प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण: क्या हम पहले ही इस चरण में पहुँच चुके हैं

पिछले वर्षों में, डिजिटल परिवर्तन पर चर्चाएँ लगभग सभी क्षेत्रों में एक प्रमुख स्थान पर हैं, छोटी पारिवारिक कंपनियों से लेकर बड़ी बहुराष्ट्रीय निगमों तक. स्वचालन की बात की जाती है, कृत्रिम बुद्धिमत्ता में, क्लाउड प्लेटफार्मों और डेटा के उपयोग को प्राथमिकता देने वाले विघटनकारी व्यापार मॉडलों को अपनाने में

हालांकि, जब हम करीब से देखते हैं, हमने देखा कि इनमें से कई पहलों, हालांकि महत्वपूर्ण, अंततः इन्हें विभाजित तरीके से लागू किया जाता है, यानी, हर विभाग अपनी मांगों को अलग-अलग तरीके से हल करने की कोशिश करता है. यह एक मौलिक प्रश्न उठाता है: क्या हम यह मान सकते हैं कि हम उस युग में पहुँच चुके हैं जहाँ सभी कॉर्पोरेट प्रक्रियाएँ वास्तव में डिजिटलाइज्ड हैं

वर्तमान परिदृश्य को बेहतर ढंग से समझने के लिए, डिजिटल परिवर्तन को सही मायने में अंत से अंत तक प्रक्रियाओं के डिजिटलकरण से अलग करना आवश्यक है. पहली तकनीकों को अपनाने से जुड़ी है जो, एक तरह से, आधुनिकता संगठन को और महत्वपूर्ण सुधार लाती है, जैसे कि मार्केटिंग ऑटोमेशन या डेटा विश्लेषण के लिए उपकरणों का उपयोग. दूसरा, अपनी बारी में, एक प्रणालीगत दृष्टिकोण की आवश्यकता है, सक्षम विभिन्न क्षेत्रों के बीच कार्यप्रवाहों को एकीकृत करने और एक सुसंगत और 100% डिजिटल प्रक्रिया श्रृंखला बनाने के लिए

यहाँ बड़ा सवाल यह है कि, कई बार, डिजिटल परिवर्तन को एक बड़े छाते के रूप में देखा जाता है, लेकिन, यदि इन समाधानों को एकीकृत करने के लिए प्रयास नहीं किया गया तो, परिणाम केवल "डिजिटल साइलो" का एक संग्रह हो सकता है, जहां प्रत्येक विभाग अलग-अलग उपकरणों के साथ काम करता है, बचे हुए कंपनी के साथ किसी भी निरंतर संचार के बिना. इस प्रकार, प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण – समझा जाता है कि यह मैनुअल प्रवाहों को प्रतिस्थापित करने की क्षमता है, कागज़, पुनः कार्य और सुरक्षित और विश्वसनीय डिजिटल रूटीन द्वारा जानकारी की कमी – अभी भी कई संगठनों के लिए यह एक वास्तविकता बनने से दूर है

साइलो में डिजिटल परिवर्तन

कुछ लोग तर्क करते हैं कि साइलो में डिजिटल परिवर्तन केवल एक प्रारंभिक चरण है. यानी, यह सामान्य है कि विभाग जैसे बिक्री, मार्केटिंग या आईटी पहले उन्नत समाधानों को अपनाने वाले हों, चूंकि इन क्षेत्रों में प्रौद्योगिकी की मांग आमतौर पर अधिक तात्कालिक होती है. हालांकि, समस्या तब उत्पन्न होती है जब ये पहलकदमी एक-दूसरे से संवाद नहीं करतीं और विकास की एक रणनीतिक योजना का पालन नहीं करतीं. यह ऐसा है जैसे एक कार में नवीनतम तकनीक का इंजन हो, जबकि उसके टायर घिस चुके हों: सबसे आधुनिक हिस्सा यह सुनिश्चित नहीं करता कि पूरा वाहन अच्छी तरह से चलेगा, क्योंकि कुछ महत्वपूर्ण घटकों को उचित ध्यान नहीं मिला है

