האם שווה לשמור מסמכים פיזיים במשרד

השכירות המסחרית בברזיל חוותה את העלייה הגדולה ביותר בעשור בשנת 2024 – עם חזרת החברות למודל הפיזי, המגזר הנדל"ן מתאושש משנות המגפה. אם זה טוב מצד אחד, מצד שני, שוכרי המשרדים צריכים להתמודד עם עלייה של 8% בשכר הדירה, מה שעולה על האינפלציה הרשמית של השנה שעברה, מה היה עם 4,83%, לפי מידע ממדד FipeZAP, שזה עוקב אחרי עלות משרדים של עד 200 מ"ר ב-11 ערים גדולות

הביקוש הפתאומי למבנים מסחריים גדולים יותר או ממוקמים טוב יותר לחץ על מחירי הנדל"ן, יוצרים מחזור עלייה שלא אמור להתייצב כל כך מהר. בנוסף לכך, החיפוש אחר נכסים העונים לדרישות החדשות של ביטחון ורווחה של העובדים, כמו אזורי תנועה רחבים יותר, מערכות אוורור משופרות ונגישות נוחה, תרם למחסור בהצעות ו, כתוצאה מכך, לעליית המחירים

הנקודה היא ש, בשנים שלאחר המגפה, מספר חברות צמצמו באופן דרסטי את שטחן הפיזי. לחזור לפעילות פנים אל פנים פירושו שהחברות יצטרכו להעביר את האנשים מבלי להגדיל את המרחב באופן משמעותי, מאחר שמשא ומתן מחדש על מחיר השכירות בשלב זה עשוי להוביל לעלייה משמעותית. הפתרון למבוי הסתום הזה טמון באופטימיזציה של השטח הקיים, מה שיכול להיות פירושו החל שינוי של layout פנימי עד העברת מיקום של מסמכים פיזיים

פתרונות לחוסר מקום

על פי ה-AIIM – Association for Information and Image Management (ארגון למידע ודימוי), בין 10% ל 30% מרחב של משרד יכול להיות תפוס על ידי אחסון מסמכים פיזיים

בהקשר הזה, ראינו שחברות רבות מאמצות כאלטרנטיבה את מיקורנות שמירת מסמכים. היסטורית, חברות רבות שמרו קבצים פיזיים גדולים במשרדים שלהם – ה, למרות שחלק מארכיונים אלה הועבר דיגיטלית או מיוזמת לאחר הפנדמיה, ארגונים רבים עדיין שומרים את הקובץ הפיזי הזה. החיפוש אחר שירותים אלה ממשיך גבוה

חברות מיוחדות בניהול מסמכים מציעות שירותי דיגינציה חזקים, אחסון וניהול מסמכים, הבטחת ביטחון, נגישות ועמידה עם תקנות מקומיות ובינלאומיות. מלבד לשחרר מקום פיזי במשרדים, מיקורת של שמירה על מסמכים מספק סדרה של יתרונות נוספים, כמו הפחתת עלויות עם תחזוקה של קבצים, הגדלת היעילות בגישה ושיתוף מידע, והפחתת סיכונים הקשורים לאובדן או נזק של מסמכים פיזיים

באמת, השינוי הדיגיטלי היה אחד החברים הגדולים באופטימיזציה של מרחבים ובצמצום עלויות תפעול. עם טכנולוגיות יותר ויותר מתקדמות, הסריקה של מסמכים לא רק מקלה על הגישה והשיתוף של מידע, איך גם מגדיל את אבטחת הנתונים, בהפחתת הסיכון של הפסדים מאסונות טבעיים, שריפות או גניבות. היישום של מערכות אלקטרוניות לניהול מסמכים (GED) מאפשר לעסקים לארגן את המידע שלהם בפלטפורמות מאובטחות וניתנות לגשת מרחוק, תוך קידום סביבת עבודה יותר זריזה ושיתופית

מספרים אלה הם חשובים במיוחד כאשר אנו רואים את ההשפעה הפיננסית של עליית השכירות. על ידי שחרור מקום בעבר המיועד לארכיונים פיזיים, החברות יכול להפחית את הצורך באזורים גדולים, בוחרים במשרדים קומפקטיים יותר ו, כתוצאה מכך, יותר כלכליים

יתרונות של מיקור חוץ

מלבד היתרונות הפיננסיים הישירים, החוברת של שמירה על מסמכים מסייעת לשיפור התהליכים הפנימיים. שירות השמירה יכול לכלול גם את דיגינציה של האוסף, מאפשרים שכל המסמכים יישארו מאורגנים וניתנים באמצעות מערכות בענן, עם הבטיחות הדרושה

נקודה חשובה נוספת שיש לקחת בחשבון היא ההסתדרות תקנית. חברות רבות מתמודדות עם אתגרים כדי להישאר בהתאם לתקנות אחסון והגנה על נתונים, במיוחד עם כניסתו לתוקף של החוק הכללי להגנת נתונים (LGPD) בברזיל. ספקן מוכן כדי להבטיח שכל הדרישות החוקיות ייענו, מפחית את הסיכון של קנסות ופגיעות למוניטין. מיקורן של שמירת מסמכים יש טוב יותר עלות-תועלת ומביא יותר יתרון מבצעי מאשר הגדלת המרחב הפיזי

בסיכום, התוצרנות של שמירת מסמכים בשילוב עם הדיגיטציה מייצגת פתרון אסטרטגי עבור החברות המבקשות לייעל מקום, להפחית עלויות ולהגדיל את היעילות התפעולית. מלבד לקדם סביבת עבודה יותר מאורגנת ושיתופית, שיטות אלה תורמות באופן משמעותי לקונפלינטת רגולטורית ולביטחון המידע, בהכנת הארגונים לאתגרים של שוק יותר ויותר תחרותי ודיגיטלי