Az utóbbi években, a digitális átalakulásról szóló viták szinte minden szektorban kiemelt helyet foglaltak el, kis családi vállalkozásoktól kezdve a nagy multinacionális cégekig. Automatizálásról beszélnek, mesterséges intelligenciában, a felhőalapú platformok és a zavaró üzleti modellek elfogadásában, amelyek a adatok használatát helyezik előtérbe
Mindazonáltal, amikor közelebbről nézünk, észrevettük, hogy sok ilyen kezdeményezés, bár fontosak, végül szegmentált módon kerülnek bevezetésre, vagyis, minden osztály megpróbálja saját igényeit elszigetelten megoldani. Ez felvet egy alapvető kérdést: vajon elmondhatjuk-e, hogy már elértük azt az időt, amikor minden vállalati folyamat ténylegesen digitalizálva van
A jelenlegi helyzet jobb megértéséhez, meg kell különböztetni a digitális átalakulást magát a folyamatok végponttól végpontig terjedő digitalizálásától. Az első a technológiák elfogadásához kapcsolódik, amelyek, valamilyen módon, modernizálják a szervezetet és jelentős javulásokat hoznak, hogyan a marketing automatizálása vagy az adatelemző eszközök használata. A második, a maga módján, rendszerelvű megközelítést igényel, képes összekapcsolni a különböző szektorok munkafolyamatait és létrehozni egy koherens és 100%-ban digitális folyamatláncot
A nagy kérdés itt az, hogy, sokszor, a digitális átalakulást nagy esernyőként kezelik, de, ha nemmilyen erőfeszítés nem történik ezeknek a megoldásoknak az integrálására, az eredmény csak egy "digitális silók" gyűjteménye lehet, ahol minden osztály elkülönített eszközökkel dolgozik, folyamatos kommunikáció nélkül a cég többi részével. Ilyen módon, a folyamatok digitalizálása – értelmezve, mint a manuális folyamatok helyettesítésének képessége, papírok, újra munkák és információs hiányosságok biztonságos és megbízható digitális rutinok által – még mindig messze van attól, hogy sok szervezet számára valósággá váljon
Digitális átalakulás silókban
Van, aki azt állítja, hogy a digitális átalakulás silókban csupán egy kezdeti lépés. Vagyis, normális, hogy az olyan osztályok, mint az értékesítés, a marketing vagy az IT legyen az első, aki fejlett megoldásokat alkalmaz, mivel a technológia iránti kereslet ezekben az ágazatokban általában sürgősebb szokott lenni. Mindazonáltal, a probléma akkor merül fel, amikor ezek a kezdeményezések nem kommunikálnak egymással és nem követnek egy stratégiai növekedési tervet. Olyan, mintha egy csúcsmodern motort szerelnének egy kopott gumiabroncsú autóba: a legmodernebb rész nem garantálja, hogy az egész jármű jól fog működni, mert vannak kritikus összetevők, amelyek nem kapták meg a megfelelő figyelmet
Nagyon gyakori, például, látványos cégek jelentős összegeket fektetnek be CRM-platformokba az ügyfélkapcsolatok javítása érdekében és, ugyanakkor, fizetési folyamatok fenntartása, kézi és szétszórt módon történő számlázás vagy akár humánerőforrások. Ezek a különbségek szűk keresztmetszeteket okoznak, amelyek, a nap végén, megszüntethetik a CRM eszköz hatékonyságát, mert az adatok végül nem szinkronizálódnak a pénzügyi vagy a működési területtel. Így, a szervezet nem képes egységes képet alkotni az ügyfélről vagy a folyamatokról, és az adatok használata a döntéshozatalban hátrányos helyzetbe kerül
A folyamatok digitalizálása és integrációja: miért fontos ez
Képzelj el egy olyan céget, amely még mindig rengeteg papíralapú dokumentummal foglalkozik, megkövetelve, hogy mindegyiket több szerv által kézzel írják alá, miután digitalizálták és különböző rendszerekben archiválták. Most, kontrasztáld ezt a valóságot egy másikkal, amelyben a dokumentumok már digitálisan születnek és egy automatizált jóváhagyási folyamaton haladnak át, automatikusan értesítve a felelősöket minden lépésnél, korábbi verziók tárolása és jogilag érvényes elektronikus aláírások lehetővé tétele. Ebben a második forgatókönyvben, nemcsak a feldolgozási idő csökken drámaian, de a biztonságban is nyerünk, nyomonozhatóság és szabályozási megfelelőség
