במידה שהטרנספורמציה הדיגיטלית מתקדמת, האינטגרציה של אינטליגנציה מלאכותית (IA) ואוטומציה הופכת להיות חיונית לניהול מסמכים. טכנולוגיות אלו לא רק מבטיחות לחולל מהפכה בדרך שבה הארגונים מתמודדים עם מידע ועם תהליכים, אבל גם מציעים מגוון של יתרונות שמגיעים משיפור הדיוק והיעילות ועד להשגת תובנות יקרות ערך לקבלת החלטות. אלגוריתמים מתקדמים של בינה מלאכותית, למשל, יכולים לזהות דפוסים ואנומליות במסמכים, אופטימיזציה של תהליכי ביקורת וציות
עם תחזיות אופטימיות של אנליסטים בשוק, מצפים ש, עד 2027, 75% מהחברות הגדולות בעולם, כולל את ברזיל, אמצו בינה מלאכותית לשיפור ניהול מסמכים ומידע. בתרחיש הזה של התפתחות טכנולוגית מהירה, אבטחת המידע והציות הרגולטורי גם זוכים להדגשה, עם השקעות גוברות בפתרונות חזקים כדי להגן על נכסי המסמכים מפני איומים סייבר ולהבטיח את פרטיות הנתונים. ראה מהן המגמות העיקריות שצפויות להשפיע על ניהול המסמכים בשנת 2025
בינה מלאכותית: מהפכה בניהול מסמכים
הבינה המלאכותית ולמידת המכונה משתלבות יותר ויותר במערכות ניהול המסמכים. טכנולוגיות אלו מאפשרות ניתוח של כמויות גדולות של נתונים והפקת תובנות יקרות ערך התומכות בקבלת החלטות. למשל, אלגוריתמים של בינה מלאכותית מסוגלים לזהות דפוסים ואנומליות במסמכים, שיפור הדיוק והיעילות של תהליכי הביקורת והציות
טכנולוגיות עיבוד שפה טבעית צריכות גם לאפשר פונקציות חיפוש אינטואיטיביות יותר ויותר, עוזר למשתמשים למצוא את המסמך המדויק או את המידע שהם צריכים – מספק גישה מיידית לנתונים הרלוונטיים ביותר
מחקר של גרטנר צופה ש, עד 2027, 75% מהחברות הגדולות בעולם, כולל את ברזיל, ישתמשו בבינה מלאכותית כדי לשפר את ניהול המסמכים והמידע
מערכות RPA ימשיכו את התפשטותן
במקביל, אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) גם זוכה להדגשה. כלים של RPA משמשים לאוטומציה של משימות חוזרות הקשורות לניהול מסמכים, איך הסיווג, הארכוב והשבת מידע
זה משחרר משאבים אנושיים לפעילויות יותר אסטרטגיות ובעלות ערך מוסף גבוה. מחקר עדכני של מקינזי & חברה מצביע על כך שהאוטומציה יכולה להגדיל את הפרודוקטיביות ב-40% בחברות הברזילאיות, מה שמוביל לחיסכון משמעותי בזמן ובמשאבים
מיקוד בפרטיות ובציות לנתונים
אבטחת המידע ממשיכה להיות עדיפות מוחלטת. עם העלייה בדיגיטציה, עולים אתגרים חדשים הקשורים להגנת נתונים. הארגונים צריכים להבטיח שהמידע שלהם יהיה בטוח מפני איומים סייבר ודליפות
בברזיל, חוק הגנת הפרטיות הכללי (LGPD) impose דרישות מחמירות של ציות, והחברות משקיעות רבות בפתרונות אבטחה כדי להגן על הנכסים התיעודיים שלהן. טכנולוגיות כמו הצפנה מתקדמת ואימות רב-גורמי מאומצות באופן נרחב כדי להבטיח את שלמות וסודיות המסמכים
זרימות עבודה וחתימה דיגיטלית משולבות
בהדרגה, מערכות ניהול המסמכים משולבות במערכות זרימת עבודה ובכלים לחתימה דיגיטלית, מייעלים זמן, מערכות נוספות ועלויות אחסון פיזי
טכנולוגיות אלו גם מאפשרות ניתוח מתקדם של נתונים, מציעים תובנות יקרות ערך שיכולות להנחות את קבלת ההחלטות האסטרטגיות. עם השימוש באלגוריתמים של למידת מכונה, החברות יכולות לחזות מגמות, זיהוי דפוסים ואנומליות, ואף לאוטומט את יצירת הדוחות המפורטים על הביצועים והסיכונים הקשורים לניהול מסמכים
זה לא רק משפר את היעילות התפעולית, אך גם מאפשר גישה פרואקטיבית במניעת סיכונים ובאופטימיזציה של תהליכים, מבטיח שהחברות יהיו תמיד צעד אחד קדימה בשוק תחרותי
נתונים נגישים, מכל מקום
פתרונות מבוססי ענן חיוניים לכך שמסמכים, זרימות עבודה ותהליכים יכולים להיות נגישים מכל מקום – והפתרונות בענן מציעים גמישות, סקלאביליות ואבטחה, מאפשר לחברות לאחסן ולגשת למסמכים שלהן בצורה יעילה. מחקר של IDC מצביע על כך ש-80% מהחברות הברזילאיות כבר משתמשות או מתכננות להשתמש בפתרונות ענן לניהול מסמכים ומידע בשנים הקרובות
פתרונות ייחודיים לכל חברה
התאמה אישית של שירותי ניהול מסמכים גם מקבלת חשיבות. הפתרונות חייבים להיות מותאמים לצרכים הספציפיים של כל ארגון, בהתחשב בתחום הפעולה, גודל החברה והמאפיינים של התהליכים הפנימיים
כלים לניהול מסמכים מותאמים אישית מאפשרים יעילות תפעולית גבוהה יותר ושילוב טוב יותר עם מערכות ארגוניות אחרות, סיפוק חוויית משתמש אינטואיטיבית ויעילה יותר
בנוסף לכך, האינטגרציה בין מערכות היא, אכן, אחת מהדאגות המרכזיות של מקבלי ההחלטות. חברות ברזילאיות משקיעות בפלטפורמות המציעות ניהול מסמכים משולב, מאפשרת תקשורת בין מערכות ותחומים שונים. זה מסלק סילואים של מידע ומשפר את שיתוף הפעולה הפנימי, מוביל לתהליכים מהירים ומדויקים יותר
בסיכום, המגמות המרכזיות בניהול מסמכים בשנת 2025 מאופיינות בדיגיטציה מואצת, אוטומציה ובינה מלאכותית. הפתרונות החדשים משקפים את הצורך של הארגונים להסתגל לסביבת עסקים שמתפתחת כל הזמן. יותר מתמיד, ניהול המסמכים הוא חלק fundamental מהעסקים -ולא רק פעילות משלימה. בלי ניהול יעיל, החברות מסתכנות בטביעה בתהליכים מבולבלים, יקרים ומעמיסים על הפעולה, ליצור מקום לצמיחה ולחדשנות
