang mencari mengoptimalkan ruang, mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Selain mempromosikan lingkungan kerja yang lebih terorganisir dan kolaboratif, praktek-praktek tersebut berkontribusi secara signifikan terhadap kepatuhan regulatif dan keamanan informasi, mempersiapkan organisasi untuk tantangan dari pasar yang semakin kompetitif dan digital
