A jelenlegi helyzetben, a digitális átalakulás újradefiniálja a vállalati dinamikát, és a Humánerőforrások (HR) szektornak kulcsszerepe van a vállalatok modernizálásában. Ebben a szegmensben, dokumentumkezelés, korábban papírok és manuális folyamatok halmaza jellemezte, most már gyorsaságot követel, biztonság és hatékonyság. Ehhez, a technológiai eszközökkel való rendelkezés szükségszerűség.
Mi a dokumentumkezelés a HR-ben?
A HR területnek hatalmas mennyiségű dokumentummal kell foglalkoznia – szerződések, bérjegyzékek, teljesítményértékelések, belső politikák és még sok más. A fájlok hatékony kezelése, vagyis, a küldés ellenőrzése, visszatérés, aláírás, ellenőrzés, más egyébként nem csupán szervezési kérdés, hanem kritikus tényező az üzlet sikeréhez.
Szerint avezérigazgatóda Digitális Segítő + Írj Jól, Carlos Henrique Mencaci, a technológia elengedhetetlen ebben a helyzetben. "Akik emberekkel foglalkozik", a kezében rendkívül fontos adatok vannak. Az információk fizikai kezelése, vagy ideális platformokon kívül, tendencia, hogy a terület terméketlenné váljon, stratégia és biztonság nélkül, mert a legtöbb energia a papírmunkák megszervezésére megy, magyarázd el.
Milyen technológiák teszik intelligenssé a dokumentumkezelést? Ismerje meg az öt HR-eszközt!
A Think Work Lab által végzett kutatás feltárta, hogy a HR még mindig szenved a bürokráciától és az automatizálás hiányától. A rendelkezésre álló adatok szerint, a brazilok költenek, átlagosan, 16,9 órás heti munka, vagy a munkaidejének 38%-a, bürökratikus feladatokkal. Körülbelül 22% a megkérdezett szakemberek közül, a tevékenységek monotonok és ismétlődőek voltak, demotiváló szempontok. Még mindig, a nagy többség (40%) nem tett semmilyen gyakorlati lépést a személyzet kezelésének technológiaibbá és kevésbé manuálissá tételére. Ebben az értelemben, Sorolj fel öt hasznos eszközt ennek a frissítésnek a megkezdéséhez a rendszerekben
1. Dokumentumkezelő Rendszerek (DMS – Dokumentumkezelő rendszerek
A DMS lehetővé teszi a létrehozást, tárolni, fájlok központosított és biztonságos megosztása az Interneten. Olyan funkciókkal, mint az indexelés és a gyors keresés, a HR másodpercek alatt hozzáférhet bármilyen adathoz, időpazarlás megszüntetése manuális keresésekkel. Olyan platformok, mint a Digital Helper + Assine Bem, ilyen légkört kínálnak, más eszközökhöz való integrációval, megkönnyítve a tevékenységek áramlásának automatizálását, mondja avezérigazgató.
2. Elektronikus aláírás
A dokumentumok aláírása a HR-ben egy kritikus lépés, legyen szerződésekhez, felvételi, elbocsátások vagy megállapodások. Elektronikus aláírási eszközök, jogi érvényességet biztosítanak, agilitás és védelem. Velük, lehetséges küldeni, dokumentumok érvényesítése és tárolása nyomtatás vagy helyváltoztatás nélkül
3. Felhőalapú tárolás
A felhőalapú tárolás alapvető fontosságú a dokumentumok hozzáférhetőségének és biztonságának garantálásához a környezetbenonline. Ez a mechanizmus lehetővé teszi, hogy információkat nyissunk meg bárhonnan, bármikor. Ezenkívül, az adatok titkosítása és abiztonsági mentésekautomatikusok garantálják az információk biztonságát
4. Együttműködési és Megosztási Platformok
Eszközök távoli találkozók lebonyolításához, a feladatok tervezése és azok fejlődésének nyomon követése megkönnyíti a csapatok közötti együttműködést és az anyagok biztonságos megosztását. Velük, a HR létrehozhatmunkafolyamatokhatékony, dokumentumok valós idejű jóváhagyása és mindenki fenntartásaérintettekigazítottak
5. Integrált mesterséges intelligencia
Natív mesterséges intelligenciával (MI) rendelkező rendszerek, vagyis, saját maguk számára kidolgozotthely, alapvetőek a helyben végzett szolgáltatás optimalizálásához. A Digitális Segítő + Írj alá jól, A mesterséges intelligencia a digitális aláírási folyamathoz kapcsolódik. Velük, az emberek konkrét kérdéseket tehetnek fel a tartalomról, amelyet alá fognak írni. Ez csökkenti a szükségességét, hogy szakértőt hívjanak, hogy kérdéseket tegyenek fel vagy jövőbeli félreértéseket tisztázzanak, magyarázd el avezérigazgató.
Végül, Mencacihoz, az intelligens menedzsment nem csupán technológiai kérdés, túlélési stratégiák a jelenlegi piacon. Azok a vállalatok, amelyek ezeket a beállításokat alkalmazzák, a termelékenységben nyernek, biztonság és versenyképesség, miközben csökkentik a költségeket és a kockázatokat, befejezi
