Ahogy a digitális átalakulás előrehalad, a mesterséges intelligencia (AI) és az automatizálás integrálása válnak alapvetővé a dokumentumkezelés számára. Ezek a technológiák nemcsak ígérik forradalmasítani a módját a szervezetek foglalkoznak információval és folyamat, de szintén kínálnak egy sor előnyt, amelyek a javult pontosság és hatékonyságtól kezdve az értékes betekintések megszerzéséig a döntéshozatalhoz. Haladó AI algoritmusok, például, képesek vannak azonosítani mintákat és anomáliákat dokumentumokban, optimalizáló ellenőrzési és compliance folyamatok
Optimista előrejelzésekkel piaci elemzőktől, várhatóan, hogy, 2027-ig, A nagy vállalatok 75% szerte a világon, beleértve Brazíliát, fogadják AI hogy javítsák a dokumentumok és információk kezelését. Ebben a gyorsan fejlődő technológiai háttérben, az információbiztonság és a szabályozó megfelelőség is kap hangsúlyt, növekvő beruházásokkal robusztus megoldásokban, hogy védjék a dokumentumeszközöket kibertámadások ellen és biztosítsák az adatok magánosságát. Nézzük, melyek a fő trendek, amelyek át kell hatniuk a dokumentum menedzsment 2025-ben:
Mesterséges Intelligencia: forradalom a dokumentumkezelésben
A mesterséges intelligencia és a gépi tanulás egyre inkább integrálódnak a dokumentummenedzsment rendszerekbe. Ezek a technológiák lehetővé teszik a nagy mennyiségű adatok elemzését és az értékes betekintések kivonását, amelyek támogatják a döntéshozatalt. Például, AI algoritmusok képesek azonosítani mintákat és anomáliákat dokumentumokban, javítva az auditálási és compliance folyamatok pontosságát és hatékonyságát
Természetes nyelvfeldolgozási technológiák szintén lehetővé kell tenni egyre intuitívabb keresési funkciókat, segítve a felhasználókat megtalálni a pontos dokumentumot vagy az információt amire szükségük – biztosítva azonnali hozzáférést a legrelevánsabb adatok
Egy Gartner tanulmánya megjósolja, hogy, 2027-ig, A nagy méretű vállalatok 75% a világ minden táján, beleértve Brazíliát, fognak AI használni a dokumentumok és információk kezelésének javítására
Az RPA rendszerek továbbra is terjedni fognak
Párhuzamosan, a robotos folyamatok automatizálása (RPA) szintén nyer hangsúlyt. RPA-eszközöket használnak, hogy automatizálják a dokumentumkezeléssel kapcsolatos ismétlődő feladatokat, mint az osztályozás, az archiválás és az információk visszanyerése
Ez felszabadítja emberi erőforrásokat stratégiaiabb és magasabb hozzáadott értékű tevékenységekre. McKinsey & Company közelmúltbeli kutatása rámutat, hogy az automatizálás növelheti a termelékenységet akár 40% -kal a brazil vállalatokban, eredményezve jelentős idő- és erőforrás megtakarítást
Fókusz az adatvédelemre és a megfelelőségre
Az információ biztonsága továbbra is egy abszolút prioritás. A növekvő digitalizációval, felmerül új kihívások az adatvédelemmel kapcsolatban. A szervezetek biztosítani kell, hogy információik biztonságban legyenek kiberfenyegetések és szivárgások ellen
Brazíliában, az Általános Adatvédelmi Törvény (LGPD) szigorú megfelelési követelményeket ír elő, és a vállalatok erősen fektetnek biztonsági megoldásokba, hogy védjék dokumentális eszközeiket. Olyan technológiákat, mint a fejlett titkosítás és a multifaktor hitelesítés széles körben fogadják el a dokumentumok integritásának és titkosságának biztosítására
Integrált munkafolyamatok és digitális aláírás
Egyre inkább a dokumentumkezelési rendszerek integrálódnak munkafolyamat rendszerekhez és digitális aláírási eszközökhez, idő optimalizálása, további rendszerek és fizikai tárolási költségek
Ezek technológiák szintén lehetővé teszik a fejlett adatelemzést, értékes betekintéseket kínálva, amelyek irányíthatják a stratégiai döntéshozatalt. A gép tanulási algoritmusok használatával, a cégek megjósolhatnak trendeket, azonosítani mintákat és anomáliákat, és akárcsak automatizálni a részletes jelentések generálását a teljesítmény és a kockázatok kapcsolatban a dokumentum kezelés
Ez nemcsak javítja az operatív hatékonyságot, de szintén lehetővé egy proaktív megközelítést a kockázatok mérséklésében és a folyamatok optimalizálásában, biztosítva, hogy a vállalatok mindig egy lépéssel elöl legyenek egy versenyképes piacon
Hozzáférhető adatok, bármilyen helyről
Felhő-alapú megoldások kulcsfontosságúak ahhoz hogy dokument, munkafolyamok és folyamatok hozzáférhetők bárholról – és a cloud megoldások kínálnak rugalmasságot, skálázhatóság és biztonság, lehetővé téve, hogy a vállalatok tárolják és hozzáférjenek dokumentumaikat hatékony módon. Kutatás az IDC jelzi hogy a brazil vállalatok 80% már használják vagy tervezik használni megoldásokat felhőben a dokumentumok és információk kezelése az elkövetkező években
Egyedi megoldások minden cég számára
A dokumentumkezelési szolgáltatások személyre szabása is kap jelentőséget. A megoldások alkalmazkodóak kell legyenek az egyes szervezet specifikus igényeihez, figyelembe véve a tevékenységi szektort, a vállalat mérete és a belső folyamatok sajátosságai
Személyre szabott dokumentumkezelési eszközök lehetővé teszik a nagyobb operatív hatékonyságot és egy jobb integrációt más vállalati rendszerekkel, nyújtva egy intuitívabb és hatékony felhasználói élmény
Ezenkívül, az integráció rendszerek között az, valójában, az egyik fő aggálya a döntéshozóknak. Brazíliai vállalatok befektetnek olyan platformokban amelyek integrált dokumentumkezelést kínálnak, lehetővé téve a kommunikációt különböző rendszerek és részlegek között. Ez megszünteti információs silókat és javítja a belső együttműködést, eredményezve agilisabb és pontosabb folyamatokat
Összefoglalva, a legfontosabb dokumentumkezelési trendek 2025-ben a gyorsított digitalizáció jellemzik, automatizálás és mesterséges intelligencia. Az új megoldások tükrözik a szervezetek szükségességét, hogy alkalmazkodjanak egy folyamatosan változó üzleti környezethez. Több mint valaha, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Nélkül egy hatékony menedzsment, a vállalatok fennállnak a veszélye hajótörésnek zavaros eljárásokban, drágák és amelyek megterhelik a műveletet, kivéve a helyet a növekedés és az innováció számára