A digitális folyamatok végig történő digitalizálásának nagy előnye nem csupán a működési költségek csökkentésében rejlik – bár ez egy releváns tényező –, hanem egy integrált ökoszisztéma létrehozásában, amely lehetővé teszi a gyorsabb és megbízható adatokon alapuló döntéshozatalt. Ha minden osztály elkülönített eszközöket használ, sokkal nehezebb az információkat összegyűjteni, hogy betekintést nyerjünk az üzlet teljesítményébe. Amikor a folyamatok egyesítve vannak, az adatok gyűjthetők, szerződések és valós időben elemzett, helyet ad a prediktív elemzéseknek, amelyek segítenek a problémák előrejelzésében és a lehetőségek azonosításában
Egy másik nagy előny a kockázatok csökkentése, különösen olyan környezetben, ahol az információbiztonságot és az adatvédelmet egyre inkább szabályozzák olyan jogszabályok, mint a LGPD Brazíliában és a GDPR Európában. Amikor egy folyamat digitalizálva van, könnyebb titkosítási politikákat bevezetni, automatikus biztonsági mentés és hozzáférés-ellenőrzés. Ez jelentősen csökkenti a szivárgások valószínűségét, dokumentumok elvesztése és csalások. Ezenkívül, a jogi megfelelőség bemutatása az ellenőrző hatóságok előtt egyszerűbbé válik, mivel minden interakció rögzítésre és auditálásra kerül
Nem felejthetjük el az ügyfélélményre gyakorolt hatást, belső és külső egyaránt. A végfelhasználók hajlamosak értékelni azokat a vállalatokat, amelyek gyors és hatékony interakciókat kínálnak, anélkül, hogy papíralapú űrlapokat kellene kitölteniük vagy végtelen telefonhívásokat kellene indítaniuk a fennálló problémák megoldásához. Másrészt, a munkatársak is profitálnak a könnyebb munkafolyamatokból, amelyek megszüntetik a visszadolgozást és a papíralapú dokumentumok kezelését. Ez javítja a belső elégedettséget, a termelékenység és még a tehetségek megtartása, mert a friss technológiákkal dolgozó szakemberek úgy érzik, hogy egy innovatív szervezet részei
A digitális átalakulás hatékony útjai és a jövőbeli kilátások
Egy módja ennek a helyzetnek a kezelésére az, hogy megértsük, a folyamatok digitalizálása egy átfogó vállalati projekt kell, hogy legyen, ami minden vezetőséget magában foglaljon és, ideálisan, közvetlen támogatást kap a C-szinttől (mint például a vezérigazgatók), Pénzügyi igazgatók és informatikai igazgatók
Ez biztosítja, hogy az analógról digitálisra való átállás ne csupán egy vagy másik osztály akaratától függjön, hanem mint egy stratégiai érték, amely áthatja az egész szervezetet. Ugyanúgy, ez a top-down támogatás segít legyőzni az esetleges ellenállásokat és a befektetések prioritását következetesebbé tenni, ami nagyon megkönnyíti az új platformok és módszerek elfogadását
Miután a digitalizálási folyamat a vállalkozás stratégiájában van, itt az ideje, hogy a tervet végrehajtsuk. Az első lépés a hatékony digitalizáció felé a folyamatok teljes láncának feltérképezése, szűk keresztmetszetek azonosítása, túlzott redundanciák és automatizálási lehetőségek. Ez tanácsadói munkát vagy olyan belső csapatokat igényel, akik alaposan ismerik az üzlet minden lépését. E diagnózis nélkül, kockázatot vállalunk olyan eszközökbe való befektetéssel, amelyek nem kommunikálnak a szervezet valós igényeivel. Ezután, alapvető fontosságú, hogy a legnagyobb értéket teremtő vagy a legnagyobb hatással bíró folyamatokat helyezzük előtérbe az ügyfél elégedettségére. Ez a priorizálás segít gyorsabb eredmények bemutatásában, bizalom és elkötelezettség kultúrájának kialakítása a digitalizáció körül
