U posljednjih nekoliko godina, rasprave o digitalnoj transformaciji zauzele su istaknuto mjesto u gotovo svim sektorima, od malih obiteljskih tvrtki do velikih multinacionalnih korporacija. Govori se o automatizaciji, u umjetnoj inteligenciji, u usvajanju oblaka i u disruptivnim poslovnim modelima koji daju prioritet korištenju podataka
Međutim, kada pogledamo bliže, primijetili smo da mnoge od tih inicijativa, iako su važni, na kraju se implementiraju na kompartmentalan način, to jest, svaki odjel pokušava riješiti svoje vlastite zahtjeve na izoliran način. To postavlja temeljno pitanje: možemo li smatrati da smo već u eri u kojoj su svi korporativni procesi učinkovito digitalizirani
Da bi bolje razumjeli trenutnu situaciju, potrebno je razlikovati digitalnu transformaciju od digitalizacije procesa od početka do kraja. Prva se odnosi na usvajanje tehnologija koje, na neki način, moderniziraju organizaciju i donose značajna poboljšanja, kako automatizacija marketinga ili korištenje alata za analizu podataka. Druga, svojim redom, izvodi sustavni pristup, sposoban povezati radne tokove između različitih sektora i stvoriti koherentni i 100% digitalni lanac procesa
Velika pitanja ovdje je da, mnoge puta, digitalna transformacija sama po sebi doživljava se kao veliki kišobran, ali, ako ne bude truda za integraciju tih rješenja, rezultat može biti samo zbirka "digitalnih silosa", gdje svaki odjel djeluje s izoliranim alatima, bez ikakve kontinuirane komunikacije s ostatkom tvrtke. Na taj način, digitalizacija procesa – shvaćena kao sposobnost zamjene ručnih tokova, papiri, prepravci i praznine informacija kroz sigurne i pouzdane digitalne rutine – još uvijek je daleko od stvarnosti za mnoge organizacije
Digitalna transformacija u silosima
Postoje oni koji tvrde da je digitalna transformacija u silosima samo početna faza. To jest, normalno je da odjeli poput prodaje, marketing ili IT neka budu prvi koji će usvojiti napredna rješenja, budući da je potražnja za tehnologijom u tim sektorima obično hitnija. Međutim, problem nastaje kada te inicijative ne komuniciraju i ne slijede strateški plan rasta. To je kao imati motor najnovije generacije u automobilu čije su gume istrošene: najmoderniji deo ne garantuje da će ceo voz biti u dobrom stanju, jer su postoje kritične komponente koje nisu dobile odgovarajuću pažnju
Vrlo je uobičajeno, na primjer, vidimo tvrtke koje intenzivno ulažu u CRM platforme kako bi poboljšale odnose s kupcima i, u isto vrijeme, održavati procese plaćanja, fakturiranje ili čak ljudski resursi na ručni i nepovezan način. Te razlike stvaraju uska grla koja, na kraju dana, mogu onemogućiti učinkovitost tog CRM alata, jer podaci na kraju nisu sinkronizirani s financijskim ili operativnim područjem. Tako, organizacija ne može imati jedinstven pogled na kupca ili procese, i korištenje podataka za donošenje odluka je otežano
Digitalizacija procesa i integracija: zašto je to važno
Zamislite tvrtku koja još uvijek upravlja bezbrojnim papirnatim dokumentima, tražeći da svaki od njih bude ručno potpisan od strane različitih instanci, nakon digitalizacije i arhiviranja u različitim sustavima. Sada, kontrastiraj ovu stvarnost s drugom, u kojem dokumenti već nastaju digitalno i prolaze kroz automatizirani proces odobravanja, automatski obavještavajući odgovorne na svakoj etapi, pohranjujući prethodne verzije i omogućujući elektroničke potpise s pravnom valjanošću. U ovom drugom scenariju, ne samo da se vreme obrade drastično smanjuje, ali se dobiva i sigurnost, trazivost i usklađenost s propisima
Velika prednost digitalizacije procesa od početka do kraja nije samo u smanjenju operativnih troškova – iako je to relevantna činjenica –, već u stvaranju integriranog ekosustava koji omogućuje brže donošenje odluka temeljeno na pouzdanim podacima. Ako svaki odjel koristi izolirane alate, postaje mnogo teže prikupiti informacije za generiranje uvida o performansama poslovanja u cjelini. Već kada su procesi unificirani, podaci se mogu prikupljati, obrađeni i analizirani u stvarnom vremenu, otvarajući prostor za prediktivne analize koje pomažu u anticipaciji problema i identifikaciji prilika
Još jedna velika prednost je ublažavanje rizika, posebno u scenariju u kojem su sigurnost informacija i privatnost podataka sve više regulirani zakonodavstvima poput LGPD-a u Brazilu i GDPR-a u Europi. Kada je proces digitaliziran, lakše je implementirati politike enkripcije, automatska sigurnosna kopija i kontrola pristupa. To značajno smanjuje vjerojatnost curenja, gubitak dokumenata i prevare. Osim toga, pravna usklađenost postaje jednostavnija za dokazivanje pred nadzornim tijelima, budući da su sve interakcije zabilježene i podložne reviziji