यह बहुत सामान्य है, उदाहरण के लिए, हम कंपनियों को ग्राहक के साथ संबंध सुधारने के लिए CRM प्लेटफार्मों में भारी निवेश करते हुए देखेंगे और, एक ही समय में, भुगतान प्रक्रियाओं को बनाए रखना, हाथ से और बेतरतीब तरीके से बिलिंग या यहां तक कि मानव संसाधन. ये विषमताएँ बाधाएँ उत्पन्न करती हैं जो, दिन के अंत में, वे उस CRM उपकरण की प्रभावशीलता को असंभव बना सकते हैं, क्योंकि डेटा वित्तीय क्षेत्र या संचालन क्षेत्र के साथ समन्वयित नहीं होता. इस प्रकार, संस्थान ग्राहक या प्रक्रियाओं का एकल दृष्टिकोण प्राप्त नहीं कर पाता, और निर्णय लेने के लिए डेटा का उपयोग प्रभावित होता है

प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण और एकीकरण: यह क्यों महत्वपूर्ण है

कल्पना कीजिए एक कंपनी जो अभी भी कागज पर अनगिनत दस्तावेजों के साथ काम कर रही है, यह मांग करते हुए कि प्रत्येक को विभिन्न संस्थाओं द्वारा मैन्युअल रूप से हस्ताक्षरित किया जाए, फिर डिजिटल किया गया और विभिन्न प्रणालियों में संग्रहित किया गया. अब, इस वास्तविकता की तुलना किसी और से करें, जिसमें दस्तावेज़ पहले से ही डिजिटल होते हैं और एक स्वचालित अनुमोदन प्रवाह के माध्यम से चलते हैं, हर चरण में जिम्मेदार लोगों को स्वचालित रूप से सूचित करना, पिछले संस्करणों को संग्रहीत करना और कानूनी वैधता के साथ इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों की अनुमति देना. इस दूसरे परिदृश्य में, न केवल प्रसंस्करण का समय नाटकीय रूप से कम होता है, लेकिन सुरक्षा में भी लाभ होता है, अनुसरणीयता और नियामक अनुपालन

डिजिटलाइजेशन के अंत से अंत तक प्रक्रियाओं का बड़ा अंतर केवल परिचालन लागत में कमी में नहीं है – हालांकि यह एक महत्वपूर्ण कारक है –, बल्कि एक एकीकृत पारिस्थितिकी तंत्र के निर्माण में जो तेज और विश्वसनीय डेटा पर आधारित निर्णय लेने की अनुमति देता है. यदि प्रत्येक विभाग अलग-अलग उपकरणों का उपयोग करता है, व्यापार के समग्र प्रदर्शन के बारे में अंतर्दृष्टि उत्पन्न करने के लिए जानकारी को संकलित करना बहुत अधिक कठिन हो जाता है. जब प्रक्रियाएँ एकीकृत होती हैं, डेटा एकत्रित किया जा सकता है, समय पर समझे और विश्लेषित किए गए, पूर्वानुमान विश्लेषण के लिए स्थान खोलना जो समस्याओं की पूर्व सूचना देने और अवसरों की पहचान करने में मदद करता है

एक और बड़ा लाभ जोखिमों का कम होना है, विशेष रूप से एक ऐसे परिदृश्य में जहां सूचना सुरक्षा और डेटा की गोपनीयता को ब्राजील में LGPD और यूरोप में GDPR जैसी कानूनों द्वारा लगातार विनियमित किया जा रहा है. जब एक प्रक्रिया डिजिटलाइज की जाती है, क्रिप्टोग्राफी नीतियों को लागू करना आसान हो जाता है, स्वचालित बैकअप और पहुँच नियंत्रण. यह लीक होने की संभावना को काफी हद तक कम कर देता है, दस्तावेजों की हानि और धोखाधड़ी. इसके अलावा, कानूनी अनुपालन को निगरानी करने वाले निकायों के सामने प्रदर्शित करना अधिक सरल हो जाता है, चूंकि सभी इंटरैक्शन दर्ज और ऑडिट किए जा सकते हैं

