Najamni prostori u Brazilu zabilježili su najveći porast u desetljeću 2024 – s povratkom tvrtki na prisutni način rada, sektor nekretnina se oporavlja od godina pandemije. Ako je dobro s jedne strane, s druge strane, korporativni najmoprimci moraju se suočiti s povećanjem najma od 8%, što nadmašuje službenu inflaciju prošle godine, što je bilo s 4,83%, prema informacijama indeksa FipeZAP, koji prati troškove poslovnih prostora do 200m2 u 11 velikih gradova
Iznenadna potražnja za većim ili bolje lociranim komercijalnim prostorima pritisnula je cijene nekretnina, stvarajući uzlazni ciklus koji se ne bi trebao stabilizirati tako brzo. Osim toga, potraga za nekretninama koje zadovoljavaju nove zahtjeve sigurnosti i dobrobiti zaposlenika, kao šire površine za cirkulaciju, poboljšani sustavi ventilacije i olakšani pristup, doprinio je oskudici ponuda i, posljedično, za povećanje cijena
Poanta je da, u godinama nakon pandemije, brojne tvrtke drastično su smanjile svoj fizički prostor. Vratiti se operaciji lice u lice znači da će tvrtke morati relocirati ljude bez redizajniranja prostora na značajan način, budući da bi pregovaranje o cijeni najma u ovom trenutku moglo dovesti do značajnog povećanja. Rješenje za ovu situaciju leži u optimizaciji postojećeg prostora, što može značiti od promjene unutarnjeg layouta do relokacije fizičkih dokumenata
Rješenja za nedostatak prostora
Prema AIIM – Association for Information and Image Management (Asocijacija za informacije i image management), između 10% i 30% prostora u uredu može biti zauzeto za skladištenje fizičkih dokumenata
U tom kontekstu, vidjeli smo da mnoge tvrtke usvajaju kao alternativu outsourcingiranje čuvanja dokumenata. Povijesno, mnoge tvrtke održavale velike fizičke datoteke u svojim uredima – e, iako je dio tih datoteka bio digitaliziran ili eksterniziran nakon pandemije, mnoge organizacije još održavaju tu fizičku datoteku. Potražnja za tim uslugama ostaje visoka
Tvrtke specijalizirane u upravljanju dokumentima nude robusne usluge digitizacije, skladištenje i upravljanje dokumentima, osiguravajući sigurnost, dostupnost i usklađenost s regulativima lokalnim i međunarodnim. Osim oslobađanja fizičkog prostora u uredima, outsourcingiranje čuvanja dokumenata pruža niz dodatnih koristi, kao smanjenje troškova sa održavanjem arhiva, povećanje efikasnosti u pristupu i dijeljenju informacija, i mitigacija rizika povezanih sa gubitkom ili oštećenjem fizičkih dokumenata
Uistinu, digitalna transformacija bila je jedan od najvećih saveznika u optimizaciji prostora i u smanjenju operativnih troškova. S sve naprednijim tehnologijama, digitizacija dokumenata ne samo omogućava pristupanje i dijeljenje informacija, kako također povećava sigurnost podataka, minimizirajući rizik od gubitaka od prirodnih katastrofa, požari ili krađe. Implementacija elektroničkih sustava upravljanja dokumentima (GED) omogućuje da tvrtke centraliziraju svoje informacije na platformama sigurnim i dostupnim daljinski, promicanjem agilnijeg i kolaborativnog radnog okruženja
Ovi brojevi su posebno relevantni kada uzmemo u obzir financijski utjecaj povećanja stanarina. Pri oslobađanju prostora prethodno namenjen fizičkim arhivima, tvrtke mogu smanjiti potrebu za većim područjima, odlučujući se za kompaktnije urede i, posljedično, više ekonomični
Benefiti outsourcinga
Osim direktnih financijskih koristi, izvlačenje čuvanja dokumenata pomaže za poboljšanje unutarnjih procesa. Služba čuvanja može također uključivati digitizaciju zbirke, omogućavajući da svi dokumenti ostanu organizirani i dostupni putem sustava u oblaku, sa potrebnom sigurnošću
Još jedna važna tačka koja se treba uzeti u obzir je regulatorna usklađenost. Mnoge tvrtke suočavaju izazove kako bi se držale u skladu s regulativama skladištenja i zaštite podataka, posebno sa stupanjem na snagu Općeg zakona o zaštiti podataka (LGPD) u Brazilu. Dobavljač je spreman za osiguranje da svi zakonski zahtjevi budu ispunjeni, smanjujući rizik rizika od kazni i štete reputaciji. Iznajmljivanje čuvanja dokumenata ima bolju cijenu-korist i donosi više operativnu prednost nego povećanje fizičkog prostora
Ukratko, outsourcingiranje čuvanja dokumenata spojeno s digitalizacijom predstavlja strateško rješenje za tvrtke koje traže da optimiziraju prostor, smanjiti troškove i povećati operativnu učinkovitost. Osim promicanja više organiziranog i kolaborativnog radnog okruženja, te prakse značajno doprinose za regulatornu usklađenost i sigurnost informacija, pripremajući organizacije za izazove sve konkurentnijeg i digitalnog tržišta