Ne možemo zaboraviti utjecaj na iskustvo kupca, tako interno kao i eksterno. Krajnji kupci imaju tendenciju cijeniti tvrtke koje nude brze i učinkovite interakcije, bez zahtijevanja da ispunjavaju obras na papiru ili da obavljaju beskrajne pozive kako bi riješili nejasnoće. S druge strane, zaposlenici također imaju koristi od lakših radnih tokova, koji eliminiraju ponovne radove i rukovanje fizičkim dokumentima. To poboljšava unutarnje zadovoljstvo, produktivnost i čak zadržavanje talenata, jer profesionalci koji rade s ažuriranim tehnologijama imaju osjećaj da su dio inovativne organizacije
Putovi za učinkovitu digitalizaciju i buduće perspektive
Jedan način da se sagleda ova situacija je razumeti da digitalizacija procesa treba biti korporativni projekat punog obuhvata, koje uključuje sve vođe i, idealan, imati izravnu podršku C-nivou (kao što su izvršni direktori), CFO-ovi i CIO-ovi
To osigurava da migracija s analognog na digitalno ne bude vođena samo voljom jednog ili drugog odjela, već kao strateška vrijednost koja prožima cijelu organizaciju. Na isti način, ova podrška od vrha prema dnu pomaže u prevladavanju eventualnih otpora i prioritetizaciji ulaganja na dosljedniji način, što vrlo olakšava usvajanje novih platformi i metodologija
Jednom kada je proces digitalizacije u strategiji poslovanja, vrijeme je da se plan provede u djelo. Prvi korak prema učinkovitoj digitalizaciji je mapiranje cijelog lanca procesa, identificiranje uskih grla, redundancije i prilike za automatizaciju. To zahtijeva rad konzultantskih timova ili unutarnjih timova koji duboko poznaju svaki korak poslovanja. Bez te dijagnoze, postoji rizik ulaganja u alate koji ne komuniciraju s stvarnim potrebama organizacije. Zatim, bitno je prioritizirati procese koji donose veću vrijednost ili koji imaju veći utjecaj na zadovoljstvo kupaca. Ova priorizacija pomaže u pokazivanju bržih rezultata, stvaranje kulture povjerenja i angažmana oko digitalizacije
Drugi važan aspekt je odabir skalabilnih tehnologija. Odabrati rješenja koja nude integraciju putem API-ja, na primjer, omogućuje tvrtkama da dodaju nove module i funkcionalnosti kako potražnja raste. Na taj način, izbjegava se problem stvaranja novih "digitalnih otoka" koji, još jednom, ne razgovaraju međusobno. Osim toga, potrebno je pažljivo pogledati arhitekturu podataka, osiguravajući da postoje standardi za pohranu i upravljanje informacijama. Bez tih mjera, tvrtka može završiti s ogromnim volumenom podataka koji ne donose nikakvu inteligenciju poslovanju
Kulturna promjena također se ne može zanemariti. Efektivna digitalizacija zahtijeva da menadžeri i zaposlenici razumiju prednosti te transformacije, napustite mentalitetu "uvijek smo to radili" i budite spremni kontinuirano učiti. Ulaganje u programe obuke, radionice i interna komunikacija su ključni za rušenje barijera i promicanje pridruživanja. Osim toga, preporučuje se da postoji stalno praćenje metrika koje pokazuju vrijednost promjena, kako smanjenje vremena u određenim procesima, ekonomija resursa i povećanje zadovoljstva kupaca. Ovi indikatori pružaju konkretne dokaze da je odabrani put smislen
Što se tiče budućih perspektiva, valja uzeti u obzir da je digitalizacija procesa samo osnova za još transformativnije inovacije. Budući da tvrtka ima potpuno digitalne tokove, možete istražiti rješenja umjetne inteligencije, robotska automatizacija procesa (RPA) i prediktivna analiza. S AI, na primjer, moguće je automatizirati složene zadatke i čak stvoriti sustave sposobne donositi odluke temeljene na algoritmima strojnog učenja. RPA, svojim redom, može se nositi s velikim volumenima ponavljajućih zadataka, oslobađanje zaposlenika za strateškije funkcije. Analiza prediktivna omogućava predviđanje trendova i ponašanja, omogućavajući tvrtki da bude proaktivna umjesto reaktivna
Potpuna digitalizacija procesa također otvara put novim poslovnim modelima. Tvrtke koje su prije ovisile o ručnim procesima za interakciju s kupcima i dobavljačima mogu, prilikom digitalizacije, stvaranje potpuno novih proizvoda i usluga, usmjereni na digitalna iskustva. To stvara konkurentske prednosti i može čak omogućiti ulazak na globalna tržišta, posebno kada je tehnološka infrastruktura spremna za skaliranje i zadovoljenje potreba različitih regija. Na primjer, e-trgovina je eksplodirala u posljednjim godinama upravo zato što su se lanci vrijednosti u velikoj mjeri digitalizirali, ide mnogo više od samo izrade web stranice za prodaju: uključuje integracije s logističkim sustavima, plaćanje, analiza podataka, automatizirani marketing i korisnička podrška
Ukratko, je li smo već stigli do te faze digitalizacije procesa?"još uvijek je "ovisno"". Postoje tvrtke koje su već napravile značajne skokove i mogu biti ponosne na to što imaju gotovo cijeli integrirani lanac. Drugi još uvijek pužu, zarobljene u fragmentiranim rutinama i odjeljskim silosima. Zajednički faktor, međutim, to je svijest da tržište neće čekati one koji su zakasnili. Konkurentnost, efikasnost i čak održivost poslovanja idu ruku pod ruku s sposobnošću sveobuhvatne i integrirane digitalizacije procesa. Tako, više od trenda, digitalizacija prestaje biti izbor i postaje obaveza za one koji žele napredovati u svijetu koji je sve više obilježen inovacijama i brzinom promjena