हम ग्राहक के अनुभव पर प्रभाव को नहीं भूल सकते, आंतरिक और बाहरी दोनों. अंतिम ग्राहक उन कंपनियों को महत्व देते हैं जो तेज और प्रभावी इंटरैक्शन प्रदान करती हैं, बिना यह मांग किए कि वे कागजी फॉर्म भरें या लंबी कॉल करें ताकि लंबित मुद्दों को हल किया जा सके. दूसरी ओर, सहयोगी भी हल्के कार्यप्रवाहों का लाभ उठाते हैं, जो पुनः कार्य और भौतिक दस्तावेजों के प्रबंधन को समाप्त करते हैं. यह आंतरिक संतोष को बढ़ाता है, उत्पादकता और यहां तक कि प्रतिभाओं की रोकथाम, क्योंकि जो पेशेवर अद्यतन तकनीकों के साथ काम करते हैं उन्हें एक नवोन्मेषी संगठन का हिस्सा होने का अनुभव होता है

डिजिटलीकरण के लिए प्रभावी रास्ते और भविष्य की संभावनाएँ

एक तरीके से इस परिदृश्य को देखने का मतलब है कि प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण एक समग्र कॉर्पोरेट परियोजना होनी चाहिए, जो सभी नेतृत्वों को शामिल करता है और, आदर्श रूप से, सी-लेवल (जैसे सीईओ) से सीधे समर्थन प्राप्त करें, सीएफओ और सीआईओ

यह सुनिश्चित करता है कि एनालॉग से डिजिटल में संक्रमण केवल एक या दूसरे विभाग की इच्छा द्वारा नहीं किया जाए, लेकिन एक रणनीतिक मूल्य के रूप में जो पूरे संगठन में व्याप्त है. इसी तरह, यह शीर्ष-से-नीचे समर्थन संभावित प्रतिरोधों को पार करने और निवेशों को अधिक सुसंगत तरीके से प्राथमिकता देने में मदद करता है, यह नई प्लेटफार्मों और पद्धतियों को अपनाने में बहुत मदद करता है

एक बार जब डिजिटलाइजेशन की प्रक्रिया व्यवसाय की रणनीति में हो, यह योजना को लागू करने का समय है. पहला कदम प्रभावी डिजिटलीकरण की ओर है सभी प्रक्रियाओं की श्रृंखला का मानचित्रण करना, गर्दन के बल्बों की पहचान करना, अतिरिक्तताएँ और स्वचालन के अवसर. यह एक परामर्श कार्य या आंतरिक टीमों की आवश्यकता है जो व्यवसाय के प्रत्येक चरण को गहराई से जानती हों. बिना इस निदान के, निवेश करने का जोखिम है उन उपकरणों में जो संगठन की वास्तविक आवश्यकताओं के साथ संवाद नहीं करते. इसके बाद, यह महत्वपूर्ण है कि उन प्रक्रियाओं को प्राथमिकता दी जाए जो अधिक मूल्य उत्पन्न करती हैं या जो ग्राहक संतोष पर अधिक प्रभाव डालती हैं. यह प्राथमिकता तेजी से परिणाम दिखाने में मदद करती है, डिजिटलीकरण के चारों ओर विश्वास और संलग्नता की संस्कृति बनाना

एक और महत्वपूर्ण पहलू स्केलेबल तकनीकों का चयन है. एपीआई के माध्यम से एकीकरण प्रदान करने वाले समाधानों का चयन करें, उदाहरण के लिए, यह कंपनियों को नए मॉड्यूल और कार्यक्षमताएँ जोड़ने की अनुमति देता है जब मांग बढ़ती है. इस प्रकार, नए "डिजिटल द्वीपों" को बनाने की समस्या से बचा जाता है जो, एक बार फिर, वे आपस में बात नहीं करते. इसके अलावा, डेटा आर्किटेक्चर पर ध्यान से देखना आवश्यक है, यह सुनिश्चित करना कि जानकारी के भंडारण और शासन के लिए मानक मौजूद हैं. बिना इन देखभालों के, कंपनी एक विशाल मात्रा में डेटा के साथ समाप्त हो सकती है जो व्यवसाय के लिए कोई बुद्धिमत्ता नहीं लाता

