Brazíliában a kereskedelmi bérletek 2024-ben a legnagyobb emelkedést mutatták az évtizedben – a cégek visszatérésével a személyes munkavégzéshez, az ingatlanpiac a pandémia évei után kezd helyreállni. Ha jó az egyik oldalon, másrészt, a vállalati bérlőknek 8%-os bérleti díjemelkedéssel kell szembenézniük, mi a tavalyi hivatalos inflációt meghaladja, mi történt a 4-el,83%, a FipeZAP index információi szerint, ami, amely 11 nagyvárosban 200 m2-ig terjedő irodák költségeit figyeli
A hirtelen kereslet a nagyobb vagy jobban elhelyezkedő kereskedelmi ingatlanok iránt nyomást gyakorolt az ingatlanárakra, magas ciklus létrehozása, amely nem fog olyan hamar stabilizálódni. Ezenkívül, az ingatlanok keresése, amelyek megfelelnek az alkalmazottak új biztonsági és jóléti követelményeinek, mint szélesebb forgalmi területek, fejlettebb szellőztető rendszerek és hozzáférési lehetőségek, hozzájárult a kínálat szűkösségéhez és, következésképpen, az árak emelkedéséhez
A lényeg az, hogy, a pandémia utáni években, több vállalat drámaian csökkentette a fizikai terét. A személyes működésre való visszatérés azt jelenti, hogy a vállalatoknak újra kell osztaniuk az embereket anélkül, hogy jelentősen átalakítanák a teret, mivel a bérleti díj újratárgyalása ebben a pillanatban jelentős emelkedéshez vezethet. A megoldás erre a zsákutcára a meglévő tér optimalizálása, ez lehet jelenteni a belső elrendezés megváltoztatásától kezdve a fizikai dokumentumok áthelyezéséig
Megoldások a helyhiányra
Az AIIM szerint – Információs és Képkezelési Szövetség, a hivatalos térben 10% és 30% között lehet a fizikai dokumentumok tárolására használt terület
Ebben a kontextusban, láttuk, hogy sok vállalat alternatívaként a dokumentumok őrzésének kiszervezését választja. Történelmileg, sok cég nagy fizikai archívumokat tartott fenn az irodáikban – e, bár egy része ezeknek a fájloknak digitalizálva vagy kiszervezve lett a pandémia után, sok szervezet még mindig megőrzi ezt a fizikai fájlt. A szolgáltatások iránti kereslet továbbra is magas
Dokumentumkezelésre specializálódott cégek robusztus digitalizálási szolgáltatásokat kínálnak, dokumentumok tárolása és kezelése, biztonság garantálása, hozzáférhetőség és megfelelés a helyi és nemzetközi szabályozásoknak. A mellett, hogy fizikai teret szabadít fel az irodákban, a dokumentumok őrzésének kiszervezése számos további előnyt kínál, hogyan csökkenthető a fájlok karbantartási költsége, az információkhoz való hozzáférés és megosztás hatékonyságának növelése, és a kockázatok mérséklése, amelyek a fizikai dokumentumok elvesztésével vagy károsodásával kapcsolatosak
Valójában, a digitális átalakulás az egyik legnagyobb szövetségese lett a terek optimalizálásának és a működési költségek csökkentésének. Egyre fejlettebb technológiákkal, a dokumentumok digitalizálása nemcsak megkönnyíti az információk hozzáférését és megosztását, a data biztonságát is növeli, a természeti katasztrófák okozta veszteségek kockázatának minimalizálása, tüzek vagy rablások. A dokumentumkezelő elektronikus rendszerek (GED) bevezetése lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy központosítsák információikat biztonságos és távolról elérhető platformokon, egy agilisabb és együttműködőbb munkakörnyezet előmozdítása
Ezek a számok különösen relevánsak, amikor figyelembe vesszük a bérleti díjak emelkedésének pénzügyi hatását. A fizikai fájlok számára korábban fenntartott hely felszabadításakor, a vállalatok csökkenthetik a nagyobb területek iránti igényt, kompaktabb irodák választása és, következésképpen, takarékosabbak
A kiszervezés előnyei
A közvetlen pénzügyi előnyökön kívül, a dokumentumok őrzésének kiszervezése hozzájárul a belső folyamatok javításához. A szolgáltatás magában foglalhatja az állomány digitalizálását is, engedve, hogy minden dokumentum rendezett és hozzáférhető legyen felhőalapú rendszereken keresztül, a szükséges biztonsággal
Egy másik fontos szempont, amelyet figyelembe kell venni, a szabályozási megfelelés. Sok vállalat szembesül azzal a kihívással, hogy megfeleljen az adatmegőrzési és adatvédelmi szabályozásoknak, különösen a Brazíliában a Személyes Adatok Védelméről Szóló Általános Törvény (LGPD) hatályba lépésével. Egy beszállító felkészült arra, hogy biztosítsa az összes jogi követelmény teljesítését, a büntetések és a hírnév károsodásának kockázatának csökkentése. A dokumentumok őrzésének kiszervezése jobb költséghatékonyságot nyújt és több operatív előnnyel jár, mint a fizikai tér növelése
Összefoglalva, a dokumentumok őrzésének kiszervezése a digitalizálással együtt stratégiai megoldást jelent a vállalatok számára, amelyek a hely optimalizálására törekednek, költségek csökkentése és a működési hatékonyság növelése. A mellett, hogy egy rendezettebb és együttműködőbb munkakörnyezetet teremt, ezek a gyakorlatok jelentősen hozzájárulnak a szabályozási megfeleléshez és az információbiztonsághoz, a szervezetek felkészítése egyre versenyképesebb és digitális piac kihívásaira