Egy másik fontos szempont a skálázható technológiák kiválasztása. API-k révén történő integrációt kínáló megoldások választása, például, lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy új modulokat és funkciókat adjanak hozzá a kereslet növekedésével. Ilyen módon, elkerüljük az új "digitális szigetek" létrehozásának problémáját, ami, még egyszer, nem beszélnek egymással. Ezenkívül, figyelmesen kell nézni az adatok architektúrájára, biztosítva, hogy létezzenek szabványok az információk tárolására és irányítására. Ezek a gondoskodások nélkül, a cég hatalmas mennyiségű adatokkal zárulhat le, amelyek nem hoznak semmiféle intelligenciát az üzletbe
A kulturális változásról sem szabad megfeledkezni. A digitális átalakulás hatékony végrehajtása megköveteli, hogy a vezetők és a munkatársak megértsék ennek a transzformációnak az előnyeit, hagyják el a „mindig így csináltuk” mentalitást, és legyenek hajlandók folyamatosan tanulni. Befektetés képzési programokba, a műhelyek és a belső kommunikáció elengedhetetlen a korlátok lebontásához és a részvétel előmozdításához. Ezenkívül, ajánlott folyamatosan nyomon követni azokat a mutatókat, amelyek bemutatják a változások értékét, hogyan csökkenthető az idő bizonyos folyamatokban, az erőforrások gazdaságossága és az ügyfelek elégedettségének növekedése. Ezek a mutatók konkrét bizonyítékokat szolgáltatnak arra, hogy az alkalmazott útvonal értelmes
A jövőbeli kilátásokról, fontos figyelembe venni, hogy a folyamatok digitalizálása csupán az alapja a még átalakítóbb innovációknak. Mivel a cég teljesen digitális folyamatokkal rendelkezik, fedezheti a mesterséges intelligencia megoldásait, robotikai folyamatautomatikázás (RPA) és prediktív elemzés. A mesterséges intelligenciával, például, lehetséges összetett feladatokat automatizálni, sőt olyan rendszereket is létrehozni, amelyek képesek döntéseket hozni gépi tanulási algoritmusok alapján. Egy RPA, a maga módján, képes kezelni nagy mennyiségű ismétlődő feladatot, a munkatársak felszabadítása stratégiaiabb feladatokra. A prediktív elemzés lehetővé teszi a trendek és viselkedések előrejelzését, lehetővé téve, hogy a cég proaktív legyen a reakciós helyett
A folyamatok teljes digitalizálása új üzleti modellek előtt is utat nyit. A vállalatok, amelyek korábban manuális folyamatokra támaszkodtak az ügyfelekkel és beszállítókkal való interakció során, képesek lehetnek, digitális formába öntve, teljesen új termékek és szolgáltatások létrehozása, digitális élményekre összpontosítva. Ez versenyképességi előnyöket teremt, és akár a globális piacokra való belépést is lehetővé teheti, különösen akkor, amikor a technológiai infrastruktúra készen áll a skálázásra és különböző régiók igényeinek kielégítésére. Például, az elektronikus kereskedelem az utóbbi években robbanásszerűen megnőtt, pontosan azért, mert az értékláncok nagyrészt digitalizálódtak, túlmutatva csupán egy értékesítési weboldal létrehozásán: magában foglalja a logisztikai rendszerekkel való integrációkat, fizetés, adatok elemzése, automatizált marketing és ügyféltámogatás
Összefoglalva, vajon eljutottunk már a folyamatok digitalizálásának ezen szakaszába?még mindig "attól függ". Vannak olyan cégek, amelyek már jelentős ugrásokat tettek, és büszkék lehetnek arra, hogy szinte teljesen integrált ellátási lánccal rendelkeznek. Mások még mindig másznak, megszorítva a fragmentált rutinák és a részlegek közötti silók által. A közös tényező, azonban, az a tudat, hogy a piac nem fog várni arra, aki késlekedik. A versenyképesség, a hatékonyság és még a fenntarthatóság is egy vállalkozásban szorosan összefonódik a folyamatok átfogó és integrált digitalizálásának képességével. Így, több mint egy tendencia, a digitalizáció nem választás többé, hanem kötelezettség lesz azok számára, akik prosperálni akarnak egy egyre inkább az innováció és a változások sebessége által meghatározott világban