संस्कृतिक परिवर्तन को भी नजरअंदाज नहीं किया जा सकता. प्रभावी डिजिटलीकरण के लिए प्रबंधकों और कर्मचारियों को इस परिवर्तन के लाभों को समझना आवश्यक है, “हमेशा ऐसा ही किया है” की मानसिकता को छोड़ दें और लगातार सीखने के लिए तैयार रहें. प्रशिक्षण कार्यक्रमों में निवेश करना, कार्यशालाएँ और आंतरिक संचार बाधाओं को तोड़ने और सहभागिता को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक हैं. इसके अलावा, यह अनुशंसा की जाती है कि उन मेट्रिक्स का निरंतर पालन किया जाए जो परिवर्तनों के मूल्य को दर्शाते हैं, कैसे कुछ प्रक्रियाओं में समय की कमी, संसाधनों की अर्थव्यवस्था और ग्राहकों की संतोष में वृद्धि. ये संकेत ठोस सबूत प्रदान करते हैं कि अपनाया गया मार्ग समझ में आता है

भविष्य की संभावनाओं के बारे में, यह ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है कि प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण केवल और भी परिवर्तनकारी नवाचारों के लिए एक आधार है. चूंकि कंपनी पूरी तरह से डिजिटल प्रवाह पर निर्भर है, आप कृत्रिम बुद्धिमत्ता के समाधान का अन्वेषण कर सकते हैं, रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) और पूर्वानुमान विश्लेषण. आई के साथ, उदाहरण के लिए, जटिल कार्यों को स्वचालित करना और यहां तक कि मशीन लर्निंग एल्गोरिदम पर आधारित निर्णय लेने में सक्षम सिस्टम बनाना संभव है. एक आरपीए, अपनी बारी में, बड़े मात्रा में दोहराई जाने वाली कार्यों को संभाल सकता है, कर्मचारियों को अधिक रणनीतिक भूमिकाओं के लिए मुक्त करना. पूर्वानुमान विश्लेषण प्रवृत्तियों और व्यवहारों की पूर्ववाणी करने की अनुमति देता है, कंपनी को प्रतिक्रियाशील होने के बजाय सक्रिय बनाने की अनुमति देना

पूर्ण प्रक्रियाओं का डिजिटलीकरण नए व्यापार मॉडलों के लिए भी रास्ता खोलता है. कंपनियाँ जो पहले ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करने के लिए मैनुअल प्रक्रियाओं पर निर्भर थीं, वे, डिजिटलीकरण करते समय, नए उत्पादों और सेवाओं का पूरी तरह से निर्माण करना, डिजिटल अनुभवों की ओर. यह प्रतिस्पर्धात्मक लाभ उत्पन्न करता है और यहां तक कि वैश्विक बाजारों में प्रवेश की अनुमति भी दे सकता है, विशेष रूप से जब तकनीकी अवसंरचना स्केल करने और विभिन्न क्षेत्रों की मांगों को पूरा करने के लिए तैयार होती है. उदाहरण के लिए, ई-कॉमर्स पिछले कुछ वर्षों में इसीलिए फला-फूला है क्योंकि मूल्य श्रृंखलाएँ बड़े पैमाने पर डिजिटल हो गई हैं, बेचने के लिए केवल एक वेबसाइट बनाने से कहीं आगे बढ़ना: इसमें लॉजिस्टिक्स सिस्टम के साथ एकीकरण शामिल है, भुगतान, डेटा विश्लेषण, स्वचालित विपणन और ग्राहक समर्थन

संक्षेप में, क्या हम पहले ही इस प्रक्रिया के डिजिटलीकरण के चरण में पहुँच चुके हैं?"यह अभी भी 'निर्भर करता है'". कुछ कंपनियाँ हैं जिन्होंने महत्वपूर्ण छलांगें लगाई हैं और गर्व कर सकती हैं कि उनकी लगभग पूरी श्रृंखला एकीकृत है. अन्य अभी भी crawling कर रही हैं, फ्रैगमेंटेड रूटीन और विभागीय साइलो में फंसी. सामान्य कारक, हालांकि, यह जागरूकता है कि बाजार उन लोगों का इंतजार नहीं करेगा जो पीछे हैं. प्रतिस्पर्धा, एक व्यवसाय की दक्षता और यहां तक कि स्थिरता व्यापक और एकीकृत तरीके से प्रक्रियाओं को डिजिटल बनाने की क्षमता के साथ चलती है. इस प्रकार, एक प्रवृत्ति से अधिक, डिजिटलीकरण एक विकल्प नहीं रह जाता है और यह उन लोगों के लिए एक अनिवार्यता बन जाता है जो एक ऐसे दुनिया में समृद्धि चाहते हैं जो लगातार नवाचार और बदलाव की गति से चिह्नित है