Da li poznaješ ili barem si čuo za Eisenhowerovu matricu? Također poznata kao Matrica Hitno-Važno, to je alat za upravljanje vremenom koji je stvorio 34. predsjednik Sjedinjenih Američkih Država, Dwight Eisenhower (1890-1969), vrhovni zapovjednik Savezničkih snaga u Europi, tijekom II. svjetskog rata
Koristio je to za donošenje odluka i prioritetizaciju zadataka na temelju dva glavna kriterija: hitnosti i važnosti. Matrica dijeli zadatke u četiri kvadranta, što omogućuje jasnu vizualizaciju gdje usmjeriti napore i kako organizirati vrijeme na učinkovitiji način
Znaš nešto? Siguran sam da vam je potreban alat takve vrste da vam pomogne da se organizujete i učinite isto za svoj tim. Oslanjajući se na originalnu matricu, napravio sam prilagodbu koja se može prenijeti na stvarnost većine ljudi. Nazvao sam je "Kvadrat prioriteta", zbog veće lakoće fiksiranja imena
Prvo, razumijete: za optimizaciju upravljanja vremenom i povećanje produktivnosti, brinite se onim što stvarno ima važnost usred brojnih dnevnih zadataka. Kada osjetite da gubite kontrolu nad vremenom, udahnite duboko i procijenite svoje aktivnosti s jasnoćom. Pitajte se: je li trenutni zadatak bitan za postizanje vaših ciljeva? Postoji li nešto što se može delegirati ili odgoditi
U drugom trenutku, navedi sve zadatke i aktivnosti koje trebaš obaviti. Klasificirajte svaku prema njenoj hitnosti i važnosti. I smjestite ih u odgovarajuće kvadrante matrice
Matrica pomaže razlikovati što stvarno zaslužuje trenutnu pažnju od onoga što se može planirati za budućnost ili eliminirati. Manje vremena potrošenog na nevažne aktivnosti i više fokusa na zadatke koji zaista imaju značaj rezultira manjim stresom
"Kvadrat prioriteta", koji također dijeli zadatke u četiri kvadranta, to je moćan alat za svaku osobu koja želi poboljšati svoje upravljanje vremenom, donoseći svjesnije i uravnoteženije odluke o tome kako trošiti svoje vrijeme i energiju
Kada je koristite, primijetit ćete pozitivnu promjenu u odnosu između vremena i izvršenja vaših zadataka
Važno i hitnomorate to učiniti ovu aktivnost DANAS, jer jer ima rok i bitna je za razvoj (tvoj i tvrtke). Ako NE bude izvršena, to će ti prouzročiti neku vrstu gubitka, netko ili organizacija. Primjeri: podmiriti račun ili poslati ponudu unutar roka
Važno (ali ne hitno)zadaci koje treba razviti što je prije moguće. Nemaju tako strogi rok (kao što je rok za plaćanje računa ili pravni lijek). Kada će biti izvršena, će stvoriti neku vrstu prilike ili koristi za vas, netko ili tvrtka. Primjeri: zakazati sastanak s potencijalnim klijentom; proizvesti video za promociju svog proizvoda; organizirati videokonferenciju s dobavljačem novog artikla
Hitno (ali ne tako važno)zadaci s rokom za DANAS (ako se ne izvrše sada, prilika se gubi, ali ne su toliko prioritetne. Obično, ne uzrokuju velike gubitke ako ne budu završene, ali mogu donijeti neku korist ako se provedu. Primjeri: sudjelovati na događaju osposobljavanja ili na sastanku tehničkog odbora
Nije hitno i nije važnoto su radovi koji su na tvojoj listi, ali mogu čekati ili, tko zna, čak i da budu delegirane ili eliminirane. Primjeri: odgovaranje na poruke na društvenim mrežama, odabrati model novog klima uređaja za ured ili odabrati odjeću za zabavu ovog vikenda
Čak i nakon ovih pojašnjenja, izazov ostaje u tome da se odupremo iskušenju da damo prioritet zadacima iz kvadranta "D", što, iako su jednostavni ili ugodni, odvraćaju pažnju s najvažnijih zadataka
Kao strategija, iskoristite kvadrant "D" kao nagradu: nakon završetka grupe važnih zadataka, pružite si pauzu s nekom lakšom aktivnošću. Na taj način, održavate produktivnost dok uživate u trenucima čistog uživanja
Više od tehničke vještine, upravljanje vremenom također zahtijeva disciplinu, planiranje i mentalitet usmjeren na učinkovitost i vođenje. Možeš vjerovati
