U mjeri u kojoj digitalna transformacija napreduje, integracija umjetne inteligencije (AI) i automatizacije postaju se ključni za upravljanje dokumentom. Ove tehnologije ne samo obećavaju revolucionariti način na koji organizacije rukuju s informacijama i procesima, ali također pružaju niz koristi koje idu od poboljšanja preciznosti i učinkovitosti do dobivanja vrijednih uvida za donošenje odluka. Algoritmi napredne AI, na primjer, su sposobni identificirati modele i anomalije u dokumentima, optimizirajući procese revizije i compliance
S optimističnim predviđanjima od analitičara tržišta, očekuje se da, do 2027, 75% velikih tvrtki u cijelom svijetu, uključujući Brazil, usvoje AI kako poboljšaju upravljanje dokumentima i informacijama. U ovom scenariju brze tehnološke evolucije, sigurnost informacija i regulatorna usklađenost također dobivaju naglasak, s rastućim investicijama u robusna rješenja za zaštitu dokumentarnih sredstava protiv kibernetskih prijetnji i osigurati privatnost podataka. Pogledajte koje su glavne trendove koji trebaju prožeti dokument managementu u 2025.:
Umjetna inteligencija: revolucija u upravljanju dokumentima
Umjetna inteligencija i strojno učenje su sve više integrirani u sustave upravljanja dokumentima. Te tehnologije omogućuju analizu velikih količina podataka i izvlačenje vrijednih uvida koji podržavaju donošenje odluka. Na primjer, algoritmi AI-a su sposobni identificirati modele i anomalije u dokumentima, poboljšavajući preciznost i učinkovitost procesa revizije i compliance
Tehnologije obrade prirodnog jezika također trebaju omogućiti funkcije pretraživanja sve intuitivnije, pomažući korisnicima da pronađu točan dokument ili informaciju koja trebaju – pružajući trenutni pristup najrelevantnijim podacima
Istraživanje Gartner-a predviđa da, do 2027, 75% velikih veličina tvrtki u cijelom svijetu, uključujući Brazil, će koristiti AI za poboljšanje upravljanja dokumentima i informacijama
Sustavi RPA će nastaviti svoje širenje
Paralelno, automatizacija robotičkih procesa (RPA) također dobiva istaknuće. Alati RPA-a koriste se za automatizaciju repetitivnih zadataka povezanih s upravljanjem dokumentima, kao klasifikacija, o arhiviranju i vraćanju informacija
To oslobađa ljudske resurse za više strateške aktivnosti i veće dodane vrijednosti. Istraživanje McKinsey & Company ukazuje da automatizacija može povećati produktivnost u do 40% u brazilskim tvrtkama, rezultirajući u značajnoj uštedi vremena i sredstava
Fokus na privatnost i usklađenost podataka
Sigurnost informacija ostaje biti apsolutni prioritet. S povećanjem digitalizacije, pojavljuju se novi izazovi povezani s zaštitom podataka. Organizacije moraju osigurati da njihove informacije budu sigurne protiv kibernetskih prijetnji i propuštanja
U Brazilu, opći zakon o zaštiti podataka (LGPD) nameće stroge zahtjeve usklađenosti, i tvrtke su ulažujući teško u sigurnosna rješenja za zaštitu svojih dokumentarnih sredstava. Tehnologije kao što je napredna enkripcija i multifaktorna autentifikacija široko su usvojene kako bi osigurali integritet i povjerljivost dokumenata
Integrirani radni tokovi i digitalni potpis
Sve više i više sustavi upravljanja dokumentima su integrirani s sustavima radnog toka i alatima digitalnog potpisa, optimizacija vremena, dodatni sustavi i troškovi fizičkog skladištenja
Te tehnologije također omogućuju naprednu analizu podataka, pružajući vrijedne uvidove koji mogu usmjeriti donošenje strateških odluka. S korištenjem algoritama strojnog učenja, tvrtke mogu predvidjeti trendove, identificirati obrasce i anomalije, i čak i automatizirati generaciju detaljnih izvještaja o performansama i rizicima povezanim s upravljanjem dokumentom
To ne samo unaprijeđuje operativnu učinkovitost, ali također omogućuje proaktivni pristup u mitigaciji rizika i u optimizaciji procesa, osiguravajući da poduzeća budu uvijek jedan korak naprijed u konkurentnom tržištu
Podaci dostupni, s bilo kojeg mjesta
Rješenja zasnovana na oblaku su ključna za koje dokumente, radni tokovi i procesi mogu biti dostupni s bilo kojeg mjesta – i cloud rješenja pružaju fleksibilnost, skalabilnost i sigurnost, omogućujući da tvrtke skladište i pristupe svojim dokumentima na učinkovit način. Istraživanje IDC-a ukazuje da 80% brazilskih tvrtki već koriste ili planiraju koristiti rješenja u oblaku za upravljanje dokumentima i informacijama u narednim godinama
Jedinstvena rješenja za svaku tvrtku
Personalizacija usluga upravljanja dokumentima također dobiva relevantnost. Rješenja moraju biti prilagodljiva specifičnim potrebama svake organizacije, uzimajući u obzir sektor djelatnosti, veličinu poduzeća i posebnosti unutarnjih procesa
Alati za upravljanje dokumentima prilagođeni omogućuju veću operativnu učinkovitost i bolju integraciju s drugim korporativnim sustavima, pružajući intuitivnije i učinkovitije korisničko iskustvo
Osim toga, integracija između sustava je, doista, jedna od glavnih briga donositelja odluka. Brazilske tvrtke ulažu u platforme koje nude integrirano upravljanje dokumentom, omogućujući komunikaciju između različitih sustava i odjela. To uklanja silose informacija i poboljšava unutarnju suradnju, rezultirajući u agilnije i preciznije procese
Ukratko, glavni trendovi upravljanja dokumentima u 2025. su obilježeni ubrzanom digitalizacijom, automatizacija i umjetna inteligencija. Nova rješenja odražavaju potrebu organizacija da se prilagođavaju poslovnom okruženju koje se stalno mijenja. Više nego ikad, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Bez jednog efikasnog menadžmenta, tvrtke trpe rizike od brodoloma u zbunjujućim procesima, skupi i koji opterećuju operaciju, oduzimajući prostor za rast i za inovaciju
